{"id":25052,"date":"2017-04-11T14:17:26","date_gmt":"2017-04-11T12:17:26","guid":{"rendered":"http:\/\/centcols.org\/backup\/?page_id=25052"},"modified":"2020-06-02T17:47:55","modified_gmt":"2020-06-02T15:47:55","slug":"faq-le-ca","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/centcols.org\/backup\/faq-le-ca\/","title":{"rendered":"FAQ &#8211; Fonctionnement du Conseil d&#8217;administration"},"content":{"rendered":"<p>Cette page, \u00e0 l\u2019intention des candidats aux \u00e9lections du Conseil d\u2019Administration du Club des Cent Cols (CA), d\u00e9crit et explique le cahier des charges du CA, son fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral (qui pourra \u00e9voluer si la nouvelle \u00e9quipe le souhaite) et essaye de r\u00e9pondre aux principales questions qui seraient susceptibles d\u2019\u00eatre pos\u00e9es par les candidats.<\/p>\n<p>Attention tout de m\u00eame : cette page document peut sembler tr\u00e8s longue car elle fait un inventaire exhaustif des charges du CA. N\u00e9anmoins, en dehors des t\u00e2ches statutaires sp\u00e9cifiques \u00e0 certains postes (pr\u00e9sident, secr\u00e9taire, tr\u00e9sorier), une r\u00e9partition des autres t\u00e2ches aura lieu au sein de l\u2019\u00e9quipe en fonction des disponibilit\u00e9s et comp\u00e9tences de chacun.\u00a0 La liste exhaustive de toutes les t\u00e2ches peut permettre \u00e0 certains de se pr\u00e9senter en faisant mention de leurs comp\u00e9tences pour en assumer certaines.<\/p>\n<p>Devenir membre du CA est une d\u00e9cision importante; si vous \u00eates \u00e9lu, le club comptera sur votre engagement et votre implication dans votre r\u00f4le pour les quatre prochaines ann\u00e9es. Le Conseil d\u2019administration se r\u00e9unit statutairement au moins deux fois par an : dans l\u2019hiver avant la sortie de la revue annuelle et \u00e0\u00a0 l\u2019automne\u00a0 avant l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale. Outre les conditions de quorum, il est souhaitable que le maximum de membres \u00e9lus participe aux r\u00e9unions pour qu\u2019elles soient productives. Dans l\u2019intervalle, les membres communiquent g\u00e9n\u00e9ralement par courriel pour traiter des sujets divers relatifs \u00e0 la vie de la Confr\u00e9rie. Des r\u00e9unions t\u00e9l\u00e9phoniques via un\u00a0 logiciel de t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence (facile \u00e0 prendre en main) peuvent \u00eatre organis\u00e9es pour les sujets n\u00e9cessitant des discussions approfondies.<\/p>\n<p>\u00catre membre du CA c\u2019est beaucoup plus que d\u2019assister \u00e0 de simples r\u00e9unions. La grande majorit\u00e9 du travail se fait en arri\u00e8re-plan, et requiert un niveau minimum de comp\u00e9tences dans certains domaines. Tout d\u2019abord une bonne compr\u00e9hension et un respect absolu de notre R\u00e8gle du Jeu.\u00a0 En effet, le CA est garant de la qualit\u00e9 de nos catalogues de cols, et en cas de litiges au sein des Groupes de Travail (GT) nationaux, c\u2019est le CA qui doit trancher, sa d\u00e9cision doit \u00eatre digne de confiance, et doit \u00eatre prise dans des d\u00e9lais acceptables. De plus, un esprit d\u2019\u00e9quipe est primordial. C&#8217;est-\u00e0-dire, entre autres, que les d\u00e9cisions sont coll\u00e9giales.<\/p>\n<p>Le CA assure de nombreuses t\u00e2ches, certaines visibles et publiques, d\u2019autres moins ou pas du tout, mais tout aussi importantes ; il faut donc laisser son \u00e9go \u00e0 la porte. Le mot d\u2019ordre est d\u2019\u00eatre au service des membres.<\/p>\n<p>\u00c9galement important est le temps disponible : bien remplir son r\u00f4le au CA peut \u00eatre assez chronophage, ou, du moins, chronophage durant certaines \u00e9poques de l\u2019ann\u00e9e, comme au moment de la revue ou de la pr\u00e9paration de l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale. L\u2019essentiel de l\u2019activit\u00e9 des dirigeants a lieu pendant l\u2019hiver. Mai, Juin, Juillet et Ao\u00fbt sont les mois les moins charg\u00e9s.\u00a0 C\u2019est pourquoi la lecture de ce document est essentielle afin de se faire une id\u00e9e sur la charge de travail impliqu\u00e9e.<\/p>\n<p>En fait, bien que ce ne soit pas un pr\u00e9requis statutaire, il faut disposer d\u2019une connexion haut-d\u00e9bit ad\u00e9quate et bien ma\u00eetriser les principaux outils informatiques : bureautique, en particulier Excel, Word (ou \u00e9quivalents ouverts Open Office, Libre Office&#8230;), mail, web et si possible communications de groupe de type \u00ab Skype \u00bb. Les membres du CA \u00e9tant, comme le reste des membres du club, tr\u00e8s dispers\u00e9s, il serait inconcevable de pouvoir \u00eatre membre du CA sans \u00eatre connect\u00e9 via Internet.<\/p>\n<p>Nous esp\u00e9rons que ce document pourra vous aider \u00e0 prendre une d\u00e9cision \u00e9clair\u00e9e et nous vous en souhaitons une bonne lecture.<\/p>\n<h2><strong>Structure du CA <\/strong><\/h2>\n<p>Le CA est actuellement limit\u00e9 \u00e0 onze membres maximum..<\/p>\n<p>Trois types de r\u00f4le existent :<\/p>\n<ul>\n<li>Trois <u>postes statutaires nomm\u00e9s<\/u> : Trois personnes formant le \u00ab bureau \u00bb : pr\u00e9sident, secr\u00e9taire et tr\u00e9sorier. Ces trois personnes, distinctes, sont requises par la r\u00e9glementation r\u00e9gissant les associations \u00ab Loi 1901 \u00bb<\/li>\n<li>Deux <u>postes nomm\u00e9s mais non statutaires<\/u> : Vice-pr\u00e9sident et Secr\u00e9taire-adjoint.<\/li>\n<li>Trois <u>postes d\u2019administrateurs sans titre<\/u>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Certaines t\u00e2ches doivent \u00eatre accomplies statutairement par des personnes pr\u00e9cises ; par exemple il va sans dire que la comptabilit\u00e9 est du domaine du tr\u00e9sorier, la communication officielle des comptes-rendus de r\u00e9unions et d\u2019assembl\u00e9es, celle du secr\u00e9taire, et la r\u00e9daction du rapport moral, celle du pr\u00e9sident. En dehors de ces t\u00e2ches, le reste du travail est distribu\u00e9 \u00e0 tous les membres du CA selon leurs comp\u00e9tences et\u00a0 souhaits ; les membres du bureau participent \u00e0 toutes les t\u00e2ches communes au CA et font aussi d\u2019autres travaux, non-statutaires, qu\u2019ils se sont engag\u00e9s \u00e0 faire.<\/p>\n<p>Le CA peut dans certains cas, s\u2019il n\u2019a pas les ressources, les comp\u00e9tences ou le temps, se faire \u00e9pauler par des membres externes au CA. Le CA demeure cependant responsable du travail fait par ces confr\u00e8res. L\u2019exemple le plus connu est celui des D\u00e9l\u00e9gu\u00e9s territoriaux et nationaux, qui font partie des principales chevilles ouvri\u00e8re du club, mais dont le travail engage cependant la responsabilit\u00e9 du CA.<\/p>\n<p>Le CA doit souvent voter sur des sujets pr\u00e9cis. Chaque membre a une voix. Seule la voix du pr\u00e9sident est pr\u00e9pond\u00e9rante en cas d\u2019\u00e9galit\u00e9. (NB : il n\u2019y a jamais eu lieu d\u2019appliquer cette mesure, la discussion ayant toujours permis de trancher les choses).<\/p>\n<p>Tout membre du CA, en fonction de ses comp\u00e9tences ou souhaits, peut participer \u00e0 des travaux comme par exemple la conception de randonn\u00e9es permanentes ou se joindre \u00e0 un groupe de travail.<\/p>\n<h3><strong>R\u00f4les statutaires composant le bureau<\/strong><\/h3>\n<p>Seules certaines t\u00e2ches sont statutaires. Les autres t\u00e2ches restent normalement du ressort de chacun de ces r\u00f4les, mais peuvent facultativement \u00eatre confi\u00e9es \u00e0 d\u2019autres membres du CA.<\/p>\n<p>Ces trois membres se partagent \u00e9galement un certain nombre d\u2019autres t\u00e2ches, mais leurs t\u00e2ches statutaires ayant un statut juridique doivent rester prioritaires.<\/p>\n<p><strong>Pr\u00e9sident<\/strong><\/p>\n<p>Le pr\u00e9sident assume la responsabilit\u00e9 morale, juridique et financi\u00e8re de l&#8217;association. Il assure l&#8217;animation des diff\u00e9rentes instances et acteurs, en particulier les animateurs r\u00e9gionaux, afin de favoriser notamment les rencontres r\u00e9gionales&#8230;<\/p>\n<p>Ci-dessous la liste indicative des t\u00e2ches :<\/p>\n<ul>\n<li>Communication avec le secr\u00e9taire g\u00e9n\u00e9ral, le tr\u00e9sorier, le(s) responsable(s) informatique(s) sur tous les sujets qui sont de leur comp\u00e9tence avant d&#8217;engager le CA et le Club,<\/li>\n<li>\u00c9tablissement et relecture, en \u00e9troite collaboration avec le secr\u00e9taire, de l&#8217;ordre du jour des r\u00e9unions et de leurs comptes-rendus,<\/li>\n<li>Pour la nomination des d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s territoriaux (DT), apr\u00e8s \u00e9changes au sein du CA, sollicitation de membres ayant le profil pour ce r\u00f4le. Gestion des d\u00e9parts et renouvellement des DT. Suivi au quotidien des messages sur la liste de diffusion des DT et r\u00e9ponse \u00e0 certaines questions de fond, notamment sur l&#8217;application de la R\u00e8gle du jeu,<\/li>\n<li>R\u00e9ponses aux suggestions et commentaires d\u2019ordre politique ou pol\u00e9mique faits par des membres publiquement ou en perso,<\/li>\n<li>Pr\u00e9sence aux principaux rendez-vous pour prononcer les discours d\u2019accueil et de d\u00e9part,<\/li>\n<li>Avant l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, r\u00e9daction du rapport moral pour Infos Cent Cols, ainsi que relecture de tous les rapports, textes et contenus de ce bulletin,<\/li>\n<li>A l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, lecture du Rapport moral et r\u00e9ponses aux questions \u00e9ventuelles des membres sur les sujets abord\u00e9s,<\/li>\n<li>R\u00e9daction de l\u2019\u00e9ditorial de la revue,<\/li>\n<li>R\u00e9daction de lettres d\u2019information aux membres,<\/li>\n<li>Vote au nom du club aux instances f\u00e9d\u00e9rales,<\/li>\n<li>Participation aux r\u00e9unions de comit\u00e9 d\u00e9partemental et\u00a0 ligue FFCT, et si possible \u00e0 l\u2019AG de la FFCT,<\/li>\n<li>Entretien des relations avec d\u2019autres confr\u00e9ries et amicales connexes,<\/li>\n<li>Dans certains cas, r\u00e9ponse \u00e0 des interviews de presse au nom du club,<\/li>\n<li>Contacts et invitation des \u00e9lus locaux, des responsables FFCT, etc. , \u00e0 l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale et aux principales concentrations,<\/li>\n<li>Veille, en concertation avec les autres membres du CA, sur les aspects juridiques des activit\u00e9s du club (assurances, s\u00e9jours, propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, \u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Secr\u00e9taire<\/strong><\/p>\n<p>Le Secr\u00e9taire est le point d\u2019entr\u00e9e principal pour tous les courriers g\u00e9n\u00e9raux envoy\u00e9s au club, c\u2019est lui, \u00e9galement, qui r\u00e9pond au num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone principal du club. Il redistribue les demandes qu\u2019il ne traite pas lui-m\u00eame aux personnes concern\u00e9es : les courriers sp\u00e9cifiques, par exemple les textes et photos pour la revue, les demandes d\u2019achat de catalogues et de v\u00eatements sont trait\u00e9es directement par les personnes qui s\u2019occupent de ces activit\u00e9s. Leurs adresses se trouvent dans la revue, dans la rubrique Contacts du site web du club.<\/p>\n<p>Pour ces t\u00e2ches, le secr\u00e9taire peut se faire assister de secr\u00e9taire(s)-adjoint(s)<\/p>\n<ul>\n<li><em>Inscription des nouveaux membres<\/em> : V\u00e9rification des listes de cols. Cr\u00e9ation d\u2019une fiche de membre \u00e9lectronique et inscription de toutes les coordonn\u00e9es et \u00ab score \u00bb sur cette fiche. R\u00e9daction d\u2019une lettre d\u2019accueil avec \u00e9ventuellement commentaires sur la liste si des cols ont \u00e9t\u00e9 refus\u00e9s. Confection d\u2019un dipl\u00f4me et mise sous enveloppes de la revue + lettre d\u2019accueil + dipl\u00f4me + m\u00e9daille. Conservation des documents papier ou \u00e9lectroniques re\u00e7us du nouveau membre.\u00a0 En tant que de besoin, prise de contact avec le nouveau membre pour parfaire sa liste.<\/li>\n<li><em>Communication <\/em>: Lecture et r\u00e9ponse aux courriers envoy\u00e9s au secr\u00e9tariat. R\u00e9ception et traitement de quelques listes de cols et cotisations annuelles qui lui sont envoy\u00e9es directement,<\/li>\n<li><em>Envoi des lettres de relance<\/em> imprim\u00e9es aux membres en retard de cotisation, une fois l\u2019an,<\/li>\n<li><em>M\u00e9dailles<\/em> : R\u00e9ception des commandes. Gravure des m\u00e9dailles et exp\u00e9dition.<\/li>\n<li><em>Revue <\/em>: Envoi des revues aux membres existants qui cotisent en retard apr\u00e8s l\u2019envoi publipost\u00e9 de la revue annuelle. Gestion\u00a0 du stock des revues anciennes et commercialisation \u00e9ventuelle.<\/li>\n<li><em>Dipl\u00f4mes<\/em> : extractions ad hoc du THEL, en concertation avec les DT, les Animateurs R\u00e9gionaux et les responsables s\u00e9jours pour identifier les r\u00e9cipiendaires potentiels, imprimer les dipl\u00f4mes de nombres significatifs de cols (500, 1000, 2000, etc.) qui sont remis aux membres lors de rassemblements, s\u00e9jours et \u00e0 l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, mise \u00e0 jour d\u2019une base de donn\u00e9es adapt\u00e9e. Enfin pr\u00e9paration et envoi de leur dipl\u00f4me aux membres qui en font la demande expresse.<\/li>\n<li><em>Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale<\/em> : R\u00e9daction du rapport d\u2019activit\u00e9, de la convocation et publication via Info Cent Cols des diff\u00e9rents rapports annuels soumis aux votes. Pr\u00e9paration du mat\u00e9riel de vote papier et informatique. R\u00e9ception des votes par correspondance des adh\u00e9rents. Pr\u00e9paration du d\u00e9pouillement des votes (classement des enveloppes par ordre num\u00e9rique, enregistrement des pouvoirs etc.),<\/li>\n<li><em>R\u00e9daction du proc\u00e8s verbal<\/em> formel et du compte rendu destin\u00e9 \u00e0 la revue.<\/li>\n<li><em>Relations administratives<\/em> avec les autorit\u00e9s pr\u00e9fectorales : il r\u00e9alise avec la Pr\u00e9fecture de Haute- Savoie toutes les formalit\u00e9s l\u00e9gales auxquelles est assujetti le Club (d\u00e9clarations diverses, enregistrement de documents, etc.)<\/li>\n<li><em>R\u00e9unions statutaires<\/em> de janvier et de septembre : invitation envoy\u00e9e aux membres du CA + GT + DT + autres. Pr\u00e9paration de l\u2019ordre du jour avec le pr\u00e9sident et apr\u00e8s interrogation des diff\u00e9rents intervenants invit\u00e9s. Pr\u00e9paration de la logistique.<\/li>\n<li><em>R\u00e9daction d\u2019un compte-rendu<\/em>,<\/li>\n<li><em>Archives<\/em> : Conservation des documents officiels du club pour la p\u00e9riode statutaire,<\/li>\n<li><em>Comptabilit\u00e9<\/em> : \u00e9tablissement de la comptabilit\u00e9 esp\u00e8ces et ch\u00e8ques qu&#8217;il re\u00e7oit (nouveaux membres, stands s&#8217;il y a lieu, et toute demande arriv\u00e9e chez lui : cotisation annuelle, achat de catalogue etc.). D\u00e9p\u00f4t des ch\u00e8ques en banque et transmission de la comptabilit\u00e9 au tr\u00e9sorier.<\/li>\n<li><em>Stands Cent Cols<\/em> (P\u00e2ques en Provence, Semaine F\u00e9d\u00e9rale, \u2026). Relations avec la FFCT et les responsables locaux. Organisation g\u00e9n\u00e9rale, planification et pilotage, liaison avec ceux et celles qui seront sur ces stands selon zone g\u00e9ographique et disponibilit\u00e9. Liaison avec les responsables du stock de v\u00eatements et de papeterie (catalogues, guides Topo, etc.) pour avoir quelques articles \u00e0 vendre sur ces stands. Pour cette activit\u00e9, le secr\u00e9taire\u00a0 est \u00e9paul\u00e9 depuis cette ann\u00e9e par la personne en charge des boutiques (Bruno Litwin)<\/li>\n<li><em>Stocks<\/em>. Le Secr\u00e9taire est normalement responsable des stocks physiques du club. En pratique, la gestion des v\u00eatements est confi\u00e9e \u00e0 une personne au externe au CA (actuellement Hel\u00e8ne Laixnaire) et celle des stocks papier (catalogues, guides Topo, etc \u00e0 G\u00e9rard Birelli). Il g\u00e8re \u00e9galement les stocks de m\u00e9dailles (100 et 1000 cols) et assure leur r\u00e9-approvisionnement.<\/li>\n<li><em>Gestion des licences FFCT <\/em>: r\u00e9daction du bulletin d\u2019inscription avec mise \u00e0 jour des tarifs pour publication Info Cent Cols et sur le site web. Enregistrement des demandes de licences. Envoi des ch\u00e8ques au Tr\u00e9sorier. Inscription des membres sur l\u2019outil informatique de la F\u00e9d\u00e9. Relations avec la FFCT en mati\u00e8re de licences. R\u00e9ception des licences de la part de la F\u00e9d\u00e9. Envoi des licences aux int\u00e9ress\u00e9s (environ une centaine de licences par an).<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Tr\u00e9sorier<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><em>Comptabilit\u00e9<\/em> : il r\u00e9ceptionne les factures, effectue les paiements, effectue les recoupements bancaires, notifie aux int\u00e9ress\u00e9s la r\u00e9ception de virements. Comptabilise le produit des ventes des v\u00eatements et de la papeterie.<\/li>\n<li><em>D\u00e9pose les ch\u00e8ques<\/em> produits des ventes sur le compte bancaire du Club,<\/li>\n<li><em>Gestion <\/em>: V\u00e9rifie les conditions financi\u00e8res des projets de commandes et celles des projets de contrats.<\/li>\n<li><em>V\u00e9rification et pr\u00e9sentation<\/em> : effectue le bilan financier du club, transmet les \u00e9l\u00e9ments comptables requis par les V\u00e9rificateurs aux comptes, r\u00e9dige et pr\u00e9sente le rapport financier pour l&#8217;Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>R\u00f4les \u00ab nomm\u00e9s \u00bb non-statutaires<\/strong><\/p>\n<p>Le <strong>Vice-pr\u00e9sident<\/strong> peut remplacer le pr\u00e9sident en cas d\u2019absence prolong\u00e9e, ou si ce dernier est dans l\u2019impossibilit\u00e9 de remplir ses fonctions. Il peut repr\u00e9senter le Pr\u00e9sident \u00e0 certaines assembl\u00e9es, mais ce remplacement est souvent dict\u00e9 par la disponibilit\u00e9 et la g\u00e9ographie ;\u00a0 le pr\u00e9sident peut donc d\u00e9signer dans ces cas un repr\u00e9sentant autre que le vice-pr\u00e9sident.<\/p>\n<p>Le <strong>Secr\u00e9taire-adjoint<\/strong> assiste le secr\u00e9taire selon les besoins. Il a les m\u00eames droits d\u2019acc\u00e8s aux fichiers informatique que le secr\u00e9taire.<\/p>\n<p>Pour le reste de leurs travaux, le vice-pr\u00e9sident et le secr\u00e9taire-adjoint sont assimil\u00e9s aux autres membres du CA ayant des r\u00f4les non-nomm\u00e9s (ci-dessous).<\/p>\n<p><strong>R\u00f4les \u00ab non-nomm\u00e9s \u00bb<\/strong><\/p>\n<p>Les trois autres membres du CA, ainsi que le vice-pr\u00e9sident et le secr\u00e9taire-adjoint, se partagent la majorit\u00e9 des t\u00e2ches communes \u00e0 tout le CA, et prennent \u00e9galement en charge des t\u00e2ches qui leur sont propres. Celles-ci sont d\u00e9crites ci-dessous.<\/p>\n<p><strong>T\u00e2ches communes ou sp\u00e9cifiques au sein du CA<\/strong><\/p>\n<p>Le CA nomme les <strong>membres des groupes de travail<\/strong> (GT) les <strong>v\u00e9rificateurs<\/strong> des GT, les <strong>D\u00e9l\u00e9gu\u00e9s Territoriaux et nationaux<\/strong> (DT) et les <strong>animateurs r\u00e9gionaux<\/strong>.<\/p>\n<p>Des membres du CA peuvent repr\u00e9senter le club dans des instances ou groupes de travail externes avec r\u00f4le consultatif (exemple : travaux avec des commissions tourisme de conseils g\u00e9n\u00e9raux\u2026)<\/p>\n<p><strong>Votes sur les propositions de cols<\/strong><\/p>\n<p>Les groupes de travail (GT) nationaux \u00e9laborent les catalogues de cols et g\u00e8rent les modifications (nouveaux cols, suppressions, changements divers) qui remontent du terrain ou qui sont propos\u00e9es au sein du GT. Chaque GT comporte un v\u00e9rificateur qui s\u2019assure que le travail du GT suit la r\u00e8gle du jeu.<\/p>\n<p>Un membre du CA est plus particuli\u00e8rement charg\u00e9 des relations et du suivi des travaux des GT :<\/p>\n<ul>\n<li>En cas de litige entre le v\u00e9rificateur et la majorit\u00e9 des membres d\u2019un GT, il fait remonter au CA les \u00e9l\u00e9ments. Le CA doit alors voter pour r\u00e9soudre le litige.<\/li>\n<li>Le vote doit survenir dans des limites de temps acceptables, afin de ne pas ralentir le travail du GT, et dans le plus grand respect de la r\u00e8gle du jeu<\/li>\n<li>Il informe les GT des d\u00e9cisions du CA et assure le suivi pour la mise en \u0153uvre des additifs.<\/li>\n<li>Les membres qui ont propos\u00e9 des cols doivent pouvoir recevoir un accus\u00e9 de r\u00e9ception et une information quant au traitement\u00a0 de leur demande.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Votes sur les sujets divers<\/strong><\/p>\n<p>Les membres du CA doivent aussi voter sur un certain nombre de questions administratives et \u00ab morales \u00bb, sur les r\u00e9ponses \u00e0 apporter aux suggestions et remarques des membres, etc.<\/p>\n<p>Les sujets internes ou impliquant directement le CA font l\u2019objet d\u2019un vote par mail ou autres outils en ligne. Les sujets plus complexes ou ceux qui demandent la participation d\u2019autres b\u00e9n\u00e9voles du club, comme les GT ou les DT, sont en g\u00e9n\u00e9ral discut\u00e9s en r\u00e9union semi-annuelle.<\/p>\n<p><strong>Revue annuelle<\/strong><\/p>\n<p>La revue annuelle est la publication phare du club et l\u2019organe principal de communication avec tous les membres, qu\u2019ils soient \u00ab\u00a0branch\u00e9s\u00a0\u00bb ou non.<\/p>\n<p>Le r\u00e9dacteur en chef de la revue est un poste du CA, les t\u00e2ches de ce poste occupent le titulaire de d\u00e9cembre \u00e0 d\u00e9but mai, voire au-del\u00e0 pour traiter les retours et les plis non parvenus \u00e0 leurs destinataires (nouveaux envois, corrections d\u2019adresse\u2026).<\/p>\n<p>Deux grands domaines pour les t\u00e2ches du r\u00e9dacteur en chef de la revue :<\/p>\n<ol>\n<li>L\u2019environnement et l\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale<\/li>\n<li>La composition proprement dite de la revue<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ce document d\u00e9crit le processus actuel. Concernant la composition de la revue, le r\u00e9dacteur en chef a toute libert\u00e9 pour atteindre l\u2019objectif (outils informatiques, m\u00e9thodes de travail, temps investi), \u00e0 savoir la r\u00e9alisation et l\u2019acheminement des documents.<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Environnement et organisation g\u00e9n\u00e9rale<\/strong>\n<ul>\n<li>Lors de la premi\u00e8re ann\u00e9e d\u2019exercice prospection pr\u00e9alable pour trouver un imprimeur : cahier des charges, demande de devis, et pr\u00e9sentation des offres au CA pour le choix de l\u2019imprimeur.<em><u>Remarque<\/u> : la composition de la revue se faisant avec un infographiste, la proximit\u00e9 g\u00e9ographique avec l\u2019imprimeur (ou l\u2019infographiste s\u2019il n\u2019appartient pas \u00e0 l\u2019imprimerie) est pr\u00e9f\u00e9rable pour le r\u00e9dacteur en chef appel\u00e9 \u00e0 se d\u00e9placer souvent pour faciliter la livraison des donn\u00e9es et leur pr\u00e9sentation dans la revue. <\/em><\/li>\n<li>Composition du comit\u00e9 de lecture et d\u00e9finition des m\u00e9thodes de travail avec cr\u00e9ation d\u2019un fichier de notation partag\u00e9 via internet,<\/li>\n<li>D\u00e9finition pr\u00e9cise du contenu des plis qui seront envoy\u00e9 aux adh\u00e9rents : revue + documents annexes (additifs de l\u2019ann\u00e9e, bulletins d\u2019inscription et bons de commande divers),<\/li>\n<li>Etablissement du planning de production imprimeur (infographie et impression revue + impression des divers documents joints) et choix de la date d\u2019envoi au plus tard,<\/li>\n<li>Via un compte client, \u00e9tablissement des contrats de publipostage avec La Poste (branche PRO) pour l\u2019envoi des 2500 plis en France et \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, avec fixation de la date de d\u00e9p\u00f4t des plis et indication de la r\u00e9partition France\/\u00e9tranger,<\/li>\n<li>Impression des \u00e9tiquettes de routage (en collaboration avec le responsable informatique)<\/li>\n<li>A la livraison par l\u2019imprimeur des plis complets cachet\u00e9s, r\u00e9cup\u00e9ration \u00e0 la poste de casiers plastique professionnels pour transport des plis ainsi pr\u00eats pour le publipostage,<\/li>\n<li>Organisation d\u2019un groupe d\u2019\u00e9tiquetage et s\u00e9ance d\u2019\u00e9tiquetage (normalement au domicile du r\u00e9dacteur en chef).<\/li>\n<li>Impression des bordereaux de d\u00e9p\u00f4t envoy\u00e9s par la poste,<\/li>\n<li>Transport \u00e0 la poste de la petite centaine de casiers remplis (dans les v\u00e9hicules des b\u00e9n\u00e9voles du groupe d\u2019\u00e9tiquetage).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Composition de la revue<\/strong>\n<ul>\n<li>Le r\u00e9dacteur en chef re\u00e7oit les textes et photos des adh\u00e9rents par messagerie et les enregistre informatiquement, textes d\u2019un c\u00f4t\u00e9 et photos d\u2019un autre<\/li>\n<li>Il saisit les textes manuscrits (il peut solliciter l\u2019aide de membres du comit\u00e9 de lecture volontaires) et traduit ou fait traduire les textes en anglais, italien ou allemand<\/li>\n<li>Il lit et fait une premi\u00e8re correction des textes, propose aux auteurs de textes tr\u00e8s longs une version \u00e9court\u00e9e<\/li>\n<li>Il envoie les textes par lots au comit\u00e9 de lecture, qu\u2019il anime et sollicite jusqu\u2019\u00e0 la fin des op\u00e9rations de choix et classement des articles, choix et libell\u00e9 des rubriques<\/li>\n<li>Il re\u00e7oit les versions des textes relus et corrig\u00e9s par les membres du comit\u00e9 de lecture et fait la synth\u00e8se des corrections et suggestions (communication abondante par messagerie pour certains textes)<\/li>\n<li>Il veille \u00e0 la mise \u00e0 jour, par tous les membres du comit\u00e9 de lecture, du tableau de notation qui va permettre d\u2019\u00e9tablir un classement des textes sur le fond et la forme, ainsi que la d\u00e9finition de la rubrique dans laquelle ils para\u00eetront \u00e9ventuellement<\/li>\n<li>Toujours en accord avec le comit\u00e9 de lecture et sur la base du classement induit par les notes attribu\u00e9es aux textes, il \u00e9tablit le sommaire de la revue jusque-l\u00e0 fix\u00e9e \u00e0 80 pages, certains textes n\u2019\u00e9tant donc pas retenus m\u00eame s\u2019ils ont \u00e9t\u00e9 examin\u00e9s avec la m\u00eame attention. Le sommaire, outil de travail de l\u2019infographiste, comporte notamment une estimation de la place qu\u2019occupera chacun des textes<\/li>\n<li>Il choisit les photos qui vont accompagner les articles (parmi celles envoy\u00e9es par les auteurs des textes si elles sont d\u2019une qualit\u00e9 suffisante ou parmi les milliers de photos envoy\u00e9es par les adh\u00e9rents, tri\u00e9es et stock\u00e9es dans les phototh\u00e8ques qu\u2019il a constitu\u00e9es annuellement), communication \u00e9ventuelle avec les auteurs pour envoi des photos en haute d\u00e9finition<\/li>\n<li>Pour un premier travail de mise en page via le logiciel de composition, il transmet \u00e0 l\u2019infographiste informatiquement, sous forme de r\u00e9pertoires individualis\u00e9s et num\u00e9rot\u00e9s selon le sommaire, chacun des textes accompagn\u00e9 des photos choisies et l\u00e9gend\u00e9es<\/li>\n<li>Il travaille chez l\u2019imprimeur avec l\u2019infographiste (plages de 2 \u00e0 4 heures par jour, 2 \u00e0 3 fois par semaine sur 4 semaines, de la mi-mars \u00e0 la mi-avril) pour parfaire ou refaire la mise en page, \u00e9quilibrer le contenu des rubriques et veiller \u00e0 une bonne r\u00e9partition textes\/photos<\/li>\n<li>il r\u00e9cup\u00e8re la revue sous format PDF, transmet au CA et au comit\u00e9 de lecture pour relecture et corrections, et ce autant de fois que des erreurs subsistent sans d\u00e9passer la date butoir d\u00e9finie avec l\u2019imprimeur pour lancer son travail d\u2019impression<\/li>\n<li>Il re\u00e7oit ou cr\u00e9e lui-m\u00eame les documents annexes \u00e0 la revue (tableau d\u2019honneur, statistiques, bulletins inscription s\u00e9jours et AG, bons de commandes divers) \u00e0 imprimer \u00e9galement<\/li>\n<li>Il donne le feu vert pour impression et r\u00e9cup\u00e8re les plis cachet\u00e9s dans un d\u00e9lai d\u2019environ une dizaine de jours, lance l\u2019\u00e9tiquetage et d\u00e9pose \u00e0 la poste dans la premi\u00e8re semaine de mai<\/li>\n<li>Il met \u00e0 jour annuellement ou recr\u00e9e le bon de commande des v\u00eatements (recto-verso) avec les diff\u00e9rents prix et les nouveaux mod\u00e8les choisis, pour publication avec la Revue et sur le site web.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Randonn\u00e9es permanentes<\/strong><\/p>\n<p>Un responsable externe au CA assure la gestion des inscriptions et leur suivi. Il communique avec les inscrits ou r\u00e9pond aux demandes de renseignements et \u00e9tablit un bilan annuel qui est pr\u00e9sent\u00e9 en Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale.<\/p>\n<p>Le\u00a0 CA doit :<\/p>\n<ul>\n<li>Assurer la mise \u00e0 jour des carnets de route en fonction des nouveaux cols homologu\u00e9s ou des cols supprim\u00e9s.<\/li>\n<li>Editer les diff\u00e9rents documents : flyers, carnets de route. L\u2019impression est faite par le biais du contrat avec l\u2019atelier de reprographie cit\u00e9 plus haut,<\/li>\n<li>Monter \u00e9ventuellement les dossiers pour labellisation FFCT des randonn\u00e9es permanentes<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Foire aux questions<\/strong><\/h2>\n<p>Cette foire aux questions pourra \u00eatre compl\u00e9t\u00e9e au fur et \u00e0 mesure des questions qui pourraient \u00eatre pos\u00e9es.<\/p>\n<p><strong>Charge de travail et disponibilit\u00e9<\/strong><\/p>\n<p>Q Combien de temps faut-il consacrer par jour pour \u00eatre membre du CA ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Tout d\u00e9pend du r\u00f4le et des t\u00e2ches que vous acceptez de prendre sous votre responsabilit\u00e9. Certains postes peuvent vous occuper \u00e0 plein temps pendant plusieurs heures par jour pendant quelques mois, comme pour la Revue. D\u2019autres sont plus \u00e9tal\u00e9s sur l\u2019ann\u00e9e. L\u2019important est votre disponibilit\u00e9 tout au long de l\u2019ann\u00e9e pour les votes et autres activit\u00e9s impliquant le CA tout entier. En fonction des t\u00e2ches que vous prendrez en charge, il faudra que vous puissiez \u00eatre disponible aux p\u00e9riodes requises pour accomplir ces t\u00e2ches lorsque celles-ci ont un \u00e9ch\u00e9ancier fixe comme les s\u00e9jours. Un responsable de s\u00e9jour ne pourrait pas, par exemple, s\u2019absenter pendant plusieurs semaines \u00e0 l\u2019approche de ce s\u00e9jour.<\/p>\n<p>Il est difficile d\u2019avancer une \u00e9valuation pr\u00e9cise de la charge de travail de chacun. Par essence le b\u00e9n\u00e9volat exige une certaine disponibilit\u00e9 mais il est clair que certains sont plus disponibles que d\u2019autres.<\/p>\n<p>Q Est-il n\u00e9cessaire pour tous les membres du CA de participer aux r\u00e9unions semi-annuelles ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Dans la mesure du possible, oui. Notez que nos statuts stipulent \u00e0 l\u2019article 8<sup>bis<\/sup> qu\u2019un membre du CA qui aura manqu\u00e9 trois r\u00e9unions cons\u00e9cutives sans motif valable pourra \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme d\u00e9missionnaire. Les membres du CA sont rembours\u00e9s de leurs frais de d\u00e9placement pour ces r\u00e9unions.<\/p>\n<p>Q Si je suis en vacances ou en d\u00e9placement professionnel est-il n\u00e9cessaire pour moi de rester disponible \u00e9lectroniquement ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Non. Votre activit\u00e9 au CA (dans le cadre de tout b\u00e9n\u00e9volat) doit rester une activit\u00e9 conviviale et ludique et non une contrainte, sauf pour les cas cit\u00e9s \u00e0 la premi\u00e8re question de cette section o\u00f9 vous devez assurer les t\u00e2ches pour lesquelles vous vous serez engag\u00e9, votre temps professionnel et votre temps libre vous appartiennent compl\u00e8tement.<\/p>\n<p>Q Que faire si apr\u00e8s un certain temps au CA je m\u2019aper\u00e7ois que la charge de travail est trop lourde ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> L\u2019important est d\u2019essayer de bien jauger la charge de travail avant de se porter candidat. Lisez bien le cahier des charges, parlez \u00e0 des membres du CA actuel, contactez le Pr\u00e9sident, et ayez une id\u00e9e claire de ce que vous pouvez apporter comme comp\u00e9tences et du temps libre dont vous disposez.<\/p>\n<p>Une fois la r\u00e9partition des charges faite, il est plus difficile de faire des changements. Si toutefois vous voulez ajuster votre charge de travail apr\u00e8s une p\u00e9riode de rodage, il y aura normalement assez de latitude et de flexibilit\u00e9 pour pouvoir proc\u00e9der \u00e0 des ajustements.<\/p>\n<p>Q Dois-je participer \u00e0 tous les s\u00e9jours, \u00e0 toutes les r\u00e9unions, \u00e0 toutes les AG ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Pour les r\u00e9unions, voir ci-dessus. Il est normal que tous les membres du CA puissent autant que possible participer \u00e0 l\u2019Assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, qui est l\u2019\u00e9v\u00e9nement statutaire le plus important de la vie du club. La Concentration internationale d\u2019\u00e9t\u00e9 est \u00e9galement un moment fort qui b\u00e9n\u00e9ficie g\u00e9n\u00e9ralement de la pr\u00e9sence de tous les membres du CA. Mais comme pour les r\u00e9unions statutaires, une absence peut-\u00eatre excusable.<\/p>\n<p><strong>Comp\u00e9tences<\/strong><\/p>\n<p>Q Dois-je disposer d\u2019un certain \u00e9quipement informatique pour pouvoir \u00eatre membre du CA ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Votre choix de mat\u00e9riel, de connexion internet et de logiciel est enti\u00e8rement le v\u00f4tre. Cependant, vous devez pouvoir lire, cr\u00e9er et modifier les documents de bureautique comme ceux de Microsoft Office, Libre Office ou Open Office.<\/p>\n<p>Vous devez \u00e9galement avoir un acc\u00e8s internet haut-d\u00e9bit car de nombreux fichiers lourds sont fr\u00e9quemment envoy\u00e9s par mail ; vous devez disposer d\u2019un navigateur r\u00e9cent, ainsi que d\u2019un logiciel de messagerie pouvant traiter les fichiers lourds en pi\u00e8ces jointes.<\/p>\n<p>Enfin, ce logiciel \u00e9tant utilis\u00e9 pour les audioconf\u00e9rences, vous devez avoir \u00ab Skype \u00bb, ou au moins vous engager \u00e0 l\u2019installer pour participer aux r\u00e9unions t\u00e9l\u00e9phoniques du CA. Skype est un logiciel gratuit, on peut aider un membre \u00e0 l&#8217;installer et le prendre en mains.<\/p>\n<p>Q Quelles autres comp\u00e9tences techniques dois-je avoir ?<\/p>\n<p><strong>R<\/strong> Ceci d\u00e9pend naturellement des t\u00e2ches auxquelles vous vous engagez. Le tr\u00e9sorier doit avoir des comp\u00e9tences basiques de comptabilit\u00e9, bien qu\u2019il ne soit pas n\u00e9cessaire pour lui d\u2019\u00eatre expert-comptable dans la vie professionnelle (un atout, tout de m\u00eame !).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cette page, \u00e0 l\u2019intention des candidats aux \u00e9lections du Conseil d\u2019Administration du Club des Cent Cols (CA), d\u00e9crit et explique le cahier des charges du CA, son fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral (qui pourra \u00e9voluer si la nouvelle \u00e9quipe le souhaite) et essaye de r\u00e9pondre aux principales questions qui seraient susceptibles d\u2019\u00eatre pos\u00e9es par les candidats. 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