La « double déclaration » des cols

1 – Le constat

Dans 10 à 20% des déclarations en ligne officielles, des cols ressortent avec une alerte vue par le délégué territorial (DT) qui indique que le col était précédemment enregistré à l’état « Indicatif ». Cela signifie que l’utilisateur avait enregistré ce col comme franchi dans le passé et qu’il le déclare à nouveau (double déclaration).

2 – Rappel

Depuis la mise en place de la déclaration en ligne, nous avons deux outils pour enregistrer les cols dans notre espace personnel.

• L’outil Enregistrement autres cols
  Cet outil est destiné à enregistrer les cols qui ont déjà été déclarés puis validés par les DT avant l’usage des outils en ligne. L’état des cols concernés est « Indicatif » dans la liste des cols grimpés.
• L’outil Déclaration officielle
  Cet outil est utilisé pour enregistrer et proposer en validation aux DT les nouveaux cols franchis y compris les cols oubliés (jamais déclarés). La déclaration en ligne se décline en deux types, partielle ou finale. L’état des cols concernés dans la liste des cols grimpés est alors « En attente » pour une déclaration partielle et « Déclaré » pour une déclaration finale.

Dans les cols grimpés, l’état du col évoluera en fonction des actions de l’utilisateur et/ou du DT, mais il ne peut y avoir qu’un seul état à la fois. Il existe cinq états possibles : Indicatif ; En attente ; Déclaré ; Accepté ; Refusé.

3 – Recommandation aux utilisateurs

La double déclaration peut entrainer des corrections (cf. paragraphe 4) et/ou des erreurs qui sont facilement évitables en prêtant attention aux messages de l’outil lors de la déclaration officielle d’une liste. Si on déclare officiellement un col déjà enregistré en « indicatif », on reçoit deux alertes.

• Au premier stade qui correspond à la soumission de la déclaration, le col apparait dans la liste de col avec en écriture rouge « indicatif » dans la colonne état actuel.

A ce stade vous avez le choix de corriger la liste si la déclaration de ce col est une erreur.
Astuce : Si vous avez une longue liste de cols, en cliquant sur l’entête état actuel, les cols seront triés selon l’état. De même en cliquant sur catégorie, vous pouvez faire des regroupements par catégorie.

• Au deuxième stade qui correspond à l’enregistrement de la liste, l’outil envoie une alerte.

Si la déclaration du col est une erreur, ne cliquer pas sur OK, mais sur Annuler pour revenir à la correction de la liste.

4 – Analyse et corrections

Si toutefois l’utilisateur enregistre la liste en l’état, le DT est alerté.

Dans ce cas, avant de valider, le DT posera la question suivante :
« Avez-vous franchi ce col pour la première fois cette année ? »

• Si la réponse est OUI, cela signifie que le col se trouvait par erreur dans la liste des anciens cols (erreur de code lors de la saisie par exemple).
  Dans ce cas le DT ignore l’alerte et il valide le col qui est compté pour le Tableau d’Honneur.
• Si la réponse est NON, il faut alors supprimer le col de la déclaration officielle pour éviter de le compter une deuxième fois au Tableau d’Honneur.
  Pour cela il faut aller dans la liste des cols grimpés et sélectionner le col dans la colonne de gauche (suppression), puis Enregistrer.

A ce stade, le col a disparu de la liste des cols grimpés, il faut donc l’enregistrer à nouveau avec l’outil Enregistrement autres cols pour le retrouver à l’état « indicatif » dans la liste des cols grimpés. Pour mémoire, les cols indicatifs ne sont pas soumis aux DT.

5 – Divers

• Qui fait la correction ?
  L’utilisateur a toutes les clés pour corriger son erreur, en cas de difficultés, il peut demander de l’aide à son DT. Le DT dispose également de toutes les clés pour corriger l’erreur ce qui est très utile lorsqu’il fait la déclaration en ligne pour le compte du membre.
• Information :
  Le fait d’avoir enregistré ce col avec la déclaration officielle a écrasé les anciennes données attachées au col (état, date de passage, année de déclaration). Il faudra donc retrouver dans vos archives personnelles ces données si vous souhaitez les enregistrer à nouveau.
• Information aux DT :
  Dans ce cas de double déclaration, il est recommandé aux DT de ne pas refuser le col car il serait alors présent dans la liste des cols avec un état « refusé ». Cet état ne reflèterait pas la réalité de la liste du membre.