FAQ – Fonctionnement du Conseil d’administration

Cette page, à l’intention des candidats aux élections du Conseil d’Administration du Club des Cent Cols (CA), décrit et explique le cahier des charges du CA, son fonctionnement général (qui pourra évoluer si la nouvelle équipe le souhaite) et essaye de répondre aux principales questions qui seraient susceptibles d’être posées par les candidats.

Attention tout de même : cette page document peut sembler très longue car elle fait un inventaire exhaustif des charges du CA. Néanmoins, en dehors des tâches statutaires spécifiques à certains postes (président, secrétaire, trésorier), une répartition des autres tâches aura lieu au sein de l’équipe en fonction des disponibilités et compétences de chacun.  La liste exhaustive de toutes les tâches peut permettre à certains de se présenter en faisant mention de leurs compétences pour en assumer certaines.

Devenir membre du CA est une décision importante; si vous êtes élu, le club comptera sur votre engagement et votre implication dans votre rôle pour les quatre prochaines années. Le Conseil d’administration se réunit statutairement au moins deux fois par an : dans l’hiver avant la sortie de la revue annuelle et à  l’automne  avant l’Assemblée générale. Outre les conditions de quorum, il est souhaitable que le maximum de membres élus participe aux réunions pour qu’elles soient productives. Dans l’intervalle, les membres communiquent généralement par courriel pour traiter des sujets divers relatifs à la vie de la Confrérie. Des réunions téléphoniques via un  logiciel de téléconférence (facile à prendre en main) peuvent être organisées pour les sujets nécessitant des discussions approfondies.

Être membre du CA c’est beaucoup plus que d’assister à de simples réunions. La grande majorité du travail se fait en arrière-plan, et requiert un niveau minimum de compétences dans certains domaines. Tout d’abord une bonne compréhension et un respect absolu de notre Règle du Jeu.  En effet, le CA est garant de la qualité de nos catalogues de cols, et en cas de litiges au sein des Groupes de Travail (GT) nationaux, c’est le CA qui doit trancher, sa décision doit être digne de confiance, et doit être prise dans des délais acceptables. De plus, un esprit d’équipe est primordial. C’est-à-dire, entre autres, que les décisions sont collégiales.

Le CA assure de nombreuses tâches, certaines visibles et publiques, d’autres moins ou pas du tout, mais tout aussi importantes ; il faut donc laisser son égo à la porte. Le mot d’ordre est d’être au service des membres.

Également important est le temps disponible : bien remplir son rôle au CA peut être assez chronophage, ou, du moins, chronophage durant certaines époques de l’année, comme au moment de la revue ou de la préparation de l’Assemblée générale. L’essentiel de l’activité des dirigeants a lieu pendant l’hiver. Mai, Juin, Juillet et Août sont les mois les moins chargés.  C’est pourquoi la lecture de ce document est essentielle afin de se faire une idée sur la charge de travail impliquée.

En fait, bien que ce ne soit pas un prérequis statutaire, il faut disposer d’une connexion haut-débit adéquate et bien maîtriser les principaux outils informatiques : bureautique, en particulier Excel, Word (ou équivalents ouverts Open Office, Libre Office…), mail, web et si possible communications de groupe de type « Skype ». Les membres du CA étant, comme le reste des membres du club, très dispersés, il serait inconcevable de pouvoir être membre du CA sans être connecté via Internet.

Nous espérons que ce document pourra vous aider à prendre une décision éclairée et nous vous en souhaitons une bonne lecture.

Structure du CA

Le CA est actuellement limité à onze membres maximum..

Trois types de rôle existent :

  • Trois postes statutaires nommés : Trois personnes formant le « bureau » : président, secrétaire et trésorier. Ces trois personnes, distinctes, sont requises par la réglementation régissant les associations « Loi 1901 »
  • Deux postes nommés mais non statutaires : Vice-président et Secrétaire-adjoint.
  • Trois postes d’administrateurs sans titre.

Certaines tâches doivent être accomplies statutairement par des personnes précises ; par exemple il va sans dire que la comptabilité est du domaine du trésorier, la communication officielle des comptes-rendus de réunions et d’assemblées, celle du secrétaire, et la rédaction du rapport moral, celle du président. En dehors de ces tâches, le reste du travail est distribué à tous les membres du CA selon leurs compétences et  souhaits ; les membres du bureau participent à toutes les tâches communes au CA et font aussi d’autres travaux, non-statutaires, qu’ils se sont engagés à faire.

Le CA peut dans certains cas, s’il n’a pas les ressources, les compétences ou le temps, se faire épauler par des membres externes au CA. Le CA demeure cependant responsable du travail fait par ces confrères. L’exemple le plus connu est celui des Délégués territoriaux et nationaux, qui font partie des principales chevilles ouvrière du club, mais dont le travail engage cependant la responsabilité du CA.

Le CA doit souvent voter sur des sujets précis. Chaque membre a une voix. Seule la voix du président est prépondérante en cas d’égalité. (NB : il n’y a jamais eu lieu d’appliquer cette mesure, la discussion ayant toujours permis de trancher les choses).

Tout membre du CA, en fonction de ses compétences ou souhaits, peut participer à des travaux comme par exemple la conception de randonnées permanentes ou se joindre à un groupe de travail.

Rôles statutaires composant le bureau

Seules certaines tâches sont statutaires. Les autres tâches restent normalement du ressort de chacun de ces rôles, mais peuvent facultativement être confiées à d’autres membres du CA.

Ces trois membres se partagent également un certain nombre d’autres tâches, mais leurs tâches statutaires ayant un statut juridique doivent rester prioritaires.

Président

Le président assume la responsabilité morale, juridique et financière de l’association. Il assure l’animation des différentes instances et acteurs, en particulier les animateurs régionaux, afin de favoriser notamment les rencontres régionales…

Ci-dessous la liste indicative des tâches :

  • Communication avec le secrétaire général, le trésorier, le(s) responsable(s) informatique(s) sur tous les sujets qui sont de leur compétence avant d’engager le CA et le Club,
  • Établissement et relecture, en étroite collaboration avec le secrétaire, de l’ordre du jour des réunions et de leurs comptes-rendus,
  • Pour la nomination des délégués territoriaux (DT), après échanges au sein du CA, sollicitation de membres ayant le profil pour ce rôle. Gestion des départs et renouvellement des DT. Suivi au quotidien des messages sur la liste de diffusion des DT et réponse à certaines questions de fond, notamment sur l’application de la Règle du jeu,
  • Réponses aux suggestions et commentaires d’ordre politique ou polémique faits par des membres publiquement ou en perso,
  • Présence aux principaux rendez-vous pour prononcer les discours d’accueil et de départ,
  • Avant l’Assemblée générale, rédaction du rapport moral pour Infos Cent Cols, ainsi que relecture de tous les rapports, textes et contenus de ce bulletin,
  • A l’Assemblée générale, lecture du Rapport moral et réponses aux questions éventuelles des membres sur les sujets abordés,
  • Rédaction de l’éditorial de la revue,
  • Rédaction de lettres d’information aux membres,
  • Vote au nom du club aux instances fédérales,
  • Participation aux réunions de comité départemental et  ligue FFCT, et si possible à l’AG de la FFCT,
  • Entretien des relations avec d’autres confréries et amicales connexes,
  • Dans certains cas, réponse à des interviews de presse au nom du club,
  • Contacts et invitation des élus locaux, des responsables FFCT, etc. , à l’Assemblée générale et aux principales concentrations,
  • Veille, en concertation avec les autres membres du CA, sur les aspects juridiques des activités du club (assurances, séjours, propriété intellectuelle, …).

Secrétaire

Objectifs principaux de la fonction dans le poste :
• Entretenir des relations saines et cordiales avec les membres de la Confrérie,
• Développer la connaissance de la Confrérie en externe selon son éthique personnelle,
• Essayer de maintenir et d’augmenter le nombre d’inscrits par une forme de persuasion et mener parallèlement une propagande individuelleselon son initiative.
Le Secrétaire est le chef d’orchestre pour les différents courriers envoyés au club par les membres (le plus souvent de nos jourspar internet mais ils peuvent arriver également par la voie postale).
L’envoi postal permet aux membres non-informatisés d’obtenir des renseignements, de répondre à des demandes spécifiques (liste des additifs-cols, divers autres) et d’échanger avec le secrétaire.
Un nombre important de courriers sont reçus en début et en fin d’année pour les demandes de licences (environ 68 % des dossiers en 2024).
Il y a aussi le réseau téléphonique qui reste un vecteur essentiel, important et convivialde communication avec l’ensemble des membres et non-membres.
Tâches à effectuer :
Le secrétairer enseigne les membres et ventile les demandes ayant un rapport avec l’activité spécifique des personnes appartenant au bureau et celles qui sont liées à des rôles précis hors bureau :
• Pour les membres du bureau :
o Dans le rôle du président(e), (statuts, sujets d’ordre général),
o Dans le rôle du vice-président(e),(par exemple les nouveaux inscrits),
o Dans le rôle du responsable des séjours,
o Dans le rôle du gestionnaire de la boutique,(par exemple les catalogues, les médailles),
o Dans le rôle du responsable de la communication,
o Dans le rôle du rédacteur en chef, (par exemple les revues hors période d’envoi).
• Pour les membres ayant un rôle hors bureau :
o Les membres des groupes de travail(GT),
o Lesdélégués territoriaux et nationaux(DT),
o Les animateurs régionaux,
o Le responsable photos des cols,
o Le responsable des randonnées permanentes,
o Les responsables des différents brevets et challenges,
o Les experts pour les problèmes informatiques.
1) Réunions statutaires :
Le CA prévoit deux réunions semestrielles :
• La première réunion se déroule en principe en début d’année pour répondre aux différentes questions de l’ordre du jour. Un compte-rendu est rédigé pour une diffusion dans l’Info Cent Cols de début d’année.
• La deuxième réunion est programmée au début du deuxième semestre avec l’objectif decommuniquer les différents rapports auprès des membres et aussi un accompagnement pour la préparation des travaux liés au votes lors de la future Assemblée Générale.Un compte-rendu est rédigé pour une diffusion dans l’Info Cent Cols de fin d’année avant l’Assemblée Générale.
2) Assemblée générale :
• Préparation et rédaction du rapport d’activité.
• Diffusion des différents rapports annuels (moral, financier et activité) via Info Cent Cols qui feront l’objet d’un vote des membres inscrits.
• Préparation du vote :
o Envoi des fichiers informatiques pour le vote papier et informatique en liaison avec le Rédacteur en Chef.
o Organisation pour la réception des votes par correspondance des adhérents.
o Préparation du dépouillement des votes lors de l’Assemblée Générale (recherche d’un membre volontaire et responsable pour l’organisation du vote en séance, etc.).
• Rédaction d’un compte-rendu.
3) Relations administratives avec les autorités préfectorales :
Le secrétaire réalise avec la Préfecture de Haute- Savoie toutes les formalités légales auxquelles est assujetti le Club (déclarations diverses, enregistrement de documents, etc.).
4) Stand des Cent Cols :
L’organisation générale est discutée lors des réunions semestrielles pour en définir les conditions. Elle est mentionnée dans l’ordre du jour et figure dans le compte-rendu du CA qui est diffusé dans l’Info Cent Cols.
Le secrétaire entretient des relations en externe avec la FFCT :
• Il retourne le document envoyé par la FFCT pour la demande d’un stand lors des évènements nationaux (Semaine Fédérale, autres).
o En réponse et retour du document, il doit établir un chèque de caution à l’ordre de la FFCT.
• Il demande en parallèle les matériels nécessaires et utiles (tables, chaises, bureau, etc…).
Le secrétaire peut également être éventuellement concerné pour les mêmes dispositions à exercer en interne :
• Lors des rassemblements régionaux si cela est nécessaire.
5) Gestion des licences :
Règle interne au Club des Cent Cols :
Le secrétaire peut accorder une licence au club à un membre si sa cotisation annuelle de la Confrérie des Cent Cols figure dans le tableau d’honneur pour l’année en cours.
Ce club désigné « Club des Cent Cols » est régi sous l’égide de la FFCT et porte le n°06384
La prise de licence pour la saison suivante peut se présenter sous ces différentes formes :
• 1er cas : le licencié profite d’une licence de fin de saison au prix actuel de la saison accordée à partir du 1er septembre jusqu’au30 novembre de l’année en cours. Cette demande doit répondre à des critères particuliers :
o Elle s’adresse aux personnes prenant pour la première fois une licence.
o À tout licencié n’ayant pas renouvelé sa licence depuis plus de trois ans.
• 2ème cas : il s’agit d’un renouvellement de licence, c’est le cas le plus fréquent (+ 95 %).
• 3ème cas : la personne n’a jamais appartenu à la Fédération, elle rentre dans la catégorie « nouveau licencié ».
Enchaînement et déroulement des opérations :
• Chaque année le site de la Fédération est fermé du 1er décembre au 15 décembre.
Leurs services informatiques effectuent des évolutions et des mises à jour liées au changement de saison. Aucune opération ne peut être effectuée par les clubs durant cette période.
• À l’ouverture du site de la Fédération, un message est affiché pour prévenir les gestionnaires de la possibilité d’accès.
On détermine trois phases d’utilisation du site, les voici :
o 1ère phase : travaux préliminaires.
o 2ème phase : saisie des licences.
o 3ème phase : travaux liés à la vie et l’activité du Club.
A. Travaux préliminaires :
• Le secrétaire procède en novembre de chaque année à la modification du document « Licence 202x » avec les tarifs pour la future saison en vigueur qui sont diffusés par la Fédération Française de Cyclotourisme(coût de la licence, assurance, revue).
• Le secrétaire adresse au cours du mois de novembre un mail à tous les licenciés de la saison en cours en leur apportant quelques conseils et aussi pour leur rappeler l’ouverture prochaine de la nouvelle saison, ce qui implique une demande de licence.
Le mail est accompagné des documents suivants :
o « Licence 202x »,
o « Questionnaire Santé »,
o « Résumé de la notice d’information Saison 202x  – Assurance AXA -», .
• Le fichier « Licence 202x » est enregistré au format Adobe Acrobat (.pdf) :
o Le membre pourra documenter les informations soit :
 Avec les outils informatiques,
 Ou manuellement.
• La demande de licence du futur licencié doit être accompagnée des documents suivants :
o S’il s’agit d’un envoi postal, ne pas oublier de signer votre chèque émis à l’ordre du « Club des Cent Cols ».
o S’il est envoyé par mail, ne pas oublier de fournir le justificatif de paiement reçu de votre banque.
• Dans la liste des licenciés de l’année en cours, nous en avons certains qui sont non-informatisés. Ces licenciés sont identifiés dans le fichier Excel (voir paragraphe B), je leur établis la demande de licence avec les conditions identiques que je leur envoie. Ces membres me retournent sans problème leur demande de licence.
• Ré-affiliation : c’est la première étape quele secrétaire doit effectuer pour rendre le Club opérationnel. Nous avons sur le site de la Fédération deux supports qui permettent de nous guider pour effectuer cette opération :
o Pour consulter ces deux documents, il faut cliquer sur l’onglet « Gestion Documentaire » puis sur « LICENCES / ASSURANCES ». Il vous reste à ouvrir les documents suivants :
 « DOSSIER AFFILIATION CLUB 202X.PDF »,
 « FORMULAIRE D’AFFILIATION SAISON 202X.PDF ».
À l’occasion de cette opération de ré-affiliation, il y a lieu de souscrire dans la foulée l’assurance « option B » qui est obligatoire et préconisée pour les rassemblements.
Rappel de la définition et des conditions d’assurance (cf. sur le site fédéral« Guide des Assurances des Clubs 202x ») figurant dans le « Titre III. Les Garanties complémentaires en fonction de vos besoins » au paragraphe« 1. L’assurance des non licenciés » :
Pratique “ ORGANISÉE ” (randonnées cyclotouristes et/ou pédestres) Somme à régler (forfait annuel) Modalités de souscription
Non licenciés participant aux organisations inscrites aux calendriers Départementaux, régionaux, national (avec émission d’une carte de route nominative) ou non inscrites avec l’accord du président du Comité régional (CoReg) ou du Comité départemental (CoDep) Jusqu’à 1 500 participants (licenciés et non licenciés de la Fédération)
Option B = 50€ (1)
Au-delà de 1 500 participants (licenciés et non licenciés de la Fédération)
Option B+ = 75€ (1)
Espace Structures du site www.ffvelo.fr
Non licenciés effectuant une randonnée permanente labellisée (ou non) avec émission d’une carte de route nominative Compris dans le forfait annuel de l’option B (si déjà souscrite) sinon 50€ Espace Structures du site www.ffvelo.fr
(1) Les options “ B et B+ ” devront être souscrites au plus tard deux mois avant la Manifestation.
Dans le cadre des options A, B et B+ les personnes non licenciées sont couvertes par la formule Mini Braquet soit uniquement en Responsabilité Civile et Défense pénale et recours suite à accident.
Pensez au renouvellement des options d’assurance Club lors de votre ré-affiliation.
Le secrétaire dispose de tous les outils pour enregistrer et valider les licences de la nouvelle saison.
B. Saisie des licences :
• Le fichier en format Excel : le Secrétaire enregistre toutes les informations relatives au document « Licence ». C’est le réservoir des données reçues.
Les membres peuvent envoyer leur demande de licence selon les deux modes suivants :
o Par un envoi postal (pour information : ce mode représentait 68 % en 2024).
o Par internet dans un mail à l’adresse privée du secrétaire des cent cols.
• Site de la Fédération : le Secrétaire saisit les informations relatives à la demande de licence.
o Une fois la validation de la licence effectuée, le membre licencié reçoit un e-mail de la Fédération pour son attestation de licence.
C. Travaux liés à la vie et l’activité du Club.
• Le Secrétaire dépose les chèques reçus dans une agence de la Société Générale.
• Le Secrétaire envoieau Trésorier le relevé des chèques déposés en banque.
• Il établit un compte-rendu de la situation (licence, cotisation membre, cotisation MA, autres cas particuliers s’il y a lieu).
• Déclaration des rassemblements sur le site de la Fédération :
o Ouvrir le site FFCT, cliquer sur le bouton « Mes Manifestations » :
 Suivre la démarche pas à pas. Je peux expliquer toute la démarche (est-ce nécessaire dans la fiche de poste ?)
Dispositions particulières accordées uniquement aux membres licenciés du Club :
Pour motiver les licenciés du Club, pour les inciter à découvrir nos régions et nos départements tout en additionnant les cols (cf. Brevets des cols routiers), j’ai proposé de mettre à disposition :
• Des cartes BCN,
• Des cartes BPF,
• Des cartes VI.
Les licenciés du Club FFCT peuvent en faire la demande par mail auprès du secrétaire.
6) Travaux liés à l’outil « OpenRunner » :
OpenRunner est un logiciel, un outil informatique qui permet d’effectuer le traçage d’un itinéraire ou d‘effectuer la recherche de parcours existants.
Deux versions sont à votre disposition :
• La version gratuite est une approche pauvre et limitée en fonctionnalités (nombre de points, format écran, …).
• La version « Explorer » est riche en possibilités et fonctions pour établir des parcours précis et détaillé. Je vous conseille d’utiliser cette version.
Règle interne au Club des Cent Cols :
Tous les membres à jour de leur cotisation annuelle à la Confrérie des Cent Cols ont le droit à une réduction de 5,00 € sur l’abonnement de la version « OpenRunner Explorer ».
Le secrétaire communique un code-réduction aux membres qui demandent un code par un mail envoyé à .
Remarque : Le pourcentage de membres qui demandent un code réduction pour l’abonnement « OpenRunner » s’élèvent à environ 7,5 % du nombre d’inscrits depuis plusieurs années.
Il ne faut pas hésiter à en parler autour de vous afin que les membres du Club des Cent Cols puissent bénéficier de ce privilège qui leur est accordé.
7) Archivage :
Le secrétaire doit conserver tous les documents officiels du club lors de sa mandature pour la période statutaire.
Les documents seront stockés sous la forme papier et obligatoirement dans un format de sauvegarde informatique.

Trésorier

  • Tenue courante de la comptabilité du Club
    o Saisie de la banque et affectation comptable des flux (via le module Scanbank du logiciel comptable) en moyenne 2 fois / mois
    o Saisie des encaissements reçus via Paypal sur le fichier spécifique annuel
    o Mise à jour périodique du fichier de suivi réel vs prévisionnel
  • Etablissement des comptes annuels N
    o Clôture annuelle environ 2 mois après la date de clôture des comptes
    o Comptabilisation des écritures d’inventaire (stocks, charges à payer, produits à recevoir, etc…)
    o Etablissement des tableaux de synthèse et du rapport financier
  • Etablissement du budget prévisionnel N+1
    o  Après avoir établi les comptes de l’exercice N, le trésorier établit les comptes prévisionnels de l’exercice N+1 qu’il soumettra au CA puis communiquera en AG
    o Les principales hypothèses retenues pour l’établissement des comptes prévisionnels :
    – décote de 5 % sur le montant global des cotisations perçues l’année précédente (prise en compte de l’érosion du nombre de membres
    – Hausse de l’ordre de 3 % sur les charges de fonctionnement pour tenir compte de l’inflation
    – Marge nulle ou marginale sur les séjours organisés par le Club, ainsi que les achats/ventes de licences FFCT et de vêtements
  • Enregistrement des cotisations dans le Tableau d’Honneur
    o La personne en charge de renseigner la cotisation du membre sur le Tableau d’Honneur en ligne dépend du mode de perception de la cotisation :
    – Par chèque : c’est le DT qui reçoit la cotisation qui met à jour le TH
    – Par virement ou Paypal : c’est le trésorier qui met à jour le TH lors de la mise à jour de la comptabilité (en moyenne 2 fois par mois)
    o Lors de la clôture des comptes, un rapprochement annuel est effectué entre le montant comptabilisé des cotisations et le montant total issu de l’extraction excel du Tableau d’Honneur
  • Suivi des séjours organisés par le Club
    o Organisation de 3 séjours annuels : printemps, été et automne (AG)
    o Projet de destination et d’hébergement géré par les responsables de séjour, et validation par le trésorier des prix de vente prévus pour les séjournants
    o Encaissement des acomptes reçus auprès des membres (virement ou chèque adressé au responsable des séjours) et paiement des acomptes et solde à l’hébergeur par virement
    o Quelques semaines après la réalisation du séjour, établissement d’un tableau de synthèse financière du séjour en relation avec les responsables de séjour, avec rapprochement avec la comptabilité des recettes (membres) et dépenses du séjour (hébergeur, livrets, assurance, frais de reconnaissance…)
  • Gestion des assurances du Club
    • MAIF :
    o Assurance multirisques RAQVAM avec échéance du 01/01 au 31/12
    o Envoi en novembre N à la MAIF des données actualisées de l’année N (nombre de membres du CA, nombre de journées de séjours des pédalants et non-pédalants, valeur des stocks), après avoir obtenu les infos du séjour d’AG d’octobre
    o Réception en fin d’année N de l’avis d’échéance pour l’année N+1 et mise en paiement
    • CHAMBRE DES ASSOCIATIONS :
    o Assurance extension immatriculation tourisme avec échéance du 01/01 au 31/12
    o Envoi en début d’année N+1 du dossier annuel de déclaration des activités touristiques de l’année N à Gérard Despierre suite à sa demande et mise en paiement de la partie fixe + partie variable
    • GRITCHEN :
    o Assurance-annulation externe spécifique à chaque séjour, représentant 2,34 % du tarif du séjour avec montant minimal de 8 €
    o Assurance indolore pour le club : le séjournant verse sa cotisation au Club en même temps que la pension, et le Club reverse globalement à Gritchen le montant de ces cotisations
    o Le séjournant règle directement avec Gritchen son dossier de demande d’indemnisation qui le rembourse directement
  • Suivi de la boutique du Club
    • STOCK DE VETEMENTS :
    o Stock physique détenu chez Bruno pour les vêtements
    o Les commandes de vêtements ou autres éléments de la boutique arrivent à Bruno, qui perçoivent le paiement si chèque, et expédient les articles commandés au membre
    o Réalisation d’un inventaire annuel à la date de clôture (ou proche de cette date) du stock de vêtements (Nalini et Mode du Sport) ainsi que des autres éléments en stock (ex : autocollants, médailles, etc…) pour comptabilisation à la clôture comptable
    • REASSORT DE VETEMENTS :
    o Echanges au préalable avec les responsables de la boutique (Bruno) sur les articles en rupture de stock, et analyse des quantités en stock vs quantités vendues au cours de l’exercice précédent (cf fichier excel des comptes réels vs prévisionnels, onglet « stock »)
    o Validation de la commande avec les quantités par article afin d’optimiser le prix d’achat unitaire par rapport au prix de vente au membre
    o Paiement d’un acompte à la commande puis solde à la livraison de la marchandise (en général 6-8 semaines après commande)
  • Gestion des remboursements de frais
    o Vérification / Etablissement de la note du frais du bénévole selon le modèle utilisé par le Club et le barème kilométrique fiscal en vigueur
    o Remboursement des frais au bénévole par virement (si demande de remboursement)
    o Mise à jour du tableau récapitulatif des frais de déplacement pour rapprochement avec la comptabilité (frais remboursés / reçus fiscaux)
  • Emission des reçus fiscaux
    • Au printemps N :
    o Synthèse des reçus fiscaux accordés lors de l’année civile N-1 (cf tableau récapitulatif des frais de déplacement)
    o Etablissement et envoi des reçus fiscaux aux bénévoles concernés (Cerfa 11580*03) pour le déclarer sur son IRPP N sur revenus N-1
    o Etablissement sur le site « Démarches simplifiées » de la déclaration de synthèse des dons accordés par le Club au titre de l’année N-1 (montant total des dons et nombre de bénéficiaires)

Rôles « nommés » non-statutaires

Le Vice-président peut remplacer le président en cas d’absence prolongée, ou si ce dernier est dans l’impossibilité de remplir ses fonctions. Il peut représenter le Président à certaines assemblées, mais ce remplacement est souvent dicté par la disponibilité et la géographie ;  le président peut donc désigner dans ces cas un représentant autre que le vice-président.

Le Secrétaire-adjoint assiste le secrétaire selon les besoins. Il a les mêmes droits d’accès aux fichiers informatique que le secrétaire.

Pour le reste de leurs travaux, le vice-président et le secrétaire-adjoint sont assimilés aux autres membres du CA ayant des rôles non-nommés (ci-dessous).

Rôles « non-nommés »

Les trois autres membres du CA, ainsi que le vice-président et le secrétaire-adjoint, se partagent la majorité des tâches communes à tout le CA, et prennent également en charge des tâches qui leur sont propres. Celles-ci sont décrites ci-dessous.

Tâches communes ou spécifiques au sein du CA

Le CA nomme les membres des groupes de travail (GT) les vérificateurs des GT, les Délégués Territoriaux et nationaux (DT) et les animateurs régionaux.

Des membres du CA peuvent représenter le club dans des instances ou groupes de travail externes avec rôle consultatif (exemple : travaux avec des commissions tourisme de conseils généraux…)

Votes sur les propositions de cols

Les groupes de travail (GT) nationaux élaborent les catalogues de cols et gèrent les modifications (nouveaux cols, suppressions, changements divers) qui remontent du terrain ou qui sont proposées au sein du GT. Chaque GT comporte un vérificateur qui s’assure que le travail du GT suit la règle du jeu.

Un membre du CA est plus particulièrement chargé des relations et du suivi des travaux des GT :

  • En cas de litige entre le vérificateur et la majorité des membres d’un GT, il fait remonter au CA les éléments. Le CA doit alors voter pour résoudre le litige.
  • Le vote doit survenir dans des limites de temps acceptables, afin de ne pas ralentir le travail du GT, et dans le plus grand respect de la règle du jeu
  • Il informe les GT des décisions du CA et assure le suivi pour la mise en œuvre des additifs.
  • Les membres qui ont proposé des cols doivent pouvoir recevoir un accusé de réception et une information quant au traitement  de leur demande.

Votes sur les sujets divers

Les membres du CA doivent aussi voter sur un certain nombre de questions administratives et « morales », sur les réponses à apporter aux suggestions et remarques des membres, etc.

Les sujets internes ou impliquant directement le CA font l’objet d’un vote par mail ou autres outils en ligne. Les sujets plus complexes ou ceux qui demandent la participation d’autres bénévoles du club, comme les GT ou les DT, sont en général discutés en réunion semi-annuelle.

Procédure pour l’inscription d’un nouveau membre  (ce rôle est normalement confié à un membre du CA)

1°) Accuser réception de la demande d’inscription auprès du membre postulant.

2°) Vérifier avoir reçu :
– La fiche d’inscription complétée
– La liste des cols
– Le paiement de la première cotisation de 20 €

3°) Vérifiez les cols et corriger la liste.
Code – nom – altitude
Copier la liste de cols du candidat.

Sur le site du CCC :
– Section membre
– Outils administratifs
– Validation des listes de cols
– Entrer le numéro « 0 »
– Coller la liste de cols
– Cocher « déclaration partielle »
– Envoyer
– Voir le résultat et corriger les cols dans la liste du candidat si nécessaire

4°) Attribuer le numéro de membre au dossier.

Par exemple : 8289_Nom-Prénom

5°) Allez dans le dossier précédent 8288

– Ouvrir « BA-Nom-Prénom »
– Fichier « enregistrer sous » dossier 8289
– Dans le fichier BA, changer les nom et prénom
– Supprimer le code existant
– Mettre les Nom et Prénom du dossier en cours
– Changer le numéro de membre
– Enregistrer

6°) Dans le site CCC, section membre, choisir « gestion WordPress »

– Marketing : codes Promo
– Ajouter un code promo
– Générer un code promo
– Copier le code
– Descendre
– Valeur du code promo : écrire « 10 »
– Dans restriction d’usage
– Produit : écrire « maillot »
– Descendre et choisir « Maillot sans manche »
– Ecrire : « Maillot »
– Choisir « Maillot manches longues »
– Ecrire : « Maillot »
– Choisir « Maillot manches courtes » (hommes ou femmes selon le candidat)
– Remonter : cliquer sur « Publier »

7°) Coller le code de réduction sur le bon d’achat.

8°) Faire le diplôme pour le candidat.

Cliquer sur Diplôme-Nom-Prénom » du membre 8288 (le dernier inscrit).
– Enregistrer le fichier sous…. 8289-Nom-Prénon (du candidat)
– Sur le diplôme à l’écran, changer le Nom et le Prénom, le numéro, la date, et si le candidat est une femme modifié »est admis » en « est admise ».
– Enregistrer

9°) Sur le site du CCC.

Section membre
Outils administratifs
Onglet « membres »
Puis « nouveau membre »
Puis « oui »
Remplir la fiche N°8289 à partir de la fiche d’inscription du candidat.
Enregistrer.
Noter la zone : 04S, 04 N etc…..

10°) Etablir la Lettre d’accueil.

Dans le dossier d’inscription choisir la LA selon la zone du nouveau membre.

Changer sur cette lettre :
– La date
– Le nombre de cols
– Le numéro du membre

Copier l’adresse email du DT.

Enregistrer la LA dans le dossier du nouveau membre avec la date du jour.

11°) Courrier au DT

Dans le dossier inscription compléter la lettre au DT avec le nom et le numéro du nouveau membre.
Envoyer le mail avec en pièces jointes les fichiers qui se trouvent dans le dossier du nouveau membre.

12°) Courrier de bienvenue au nouveau membre.

Dans le dossier inscription, compléter le fichier « Bienvenu » et l’envoyer avec la Bon d’achat, la LA et si nécessaire la liste de cols corrigée.

13°) Imprimer le diplôme, lalA et le bon d’achat.
Envoyer une revue et un badge (scotché sur la LA) avec ces documents.

14°) Sur le site du CCC :

Section membre
Outils administratifs
Validation des listes de cols
Noter le numéro du nouveau membre
Coller dans le tableau sa liste de cols
Déclaration finale

 

Revue annuelle – Le rédacteur en chef de la revue est un poste du CA

La revue annuelle est la publication phare du club et l’organe principal de communication avec tous les membres, qu’ils soient « branchés » ou non.

Toute l’année : rassembler les avis de décès et les rubriques nécrologiques. Trouver si possible des photos (les demander…).
Septembre/octobre : après l’AG élective, maintien, renforcement ou changement du comité de relecture. Mission actuelle de relecteurs : recevoir tous les textes par vagues, entre janvier et février. Donner un avis sur leur intérêt, corriger tous les problèmes orthographiques, de concordance des temps, de ponctuation, d’espaces, de formulation, de rigueur géographique, etc…
Octobre à décembre : passer les messages pour relancer les rédacteurs et photographes. Messages lors de l’AG, au réseau de rédacteurs habituels, sur l’ICC, sur les lettres d’information.
Décembre à février :
– Tenue du « chemin de fer » de la revue, (le sommaire) sur une feuille excel, avec indication des rubriques, des textes et auteurs, du nombre de photo, du nombre de signes (volume des textes) et état d’avancement de chaque texte (en attente, reçu, relu par le rédac chef et diffusé au comité de relecture, corrigé définitif).
– Réception des textes et des photos.
– Vérification de la qualité des photos (pixels !). Au besoin, relance du rédacteur pour obtenir des images, ou alors recherche d’images d’illustration dans la petite photothèque du club, dans les images perso ou auprès de connaissances.
– Relecture et première correction de chaque texte par le rédac chef (il est inutile que chaque membre du comité de relecture ait à signaler les mêmes erreurs, coquilles ou fautes évidentes). Eventuellement, rédaction des titres et intertitres.
– Envoi des textes au comité de relecture. Suivant la météo et l’avancement de la saison, les relecteurs répondent entre 1 et 15 jours…
– Réception de toutes les corrections, et prise en compte dans la version définitive du texte. En général, chaque correcteur trouve des choses que les autres n’ont pas vues. Le rédac chef doit cependant choisir parmi les propositions de reformulation, les relecteurs ayant chacun leur vision du français, de la syntaxe ou de ce qu’il convient de publier en tenant compte du style de l’auteur… Il faut parfois expliquer pourquoi une correction n’est pas reprise !
– Relance des textes en retard, notamment pour la partie officielle (éditos, challenges ou autres, séjours, boutique…)
Février-mars
Dès que le volume de textes et d’images est suffisant, prise de contact avec la maquettiste pour lancer la mise en page du journal. Le rédac chef trouve le professionnel qui lui convient, à proximité ou pas…
Textes et photos doivent être précisément légendés pour qu’il n’y ait pas d’ambiguïtés (dans la formule actuelle, un texte est par exemple envoyé avec la référence A1, et toutes les photos qui le concernent sont aussi renommées A1). La sélection des photos est faite par le rédac chef.
Mars-avril
Mise en page progressive du journal. Echanges fréquents avec la maquettiste, (présentiel si possible, mails ou téléphone) notamment pour retrouver des photos manquantes, organiser l’ordre des textes dans chaque rubrique, la mise en page pouvant modifier l’ordre initialement prévu.
Envoi par mail de la maquette provisoire aux membres du comité de relecture, pour une dernière chasse aux erreurs (il en reste toujours, ou des photos ne sont pas au bon endroit, notamment dans la rubrique nécrologique…).
Le chemin de fer permet de définir un objectif de pagination (toujours un multiple de 4), et donc de demander des devis à des imprimeurs. Objectif impératif : ne pas dépasser 500 grammes pour la totalité de l’envoi (revue, enveloppe + éventuelles feuilles annexes séjour, boutique…) pour limiter les frais postaux. Donc il faut connaitre assez vite le nombre de feuillets annexes à joindre à la revue.
A la dernière minute, sollicitation de Daniel Bossard pour avoir la version la plus complète possible des différents tableaux vert-jaune-bleu. Edition au même moment du listing des étiquettes pour avoir le nombre réel d’envoi (on prévoit toujours quelques centaines de plus pour une diffusion « manuelle » par différents membres du CA plus les revues pour les nouveaux adhérents de l’année).
Avril
Choix de l’imprimeur, prévenu un peu à l’avance pour qu’il s’assure de son stock de papier.
Dès que l’on connait le nombre exact d’envois à faire (en séparant France et étranger), demandes de devis pour la mise sous plis (notamment s’il y a plusieurs feuilles annexes) puis le routage à la poste.
Mai
Validation du bon à tirer par le rédac chef. Impression. L’imprimeur doit livrer directement le routeur (le colis « revue » pèse plus d’une tonne…).Tenir compte de ce délai. La commande doit être précise pour le routeur, notamment pour insérer les bons documents dans les enveloppes. L’adresse de retour des non distribués est mise chez le rédac chef.
La revue part à la poste et donc chez les adhérents directement de chez le routeur. La seule exception peut concerner les revues pour l’étranger si le tarif proposé par le routeur n’est pas concurrentiel avec un tarif « envoi de livre pour la promotion du français » qui est particulièrement attractif… Dans ce cas, le rédac chef récupère les 300 revues « étranger » et gère l’envoi.
Juin à août
Le rédac chef reçoit chez lui les revues non distribuées par la poste (changements d’adresses non faits). Il faut alors rechercher les nouvelles coordonnées des membres (mails, téléphone…) et renvoyer un à un si c’est possible. Envoi d’une revue au dépôt légal à la Bibliothèque nationale de France à Paris (formulaire à remplir sur le site de la BNF).
Récupération chez le routeur du solde des revues, qui seront ensuite envoyées à de gros demandeurs (anciens dirigeants, responsable des inscriptions pour les nouveaux membres…), ou à l’unité (membres retardataires).
Stockage des anciennes revues chez soi, avant d’arriver à répartir tous les cartons à l’AG, aux séjours…

Info Cent Cols
Pour l’ICC, tout dépend de la répartition du travail avec le secrétaire. Tantôt c’est au rédac chef revue de faire la mise en page de l’ICC, tantôt c’est au secrétaire. Dans tous les cas, il y a une phase de relecture.
L’ICC diffusé par mail, le rédac chef revue s’assure que la version mail est bien imprimable pour les 80 membres non informatisés (pagination multiple de 4). Edition du listing des envois.
– Demande de devis à des imprimeurs (ou à un seul, pour 80 ex en noir et blanc l’important est de bien gérer la proximité).
– Impression de l’ICC.
– Achat des enveloppes et des étiquettes pour l’envoi.
– Mise sous pli (à la maison) des 80 exemplaires et envois à la poste.
– Gestion des retours (souvent des membres décédés, et du coup information des DT).

Organisation et gestion des séjours
Cette procédure est destinée aux membres de la commission séjours.
Préambule : trois fois par an, le Club propose des séjours à ses membres, occasions de se retrouver dans une atmosphère conviviale, occasions de faire du vélo, occasions de glaner quelques cols.
1. Planification des séjours

L’organisation des séjours du Club des Cent Cols comprend trois types de séjours :
– Séjour de Printemps, en général en avril-mai exceptionnellement en juin avec 150 participants environ ;
– Séjour d’été, avec une alternance des massifs et des mois d’été pour tenir compte des périodes de congés des personnes qui ont encore une activité professionnelle, avec une centaine de participants ;
– Séjour d’Automne accompagnant l’Assemblée générale du Club, en fin septembre-octobre (depuis le changement de l’exercice comptable), avec une centaine de participants, dont 40 à 80 avec hébergement.
–
2. Choix du site

Le choix du site dépend des critères suivants :
– Il faut qu’il y ait une topographie offrant un terrain de jeu pour les participants : paysages, richesse en nombre de cols (moins vrai pour le séjour d’automne), variété des circuits ;
– Il faut également un intérêt touristique. Ne pas oublier que nous sommes affiliés à la FFCT ;
– Il faut des hébergements offrant, d’une part, une capacité d’accueil et, d’autre part, une capacité de restauration suffisante, si possible en un même lieu sinon il reste la solution de proposer plusieurs services de restauration. Avec les années l’attente des participants en termes de confort n’a fait que croître. Les chambres sont prévues avec deux personnes. Ceci complique éventuellement la répartition, compte tenu du nombre croissant de couples avec un membre actif + un membre associé.
–
3. Contrat avec le ou les hébergeurs

L’offre des hébergements est très différente dans les pays européens.
Ainsi en France on dispose fréquemment de villages et résidences de vacances importants appartenant à des chaînes professionnelles de tourisme.
Celles-ci disposent de modèle de contrat standard pour les groupes qu’il est assez difficile de modifier.
En dehors de la France, l’offre d’hébergement est, en général, limitée à des hôtels avec des capacités plus modestes si bien que l’on est amené à s’appuyer sur plusieurs lieux d’hébergements.
4. Tarification des séjours
Une négociation est menée avec l’hébergeur (ou les hébergeurs) en respectant un cahier des charges transmis par le Club et qui comprend toutes les prestations envisagées. Très souvent des conditions particulières sont proposées comme le pot d’accueil offert, “un hébergement gratuit tous les x participants” ou, pour les partenaires de la FFCT, “une réduction de 5, voir 10 %” ou pour une réservation anticipée (early booking) une réduction également de 5 %.
4.1 Tarif séjour en pension complète :
Le tarif proposé par l’hébergeur (en ayant déduit, s’il y a lieu, les conditions particulières ci-dessus), (diminué des pots s’ils sont inclus dans le tarif proposé), est majoré d’une contribution aux frais généraux du club (actuellement fixée à 2%). On y ajoute une participation à l’agrément tourisme de la Chambre des Associations, une participation à l’assurance à la MAIF, la taxe de séjour.
4.2 Tarif forfait x repas du soir :
Le tarif proposé par l’hébergeur (en ayant déduit, s’il y a lieu, les conditions particulières ci-dessus), (diminué des pots s’ils sont inclus dans le tarif proposé), est majoré d’une contribution aux frais généraux du club (actuellement fixée à 2%). On y ajoute la participation à l’agrément tourisme de la Chambre des Associations, participation à l’assurance à la MAIF.
4.3 Tarif supplément chambre individuelle :
Il s’applique aux membres inscrits en pension complète qui ont demandé et obtenu une chambre individuelle. Il s’ajoute au tarif pension complète.
Le tarif proposé par l’hébergeur (en ayant déduit, s’il y a lieu, les conditions particulières ci-dessus) est majoré d’une contribution aux frais généraux du club (actuellement fixée à 2%).
4.4 Forfait frais d’organisation :
Il s’applique à tous les participants quelque soit la prestation choisie (pension complète, forfait 7 diners et ceux qui ne prennent ni hébergement ni restauration).
Il comprend : le livret (actuellement aux environs de 6€), les frais de préparation (reconnaissance des parcours…), des frais divers (parking, salles de réunion, salle pour la Boutique, etc.). Actuellement les pots d’accueil et de départ sont pris en charge par le club.
Le montant est majoré d’une contribution aux frais généraux du club (actuellement fixée à 2%).
Les membres associés ne paient pas ce forfait mais ne reçoivent pas de livret.
4.5 Assurance annulation et rapatriement facultative
Afin d’être en conformité avec la Loi Tourisme, le Club bénéficie d’un agrément qui lui permet d’organiser et gérer des séjours comme une agence professionnelle de tourisme.
Dans ce cadre, la loi nous oblige à proposer aux participants une assurance annulation et rapatriement facultative.
Avec la pandémie de la COVID 19 nous avons consulté la MAIF notre assureur habituel et GRITCHEN que nous proposait l’hébergeur Lou Riouclar.
GRITCHEN est le seul assureur couvrant le cas de la COVID. La MAIF exclut la pandémie de son offre.
La cotisation s’élève à 2.34% du montant des prestations choisies avec un minimum de 8€
Pour GRITCHEN il faut notifier à l’assureur les dates de début et de fin du séjour et ce pour chaque séjour.
Puis la liste des souscripteurs comprenant : la date de réservation, le N° de téléphone, l’adresse mail, le montant de la prestation assurée.
Ces opérations s’effectuent à partir de la date limite des inscriptions car en cas d’annulation d’un participant, le club lui remboursera intégralement les sommes versées jusqu’à cette date.
4.6 Assurance FFCT :
Elle s’applique à tous les participants (cycliste ou non cycliste) non adhérents à la FFCT. Elle est actuellement fixée à 1€ par jour.

5 Bulletin d’Inscription
Il comprend plusieurs rubriques répondant à différentes préoccupations, obligations etc. Il doit être adapté à chaque séjour.
Le Bulletin d’inscription est à considérer comme le contrat liant le Club des Cent Cols avec le participant. Il doit être conservé.
De ce fait, les conditions particulières figurant au verso sont à réviser en fonction de l’évolution de la situation sanitaire, juridique et économique.
Pour l’assurance annulation et rapatriement la date de départ de la souscription est la date de réservation au sein du Club.
6 Suivi des inscriptions
Pendant la période d’inscription, les membres de la commission Séjours reçoit les demandes (par courrier ou par mail à l’adresse ), ils les inscrivent sur une base de données, ils négocient avec l’hébergeur une possible adaptation du nombre de places et gèrent les éventuelles listes d’attente. Ils peuvent aussi avoir à gérer des désistements : rechercher un remplaçant éventuel, négocier avec l’hébergeur pour éviter une facturation, etc.
Ensuite, ils préparent les listes à remettre à l’établissement qui nous accueille, triées par type de prestation, répartition des chambres et mentionnant toutes les demandes particulières (“je voudrais être dans la même chambre que Pierre ou Paul”, “nous sommes un couple et nous voulons impérativement un lit matrimonial”… ou “deux lits séparés”, “j’ai besoin d’une chambre adaptée à mon handicap”, etc.).
Pour que le système fonctionne bien et que tous les membres soient servis avec équité, le Club a mis en place au fil du temps quelques règles de fonctionnement, qui sont susceptibles d’évoluer en fonction de contraintes ou nouvelles préoccupations.
• Ainsi, les bulletins d’inscriptions sont mis à la disposition des membres, en téléchargement sur le site précédée par l’envoi d’une lettre d’informations. Pour nos membres n’ayant pas d’adresse email, le bulletin leur est envoyé par courrier (soit avec l’ICC, soit avec la revue, soit par un canal différent lorsque les dates ne coincident pas)
• L’ordre de prise en compte des demandes d’inscription se fait selon la date d’envoi du chèque (cachet de la poste faisant foi) ou d’émission du virement).
• Le paiement du coût des séjours se fait soit par chèque (seulement en France) soit par virement bancaire. En revanche PayPal, dont les coûts sont prohibitifs, n’est pas disponible pour les séjours.
• Les chèques sont remis à l’encaissement au début du mois suivant leur réception, par souci d’équité avec les virements bancaires, débités immédiatement.
• L’envoi d’un bulletin par mail (comprenant les deux pages, au format pdf) est admis, avec un paiement par virement bancaire. Un envoi de bulletin d’inscription sans règlement associé (par exemple par e-mail sans copie du virement) n’est pris en compte qu’après réception du règlement.
• Ne sont pris en compte que les bulletins d’inscription correctement remplis.

Pour chaque séjour, un fichier de suivi des inscriptions est situé dans le drive de l’un des membres de la commission.
7 Parcours
Les parcours sont à l’initiative d’une équipe selon le Cahier des charges pour les séjours.
Les traces des parcours sont introduites sur le site du Club au moyen de l’application ccTour, un lien est mis sur le site à la rubrique parcours du séjour.
8 Livret et affiches
Un livret est rédigé à partir de logiciels comme Word© ou Publisher© puis imprimé au format Livret A5 (210 x 148 mm).
Une version A5 compressée est mise en ligne sur le site.
Des affiches des parcours sont réalisées au format A3 pour présenter les parcours pendant le séjour.
9 Rassemblement international Jean Perdoux et cadeau.
En lien avec l’équipe en charge des parcours, trouver un col où se déroulera le rassemblement international.
Demander à la mairie l’autorisation de stationner
Organiser le pot offert à tous les personnes venant à ce rassemblement et remise du cadeau.
Les coûts du pot et du cadeau sont imputés au budget communication.
10 Assemblée générale annuelle
Les frais liés à l’organisation de l’AG (location des salles, fournitures diverses, pot post AG, etc.) sont imputés au budget communication et en aucun cas ils sont inclus dans le tarif proposé aux participants au séjour d’automne.
11 Publication
La communication sur les séjours se fait par quatre canaux.
11.1 ICC
11.2 Revue

Dans la revue on présente le séjour d’Automne avec le bulletin d’inscription.
11.3 Site

Sur le site dans la Rubrique séjours on communique toutes informations nécessaires au séjour :
11.3.1 La présentation du séjour ;
11.3.2 La présentation de l’hébergement ;
11.3.3 La présentation des points d’intérêts touristiques ;
11.3.4 Les parcours avec les traces et les cartes dynamiques ;
11.3.5 Le livret.
11.4 Lettre d’informations

12 Rétro planning de l’organisation d’un séjour
Dans la suite on considérera que “J” est la date de début d’un séjour, les dates évoquées sont des dates “au plus tard” pour travailler dans la sérénité.
J – 3 ans à J – 2 ans recherche d’une région cible, vérification de l’intérêt “colistique”, recherche des possibilités d’hébergement, recherche d’une équipe potentiel de “locaux” pour préparer, notamment, les parcours.
J – 2 ans validation par le CA du choix de la région
J – 18 mois validation par le CA du choix de l’hébergement
Ensuite négociation des tarifs et du contrat (devis, disponibilités, conditions générales), lancement du travail sur les circuits, la préparation du livret, etc.
– Demander le tarif des prestations complémentaires (pot d’accueil, pot de départ, dîner festif, location de salle)

J – 1 an après validation par le CA et délégation de signature à la commission séjours, signature du contrat
Ensuite
• Respect des échéances de paiement par le trésorier,
• Préparation par la commission séjours (aidé par l’équipe locale et toutes les compétences nécessaire) du livret,
• Préparation de la grille tarifaire,
• Préparation du bulletin d’inscription, avec la date limite pour l’inscription (et l’éventuel remboursement sans frais en cas d’annulation), vers J – 45 jours à J – 30 jours (selon le contrat avec l’hébergeur)
• Préparation des parcours (avec validation externe à l’équipe, voir §7), des traces, des cartes et descriptifs,
• Préparation des textes à mettre sur le site et dans l’ICC ou la revue.
• Traduction des textes et autres documents.
• Mise en ligne des documents descriptifs. Etc.

Vers J – 6 mois validation de la grille tarifaire par le CA. Finalisation des documents.
Vers J – 5 mois mise en ligne des bulletins d’inscription.
Ensuite enregistrement des inscriptions jusqu’à la date limite
Ensuite transmission des éléments à l’hébergeur (nombres d’inscrits) et à l’assureur (selon prescriptions de celui-ci)
Ensuite suivi des éventuelles modifications des inscriptions
Vers J – 30 jours mise en ligne des circuits, des traces, du programme journalier
des parcours, du livret
Vers J -10 jours préparation et impression du trombinoscope (réalisé par Jean Marc Clément), du livret
J accueil des participants avec distribution du livret
Pendant le séjour, il s’assure que tout se déroule comme prévu et réalise les ajustements nécessaires tant avec l’hébergeur qu’avec les participants
À la fin du séjour vérification des quantités et de la facturation de l’hébergeur avant de régler le solde
J + 1 mois préparer le bilan financier, un retour d’expérience, etc.
13 Mise en oeuvre du contrat GRITCHEN « Résidence Tourisme avec Extension » n°6181
Ce contrat est un contrat réservoir, il faut pour chaque séjour effectuer les actions suivantes :
13.1 Communiquer la liste des souscripteurs avec leur nom, prénom, date de la réservation prise en compte par le Club des Cent Cols, adresse mail, le numéro de téléphone, le montant de la prestation assurée ;
13.2 Transmettre cette liste à GRITCHEN sous la forme d’un tableau EXCEL.
13.3 Le service souscription envoie une attestation de l’ensemble des souscripteurs.

Dans le même temps, cette attestation est envoyée automatiquement à chaque souscripteur par mail ou par courrier si le souscripteur n’a pas d’adresse mail.
13.4 Le service comptabilité de GRICHEN envoie une facture par mail environ un mois après le séjour.

;
13.5 Paiement par virement.

13.6 Instruction d’une annulation ou d’un rapatriement
Pour ce faire il faut que le souscripteur dispose des pièces suivantes qu’il devra fournir à l’assureur à l’adresse :

– Le Bulletin d’inscription qui fait office de contrat de réservation ;
– La facture globale de la réservation des souscripteurs établie par la commission séjours ;
– L’attestation d’assurance ;
– L’attestation d’annulation établie par la commission séjours ;

– Le questionnaire médical renseigné
Le service « sinistres » contacte le souscripteur par mail et lui communique un numéro de dossier.
Il peut suivre l’instruction du sinistre sur le site :
https://www.declare.fr
Le montant de l’indemnisation est versé sur le compte du souscripteur
14 Invitations
A chaque séjour, des invitations sont lancées pour le pot d’accueil (séjour de printemps et d’été), pour notre Assemblée générale.
– Le maire de la commune qui nous reçoit
– Codep
– Président du club cycliste local
– Presse

Les membres de la commission séjours sont membres du conseil d’administration :
ils participent à tous les débats de celui-ci et sont solidaires des décisions prises par le CA
Ils rendent compte de leurs actions au CA
Pour chaque séjour, ils mobilisent et animent une équipe de contributeurs, notamment pour la préparation des parcours et du livret
D’autres membres du CA les assistent pour certaines actions selon leur domaine de compétence ou de responsabilité (Trésorier, Responsable juridique, Communication, etc.)
Responsables bénévoles, il peuvent néanmoins engager raisonnablement des frais de fonctionnement (papeterie, notamment) et de déplacement qui ouvriront droit à remboursement

Fonction Responsable Boutique

La charge du responsable consiste à :
 assumer l’envoi de toutes les commandes reçues
 gérer et mettre à jour les stocks
 passer les commandes de réapprovisionnement des différents articles
 si possible, assurer la tenue d’une boutique lors des séjours

Les commandes :
La majorité des commandes est passées via le site, et arrive au responsable sous forme de mail. Il faut :
– enregistrer les commandes sur un tableau type Excel afin de faire le suivi, d’avoir l’historique, et de pouvoir faire des statistiques,
– s’assurer du règlement : si virement, à vérifier sur le site de la Société Générale, si règlement Paypal, vérifier sur le compte du club, si chèque prévoir une remise en banque. Toutes les coordonnées sont données par le trésorier. Lors d’une remise en banque, faire un mail au trésorier, en précisant pour chaque chèque la correspondance exacte des produits vendus.
– Procéder à Expédition.
Commandes reçues par courrier :
– Processus identique, mais il faut mettre à jour le stock manuellement(voir plus loin).
Envoi des commandes :
Quelques commandes peuvent être expédies sous forme de lettre, mais la plupart se fait par Colissimo. L’exception concerne les commandes de catalogues pour les non-membres pour lesquels l’envoi se fait par mail (Dossier PDF).
Cas particulier des Médailles 1000 cols : si l’acheteur souhaite faire graver un message au dos de la médaille, avant expédition faire un courrier à la Ste Trophées 73 – 59 Route de Chambéry – 73420 Viviers du Lac en indiquant le texte à graver. Joindreune enveloppe timbrée pour le retour.
Autres cas : commandes de Topos, demandes d’additifs annuels en support papier. Pour ces 2 cas, prévoir une impression papier en boutique type Allo Copy. Les frais de photocopie sont à compiler régulièrement avec les frais d’envoi des commandes sur un document « Note de frais Fournitures » fourni par le trésorier.
L’ensemble des commandes passées via le site est visible sur la page internet du site « Tableau de Bord – Club des Cent Cols «Rubrique WooCommerce », « Commandes ». Après expédition, se rendre sur cette page afin de solder la commande. Cliquer sur la ligne, cliquer « Action Groupée » « Terminée » « Appliquer».
Gestion du stock :
La mise à jour est automatique pour toutes les commandes informatiques. WordPress envoie un mail pour alerter lorsque le stock mini défini est atteint.
Pour les vêtements surtout, il est important de bien mettre à jour le stock pour toutes les commandes courrier, et surtout après les ventes séjours. Pour ce faire, aller sur « Tableau de Bord – Club des Cent Cols «. Rubrique Produits – Tous les produits – Sélectionner la catégorie – Filtrer – Sélectionner le produit – Variation – Mettre à jour (prix, Qté, etc…) puis valider.

Réapprovisionnement des vêtements :
Notre fournisseur actuel est la société :

MOA SPORT MANTOVANI VINCENZO S.R.L.
Via Roppi, 48
46033 Castel d’Ario (MN)
Italie
P. Iva 01335840201 – REA MN 152607
Cap.soc. € 338.000,00 i.v.

Contact commerciale : Alessandra Agostini. Parle français
Tel +39 0376660777

Assistante : Rebecca Gazzoli.Italien uniquement
Tel +39 0376660777

Etablir un projet de commandes des articles en fonction des ventes réalisées. Le proposer au Président et au trésorier pour accord. Puis négocier avec le fournisseur afin d’obtenir le meilleur compromis quantité/prix. Tenir compte du délai du fournisseur de l’ordre de 2 mois.
Pour tous les autres articles, les stocks sont actuellement conséquents. Des fournisseurs seront à trouver le moment voulu. Quelques commandes pour des cadeaux lors de séjour ont été effectuées avec la Ste AUMER Textiles 36 Av. du Général Gallieni, 10300 Sainte-Savine Tel : 03 25 71 93 62.

Boutique lors des séjours :
La vente de vêtements sur le lieu des séjours est toujours conséquente aussi est-il important – dans la mesure du possible – d’y être présent. Se procurer la liste des participants au séjour auprès des organisateurs, et leur envoyer un message en demandant les besoins, ce qui permet de préparer des pré-commandes. Néanmoins, il faut prévoir d’apporter un minimum des produits les plus demandés qui seront vendus sur place (Maillots, cuissards, gants et socquettes). Au retour ne pas oublier de mettre à jour le site.
Important :
Chaque fin d’exercice (fin décembre actuellement), un inventaire total est à réaliser et à communiquer au trésorier.
Le stock de vêtements est variable en fonction des ventes, mais peut être assez conséquent. Il faut donc avoir la possibilité de stocker chez soi une quinzaine de bacs soit un volume compris entre 1 et 2 m3,

Randonnées permanentes

Un responsable externe au CA assure la gestion des inscriptions et leur suivi. Il communique avec les inscrits ou répond aux demandes de renseignements et établit un bilan annuel qui est présenté en Assemblée générale.

Le  CA doit :

  • Assurer la mise à jour des carnets de route en fonction des nouveaux cols homologués ou des cols supprimés.
  • Editer les différents documents : flyers, carnets de route. L’impression est faite par le biais du contrat avec l’atelier de reprographie cité plus haut,
  • Monter éventuellement les dossiers pour labellisation FFCT des randonnées permanentes

Foire aux questions

Cette foire aux questions pourra être complétée au fur et à mesure des questions qui pourraient être posées.

Charge de travail et disponibilité

Q Combien de temps faut-il consacrer par jour pour être membre du CA ?

R Tout dépend du rôle et des tâches que vous acceptez de prendre sous votre responsabilité. Certains postes peuvent vous occuper à plein temps pendant plusieurs heures par jour pendant quelques mois, comme pour la Revue. D’autres sont plus étalés sur l’année. L’important est votre disponibilité tout au long de l’année pour les votes et autres activités impliquant le CA tout entier. En fonction des tâches que vous prendrez en charge, il faudra que vous puissiez être disponible aux périodes requises pour accomplir ces tâches lorsque celles-ci ont un échéancier fixe comme les séjours. Un responsable de séjour ne pourrait pas, par exemple, s’absenter pendant plusieurs semaines à l’approche de ce séjour.

Il est difficile d’avancer une évaluation précise de la charge de travail de chacun. Par essence le bénévolat exige une certaine disponibilité mais il est clair que certains sont plus disponibles que d’autres.

Q Est-il nécessaire pour tous les membres du CA de participer aux réunions semi-annuelles ?

R Dans la mesure du possible, oui. Notez que nos statuts stipulent à l’article 8bis qu’un membre du CA qui aura manqué trois réunions consécutives sans motif valable pourra être considéré comme démissionnaire. Les membres du CA sont remboursés de leurs frais de déplacement pour ces réunions.

Q Si je suis en vacances ou en déplacement professionnel est-il nécessaire pour moi de rester disponible électroniquement ?

R Non. Votre activité au CA (dans le cadre de tout bénévolat) doit rester une activité conviviale et ludique et non une contrainte, sauf pour les cas cités à la première question de cette section où vous devez assurer les tâches pour lesquelles vous vous serez engagé, votre temps professionnel et votre temps libre vous appartiennent complètement.

Q Que faire si après un certain temps au CA je m’aperçois que la charge de travail est trop lourde ?

R L’important est d’essayer de bien jauger la charge de travail avant de se porter candidat. Lisez bien le cahier des charges, parlez à des membres du CA actuel, contactez le Président, et ayez une idée claire de ce que vous pouvez apporter comme compétences et du temps libre dont vous disposez.

Une fois la répartition des charges faite, il est plus difficile de faire des changements. Si toutefois vous voulez ajuster votre charge de travail après une période de rodage, il y aura normalement assez de latitude et de flexibilité pour pouvoir procéder à des ajustements.

Q Dois-je participer à tous les séjours, à toutes les réunions, à toutes les AG ?

R Pour les réunions, voir ci-dessus. Il est normal que tous les membres du CA puissent autant que possible participer à l’Assemblée générale, qui est l’événement statutaire le plus important de la vie du club. La Concentration internationale d’été est également un moment fort qui bénéficie généralement de la présence de tous les membres du CA. Mais comme pour les réunions statutaires, une absence peut-être excusable.

Compétences

Q Dois-je disposer d’un certain équipement informatique pour pouvoir être membre du CA ?

R Votre choix de matériel, de connexion internet et de logiciel est entièrement le vôtre. Cependant, vous devez pouvoir lire, créer et modifier les documents de bureautique comme ceux de Microsoft Office, Libre Office ou Open Office.

Vous devez également avoir un accès internet haut-débit car de nombreux fichiers lourds sont fréquemment envoyés par mail ; vous devez disposer d’un navigateur récent, ainsi que d’un logiciel de messagerie pouvant traiter les fichiers lourds en pièces jointes.

Enfin, ce logiciel étant utilisé pour les audioconférences, vous devez avoir « Skype », ou au moins vous engager à l’installer pour participer aux réunions téléphoniques du CA. Skype est un logiciel gratuit, on peut aider un membre à l’installer et le prendre en mains.

Q Quelles autres compétences techniques dois-je avoir ?

R Ceci dépend naturellement des tâches auxquelles vous vous engagez. Le trésorier doit avoir des compétences basiques de comptabilité, bien qu’il ne soit pas nécessaire pour lui d’être expert-comptable dans la vie professionnelle (un atout, tout de même !).