Déclaration en ligne des cols

Aperçu

Les membres du Club des Cent Cols déclarent annuellement les cols par lesquels ils sont passés en envoyant une liste à leur délégué territorial. Cela peut traditionnellement se faire par l’envoi d’une liste écrite ou, pour simplifier le traitement, comme fichiers informatiques de type Excel ou Calc. Il est maintenant aussi possible d’entrer une liste de cols directement sur le site du club. Le présent article explique comment. Un court tutoriel sur la déclaration de cols est aussi disponible. Le cas des nouveaux membres est abordé en fin d’article.

Les membres ont aussi la possibilité d’enregistrer de manière indicative des cols qui ont déjà été déclarés officiellement dans le passé, avant l’introduction des déclarations en ligne. Une documentation spécifique est à disposition pour cela.

Préparation d’une liste de cols

La plupart des membres ont l’habitude de tenir une liste des cols par lesquels ils sont passés sous forme d’une feuille de calcul. Si ce n’est pas déjà le cas, des modèles simples ODS (Calc) et XLSX (Excel) sont proposés. À partir d’une telle liste, déclarer les cols en ligne se fait par simple copier / coller. Pour cela, il faut que les données suivantes soient chacune dans une colonne:

1. Le code du col: doit toujours être indiqué. Pour trouver les codes encore inconnus, il y a lieu de télécharger les catalogues nécessaires. Le code du pays (code ISO 3166 à deux lettres) doit toujours être présent au début du code du col.
2. Le nom du col, ou un des noms si le col a plusieurs noms.
3. L’altitude du col. Celle-ci peut éventuellement être omise, mais alors le nom donné doit vraiment bien correspondre au code. En effet, si l’altitude manque, elle ne peut pas être utilisée pour confirmer les cas douteux où l’orthographe du nom est trop approximative. Deux détails: il ne faut pas utiliser de séparateur de milliers, donc 1234 et pas 1 234 ou 1’234, et ne pas ajouter l’unité (m).
4. La date du passage à ce col: cette indication est facultative. La date peut être donnée par l’année, le mois et l’année ou le jour, le mois et l’année, par exemple: 2020, 8-2019 ou 25-6-2017. Pour les mois, il est impératif d’utiliser leur numéro et pas leur nom ou une abréviation. Cette date ne correspond pas forcément à l’année pour laquelle un col est compté, en particulier pour les cols reconnus plus tard.
5. D’autres commentaires à l’attention du DT sont possibles.

L’ordre des colonnes n’est pas essentiel mais pour éviter toute confusion l’altitude doit précéder la date et le nom doit précéder la description. Si votre propre fichier est d’une structure trop différente, il est conseillé d’utiliser quand même un des modèles ODS (Calc) et XLSX (Excel) pour préparer la liste à soumettre. Utiliser une feuille supplémentaire pour trier les colonnes dans l’ordre voulu (cf. ci-dessus) peut aussi être une bonne façon de faire. Il est en outre tout à fait possible de passer par un format CSV (texte brut), par exemple pour ceux qui disposent d’une base de données à partir de laquelle ils exportent leur liste.

Entrée de la liste

Sur le site du club, ce qui concerne les cols passés par les membres se trouve à cette adresse:
https://www.centcols.org/membres/cols/
Il faut se connecter comme membre pour atteindre cette page. Dans le menu qui s’affiche, il y a une rubrique pour la déclaration officielle des cols. En la choisissant, on obtient une page avec une grande case dans laquelle on peut coller sa liste de cols. Les données doivent être en colonnes comme expliqué ci-dessus (points 1 à 5). Et elles doivent être séparées par des virgules, des points-virgules ou des tabulateurs. Si vous les copiez depuis un tableur, les données sont automatiquement bien séparées.
En bas de la page, il faut choisir s’il s’agit d’une déclaration partielle ou finale. La différence, c’est qu’une déclaration partielle n’est pas directement envoyée au DT. Les cols sont enregistrés mais restent en attente de soumission. C’est lorsque sera envoyée une déclaration finale que le DT recevra l’ensemble des listes (partielles + définitive). À côté de ces options se trouve un bouton qui permet d’envoyer la liste. S’affiche alors une première analyse qui indique si les cols soumis ont été retrouvés dans la base de données des cols et si les noms et altitudes soumis correspondent. Cette analyse débouche sur un classement par catégories. Un tableau de ces catégories est présenté au dessus du tableau des cols soumis. Attention, à ce stade, rien n’est encore enregistré. Il s’agit dans un premier temps de vérifier si les données fournies ont été interprétées correctement. Plusieurs erreurs ou simples imprécisions peuvent faire que ce ne soit pas toujours le cas et il faut alors revenir à l’étape précédente pour corriger la liste. En cas de doute, il est recommandé de consulter la liste des questions les plus fréquentes à la fin du présent document.
Attention, les cols jugés invalides ne seront pas du tout enregistrés et donc pas soumis au DT. Ce sont par exemples ceux classés en catégorie 3 (données incomplètes ou incohérentes) ou en catégorie 6 (col déjà déclaré, exclusion, ou doublon). Pour rappel, les exclusions sont des cols avec deux passages codés (souvent un tunnel et un col sur la crête). Selon la règle du jeu, un seul peut être déclaré. Pour les cols frontaliers, il n’est possible de les déclarer qu’une seule fois, même s’ils ont deux codes.
Pour faciliter la vérification de votre liste, vous avez la possibilité de cliquer sur les entêtes des colonnes du tableau pour trier vos cols par code, par catégorie etc.

Envoi de la liste

Après avoir tout contrôlé et corrigé si nécessaire, l’enregistrement peut être effectué (bouton tout en bas de page).
Si la liste comporte des enregistrements invalides, un avertissement sera encore donné. Il y aura aussi un avertissement si des cols sont déclarés alors qu’ils avaient déjà été enregistrés à titre indicatif. Il n’est certes pas interdit d’enregistrer un col à titre indicatif puis de le déclarer plus tard. Mais dans la plupart des cas, les membres qui ont enregistré des cols les avaient déjà aussi déclarés par envoi d’une liste à leur DT. Ces cols ont alors déjà été comptés et il ne serait pas admissible de les redéclarer.
Dans le cas d’une déclaration finale, les membres devront rédiger un petit message à l’attention de leur DT, qui sera automatiquement averti.

Validation par le DT

Le DT verra le même classement en catégories que celui qui a été présenté au membre pour vérification. Ce classement va l’aider à décider quels cols peuvent être acceptés ou non. S’il le juge opportun, le DT pourra ajouter des commentaires concernant certains cols. Quand il enregistrera ses décisions, le membre en sera averti par un message automatique. Dans ce message, il y aura un lien qui permet de voir comment les cols déclarés ont été traités par le DT:
https://www.centcols.org/membres/cols/cols.php?andec=ancc

Nouveaux membres

Pour le moment, il n’est pas encore possible d’enregistrer les cols d’un non-membre. Quand un candidat présente sa liste initiale de cols, il doit donc d’abord être inscrit comme membre. C’est alors la personne responsable de l’inscription des nouveaux membres qui peut faire une déclaration initiale en se basant sur la liste qu’elle a reçue du candidat. Elle peut ensuite aussi accepter les cols valables et reporter leur nombre sur la fiche du nouveau membre.

Questions et réponses (FAQ)

Question: Pourquoi demander le nom et l’altitude du cols, alors que le code devrait suffire?
Réponse: En théorie, oui. Mais en pratique il est trop facile de faire une petite erreur sur un code.

Q: J’ai bien mis le code de tous mes cols, mais l’un d’eux est classé comme “code pas trouvé dans la base de données”. Pourquoi?
R: Il s’agit probablement d’une erreur de frappe. Ou alors il s’agit d’un code qui était présent dans un ancien catalogue régional d’Italie ou Espagne et ce code n’a pas été repris dans le catalogue national.

Q: Un col que j’ai fait en 2021 apparaît sans date mais avec une altitude de 2021 m. Pourquoi?
R: En soi, 2021 peut représenter aussi bien une année qu’une altitude. Pour faire la différence, il est nécessaire de toujours mettre l’altitude avant l’année de passage.

Q: Un de mes cols est classé comme “déjà déclaré ou doublon”. Comment est-ce que je peux vérifier si c’est bien le cas?
R: La première chose à faire est de vérifier sa liste. Sans oublier que le même col peut être présent sous des codes différents s’il est frontalier entre deux pays. Sinon, il faut ouvrir la page suivante et voir si ce col s’y trouve déjà avec un des états “nouveau”, “accepté” ou “refusé”:
https://www.centcols.org/membres/cols/cols.php

Q: Est-ce que je peux soumettre à nouveau un col qui avait été refusé mais qui est maintenant au catalogue?
R: Oui.

Q: Est-ce que je peux soumettre mes cols en plusieurs fois?
R: Oui. Utilisez pour cela l’option de déclaration partielle. Et réservez la déclaration finale pour la fin de l’année.

Q: J’ai fait des déclarations partielles et j’aimerais maintenant finaliser ma déclaration. Mais je n’ai plus d’autres cols à déclarer. Que faire?
R: Informez simplement votre DT et il traitera l’ensemble des cols déjà déclarés. Voir son adresse sur la page https://www.centcols.org/contact/ du site. Il est aussi possible de faire une déclaration finale sans aucun col.

Q: Dans un brevet routier, j’ai deux variantes d’un col qui s’excluent l’une l’autre. Je peux avoir le brevet avec une seule des variantes, mais comme je les ai passées les deux, j’aimerais qu’elles s’affichent les deux. Comme je ne peux en déclarer qu’une, comment faire pour la seconde?
R: Il est toujours possible, après avoir déclaré une variante, d’enregistrer l’autre variante à titre indicatif:
https://www.centcols.org/membres/cols/enregcols.php

Q: Dans ma liste des cols faits, que sont les cols dits “indicatifs”?
R: Reportez-vous à la documentation sur les liste de cols des membres:
https://www.centcols.org/membres/cols/

Q: Lorsque je soumets ma déclaration officielle, des cols apparaissent avec “indicatif” écrit en rouge dans la colonne état actuel et déclenchent un avertissement avant l’enregistrement. Pourquoi? Et que faire?
R: Vous aviez déjà enregistré les cols concernés avec l’outil Enregistrement autres cols. Vous devez revoir votre déclaration en appliquant les recommandations du tutoriel “Double déclaration”.