Home » FAQ » FAQ - Werking van de Raad van Bestuur

FAQ - Werking van de Raad van Bestuur

Deze pagina, bedoeld voor kandidaten voor de verkiezingen van de Raad van Bestuur van de Club des Cent Cols (CA), beschrijft en verklaart het mandaat van de CA, de algemene werking ervan (die kan veranderen als het nieuwe team dat wenst) en probeert een antwoord te geven op de belangrijkste vragen die kandidaten kunnen stellen.

Attention tout de même : cette page document peut sembler très longue car elle fait un inventaire exhaustif des charges du CA. Néanmoins, en dehors des tâches statutaires spécifiques à certains postes (président, secrétaire, trésorier), une répartition des autres tâches aura lieu au sein de l’équipe en fonction des disponibilités et compétences de chacun.  La liste exhaustive de toutes les tâches peut permettre à certains de se présenter en faisant mention de leurs compétences pour en assumer certaines.

Devenir membre du CA est une décision importante; si vous êtes élu, le club comptera sur votre engagement et votre implication dans votre rôle pour les quatre prochaines années. Le Conseil d’administration se réunit statutairement au moins deux fois par an : dans l’hiver avant la sortie de la revue annuelle et à  l’automne  avant l’Assemblée générale. Outre les conditions de quorum, il est souhaitable que le maximum de membres élus participe aux réunions pour qu’elles soient productives. Dans l’intervalle, les membres communiquent généralement par courriel pour traiter des sujets divers relatifs à la vie de la Confrérie. Des réunions téléphoniques via un  logiciel de téléconférence (facile à prendre en main) peuvent être organisées pour les sujets nécessitant des discussions approfondies.

Bestuurslid zijn is veel meer dan alleen vergaderingen bijwonen. Het overgrote deel van het werk vindt achter de schermen plaats en vereist een minimum aan vaardigheden op bepaalde gebieden. Ten eerste, een goed begrip van en een absoluut respect voor onze spelregels. Het bestuur staat garant voor de kwaliteit van onze halsbandcatalogi en in geval van geschillen binnen de nationale werkgroepen (WG's) is het het bestuur dat de uiteindelijke beslissing moet nemen, en zijn beslissing moet betrouwbaar zijn en binnen een aanvaardbare termijn worden genomen. Daarnaast is teamgeest essentieel. Dit betekent onder andere dat beslissingen collegiaal worden genomen.

Le CA assure de nombreuses tâches, certaines visibles et publiques, d’autres moins ou pas du tout, mais tout aussi importantes ; il faut donc laisser son égo à la porte. Le mot d’ordre est d’être au service des membres.

Également important est le temps disponible : bien remplir son rôle au CA peut être assez chronophage, ou, du moins, chronophage durant certaines époques de l’année, comme au moment de la revue ou de la préparation de l’Assemblée générale. L’essentiel de l’activité des dirigeants a lieu pendant l’hiver. Mai, Juin, Juillet et Août sont les mois les moins chargés.  C’est pourquoi la lecture de ce document est essentielle afin de se faire une idée sur la charge de travail impliquée.

En fait, bien que ce ne soit pas un prérequis statutaire, il faut disposer d’une connexion haut-débit adéquate et bien maîtriser les principaux outils informatiques : bureautique, en particulier Excel, Word (ou équivalents ouverts Open Office, Libre Office…), mail, web et si possible communications de groupe de type « Skype ». Les membres du CA étant, comme le reste des membres du club, très dispersés, il serait inconcevable de pouvoir être membre du CA sans être connecté via Internet.

We hopen dat dit document je zal helpen een weloverwogen beslissing te nemen en we wensen je veel leesplezier.

Bestuursstructuur

Het bestuur is momenteel beperkt tot maximaal elf leden.

Trois types de rôle existent :

• Drie statutaire posten benoemd : Trois personnes formant le « bureau » : président, secrétaire et trésorier. Ces trois personnes, distinctes, sont requises par la réglementation régissant les associations « Loi 1901 »
• Twee benoemde maar niet-statutaire posten Vice-voorzitter en adjunct-secretaris.
• Drie titelloze bestuursmandaten.

Certaines tâches doivent être accomplies statutairement par des personnes précises ; par exemple il va sans dire que la comptabilité est du domaine du trésorier, la communication officielle des comptes-rendus de réunions et d’assemblées, celle du secrétaire, et la rédaction du rapport moral, celle du président. En dehors de ces tâches, le reste du travail est distribué à tous les membres du CA selon leurs compétences et  souhaits ; les membres du bureau participent à toutes les tâches communes au CA et font aussi d’autres travaux, non-statutaires, qu’ils se sont engagés à faire.

In sommige gevallen, als het bestuur niet over de middelen, vaardigheden of tijd beschikt, kan het de hulp inroepen van leden van buiten het bestuur. Het bestuur blijft echter verantwoordelijk voor het werk van deze collega's. Het bekendste voorbeeld is dat van de regionale en nationale afgevaardigden, die tot de belangrijkste steunpilaren van de club behoren, maar wiens werk nog steeds onder de verantwoordelijkheid van het bestuur valt.

Le CA doit souvent voter sur des sujets précis. Chaque membre a une voix. Seule la voix du président est prépondérante en cas d’égalité. (NB : il n’y a jamais eu lieu d’appliquer cette mesure, la discussion ayant toujours permis de trancher les choses).

Elk lid van het bestuur kan, afhankelijk van zijn vaardigheden of wensen, deelnemen aan projecten zoals het ontwerpen van permanente wandelingen of lid worden van een werkgroep.

Statutaire rollen waaruit het bureau bestaat

Slechts bepaalde taken zijn statutair. De andere taken blijven normaal gesproken de verantwoordelijkheid van elk van deze functies, maar kunnen eventueel worden toevertrouwd aan andere leden van de Raad van Bestuur.

Deze drie leden delen ook een aantal andere taken, maar hun statutaire taken met wettelijke status moeten de prioriteit blijven.

Voorzitter

De voorzitter is moreel, juridisch en financieel verantwoordelijk voor de vereniging. Hij is verantwoordelijk voor de coördinatie van de verschillende organen en spelers, in het bijzonder de regionale coördinatoren, met het oog op het bevorderen van regionale bijeenkomsten...

Ci-dessous la liste indicative des tâches :

• Communicatie met de Algemeen Secretaris, Penningmeester en IT-Manager(s) over alle zaken die binnen hun opdracht vallen voordat ze het Bestuur en de Club toezeggen,
• Nauw samenwerken met de secretaris, agenda's en notulen van vergaderingen opstellen en proeflezen,
• Voor de benoeming van de Territoriale Afgevaardigden (TD), na discussies binnen het bestuur, het werven van leden met het profiel voor deze rol. Beheer van vertrek en hernieuwing van TD's. Dagelijkse controle van berichten op de TD-mailinglijst en beantwoorden van bepaalde fundamentele vragen, in het bijzonder over de toepassing van de spelregels,
• Reacties op suggesties en opmerkingen van politieke of controversiële aard die door leden in het openbaar of privé worden gemaakt,
• Aanwezigheid bij belangrijke vergaderingen om welkomst- en afscheidstoespraken te houden,
• Voorafgaand aan de Algemene Vergadering, het opstellen van het jaarverslag voor Infos Cent Cols, evenals het proeflezen van alle verslagen, teksten en inhoud van deze nieuwsbrief,
• Op de algemene vergadering wordt het jaarverslag voorgelezen en worden eventuele vragen van leden over de besproken onderwerpen beantwoord,
• Het hoofdartikel van het tijdschrift schrijven,
• Opstellen van nieuwsbrieven voor leden,
• Stem namens de club op federaal niveau,
• Participation aux réunions de comité départemental et ligue FFCT, et si possible à l’AG de la FFCT,
• Relaties onderhouden met andere broederschappen en aanverwante verenigingen,
• In sommige gevallen reageren op persinterviews namens de club,
• Contacten en uitnodigingen voor lokale gekozen vertegenwoordigers, FFCT-functionarissen, enz. voor de algemene vergadering en belangrijke bijeenkomsten,
• Houdt, in overleg met de andere bestuursleden, toezicht op de juridische aspecten van de activiteiten van de club (verzekeringen, reizen, intellectueel eigendom, etc.).

Secretaris

Le Secrétaire est le point d’entrée principal pour tous les courriers généraux envoyés au club, c’est lui, également, qui répond au numéro de téléphone principal du club. Il redistribue les demandes qu’il ne traite pas lui-même aux personnes concernées : les courriers spécifiques, par exemple les textes et photos pour la revue, les demandes d’achat de catalogues et de vêtements sont traitées directement par les personnes qui s’occupent de ces activités. Leurs adresses se trouvent dans la revue, dans la rubrique Contacts du site web du club.

De secretaris kan in deze taken worden bijgestaan door assistent-secretaris(sen).

• Registratie van nieuwe leden : Vérification des listes de cols. Création d’une fiche de membre électronique et inscription de toutes les coordonnées et « score » sur cette fiche. Rédaction d’une lettre d’accueil avec éventuellement commentaires sur la liste si des cols ont été refusés. Confection d’un diplôme et mise sous enveloppes de la revue + lettre d’accueil + diplôme + médaille. Conservation des documents papier ou électroniques reçus du nouveau membre. En tant que de besoin, prise de contact avec le nouveau membre pour parfaire sa liste.
• Communicatie Lezen en beantwoorden van brieven die naar het secretariaat worden gestuurd. Ontvangen en verwerken van enkele paslijsten en jaarabonnementen die rechtstreeks naar de secretaris worden gestuurd,
• Herinneringsbrieven versturen eenmaal per jaar gedrukt voor leden met een betalingsachterstand,
• Medailles Orders ontvangen. Graveren van medailles en verzending.
• Beoordeling : Envoi des revues aux membres existants qui cotisent en retard après l’envoi publiposté de la revue annuelle. Gestion du stock des revues anciennes et commercialisation éventuelle.
• Diploma's Deze omvatten: ad hoc uittreksels uit het THEL, in overleg met de TD's, regiocoördinatoren en reisleiders om potentiële ontvangers te identificeren, het afdrukken van de diploma's voor grote aantallen passen (500, 1000, 2000, enz.) die aan leden worden gegeven tijdens bijeenkomsten, reizen en op de Algemene Vergadering, het bijwerken van een geschikte database. Ten slotte bereiden we diploma's voor en sturen we ze naar leden die er uitdrukkelijk om vragen.
• Jaarlijkse Algemene Vergadering Opstellen van het jaarverslag, de uitnodiging voor de vergadering en publicatie via Info Cent Cols van de verschillende jaarverslagen die in stemming worden gebracht. Voorbereiding van het papieren en elektronische stemmateriaal. Ontvangen van de poststemmen van de leden. Voorbereiding van de telling van de stemmen (klasseren van de enveloppen in numerieke volgorde, registratie van de volmachten, enz,),
• De notulen opstellen verslag voor het tijdschrift.
• Administratieve betrekkingen avec les autorités préfectorales : il réalise avec la Préfecture de Haute- Savoie toutes les formalités légales auxquelles est assujetti le Club (déclarations diverses, enregistrement de documents, etc.)
• Statutaire vergaderingen de janvier et de septembre : invitation envoyée aux membres du CA + GT + DT + autres. Préparation de l’ordre du jour avec le président et après interrogation des différents intervenants invités. Préparation de la logistique.
• Een rapport opstellen,
• Archief Bewaren van de officiële documenten van de club voor de statutaire periode,
• Boekhouding : établissement de la comptabilité espèces et chèques qu’il reçoit (nouveaux membres, stands s’il y a lieu, et toute demande arrivée chez lui : cotisation annuelle, achat de catalogue etc.). Dépôt des chèques en banque et transmission de la comptabilité au trésorier.
• Cent Cols staat (Pâques en Provence, Semaine Fédérale, …). Relations avec la FFCT et les responsables locaux. Organisation générale, planification et pilotage, liaison avec ceux et celles qui seront sur ces stands selon zone géographique et disponibilité. Liaison avec les responsables du stock de vêtements et de papeterie (catalogues, guides Topo, etc.) pour avoir quelques articles à vendre sur ces stands. Pour cette activité, le secrétaire est épaulé depuis cette année par la personne en charge des boutiques (Bruno Litwin)
• Aandelen. De secretaris is normaal gesproken verantwoordelijk voor de fysieke voorraden van de club. In de praktijk wordt de kleding beheerd door iemand buiten het bestuur (momenteel Helène Laixnaire) en de papiervoorraad (catalogi, Topo-gidsen, enz.) door Gérard Birelli. Hij beheert ook de voorraden medailles (100 en 1000 flessen) en zorgt ervoor dat deze worden aangevuld.
• FFCT licentiebeheer Opstellen van het registratieformulier met geactualiseerde tarieven voor publicatie in Info Cent Cols en op de website. Registratie van licentieaanvragen. Versturen van cheques naar de penningmeester. Registreren van leden in het computersysteem van de Féderation. Relaties met de FFCT over licenties. Ontvangen van vergunningen van de FFCT. Vergunningen versturen naar geïnteresseerden (ongeveer honderd vergunningen per jaar).

Penningmeester

• Boekhouding Ontvangt facturen, doet betalingen, voert bankreconciliaties uit, stelt belanghebbenden op de hoogte van ontvangen overschrijvingen. Boekt de verkoop van kleding en kantoorbenodigdheden.
• Cheques afstorten opbrengsten van de verkoop op de bankrekening van de Club,
• Beheer Controleert de financiële voorwaarden van ontwerporders en ontwerpcontracten.
• Verificatie en presentatie Penningmeester: bereidt de jaarrekeningen van de club voor, levert de boekhoudkundige informatie die de accountants nodig hebben en stelt het financiële verslag voor de jaarlijkse algemene vergadering op en presenteert het.

Niet-wettelijke «benoemde» rollen

Le Vice-voorzitter peut remplacer le président en cas d’absence prolongée, ou si ce dernier est dans l’impossibilité de remplir ses fonctions. Il peut représenter le Président à certaines assemblées, mais ce remplacement est souvent dicté par la disponibilité et la géographie ;  le président peut donc désigner dans ces cas un représentant autre que le vice-président.

Le Assistent-secretaris assisteert de secretaresse waar nodig. Hij/zij heeft dezelfde toegangsrechten tot computerbestanden als de secretaresse.

Voor de rest van hun werk worden de vicevoorzitter en adjunct-secretaris op dezelfde manier behandeld als andere bestuursleden met een functie zonder naam (zie hieronder).

Naamloze« rollen»

De andere drie leden van de Raad van Bestuur delen samen met de vice-voorzitter en de adjunct-secretaris de meeste taken die voor de hele Raad van Bestuur gelden, en nemen ook taken op zich die specifiek voor hen zijn. Deze worden hieronder beschreven.

Gezamenlijke of specifieke taken binnen de Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur benoemt leden van de werkgroepen (GT) de accountants GT's, de Regionale en nationale afgevaardigden (DT) en regionale coördinatoren.

Des membres du CA peuvent représenter le club dans des instances ou groupes de travail externes avec rôle consultatif (exemple : travaux avec des commissions tourisme de conseils généraux…)

Stemmen over voorgestelde kragen

De nationale werkgroepen (WG's) stellen de passencatalogi op en beheren de wijzigingen (nieuwe passen, schrappingen, diverse wijzigingen) die uit het veld komen of die binnen de WG worden voorgesteld. Elke WG heeft een verificateur die ervoor zorgt dat het werk van de WG de spelregels volgt.

Un membre du CA est plus particulièrement chargé des relations et du suivi des travaux des GT :

• In geval van een geschil tussen de auditor en de meerderheid van de leden van de WG, legt de auditor de zaak voor aan het bestuur. Het bestuur moet dan stemmen om het geschil op te lossen.
• Stemmen moet gebeuren binnen aanvaardbare tijdslimieten, zodat het werk van de WG niet vertraagd wordt, en in volledige overeenstemming met de spelregels.
• Het informeert de WG's over de besluiten van het bestuur en houdt toezicht op de implementatie van eventuele aanvullingen.
• Les membres qui ont proposé des cols doivent pouvoir recevoir un accusé de réception et une information quant au traitement de leur demande.

Stemmingen over andere zaken

Bestuursleden moeten ook stemmen over een aantal administratieve en «morele» kwesties, en over hoe te reageren op suggesties en opmerkingen van leden, enz.

Over interne zaken of zaken waarbij het bestuur direct betrokken is, wordt gestemd via e-mail of andere online tools. Complexere zaken of zaken die de medewerking vereisen van andere vrijwilligers van de club, zoals WG's of TD's, worden meestal besproken op een halfjaarlijkse vergadering.

Jaarlijks overzicht

Het jaarlijkse magazine is het paradepaardje van de club en het belangrijkste communicatiekanaal met alle leden, of ze nu «aangesloten» zijn of niet.

De functie van hoofdredacteur van het tijdschrift is een bestuursfunctie en de taken van deze functie houden de zittende redacteur van december tot begin mei, of zelfs langer, bezig met het verwerken van retourzendingen en items die de geadresseerden niet hebben bereikt (nieuwe items, adrescorrecties, enz.).

Deux grands domaines pour les tâches du rédacteur en chef de la revue :

1. Milieu en algemene organisatie
2. De eigenlijke samenstelling van het tijdschrift

Dit document beschrijft het huidige proces. Wat de samenstelling van het tijdschrift betreft, heeft de hoofdredacteur de volledige vrijheid om het doel te bereiken (IT-tools, werkmethoden, geïnvesteerde tijd), d.w.z. de productie en levering van documenten.

1. Milieu en algemene organisatie
   • Lors de la première année d’exercice prospection préalable pour trouver un imprimeur : cahier des charges, demande de devis, et présentation des offres au CA pour le choix de l’imprimeur.Opmerking Aangezien het tijdschrift wordt samengesteld door een computergrafisch ontwerper, is het verkieslijk dat de hoofdredacteur geografisch dicht bij de drukker is (of de computergrafisch ontwerper als hij of zij niet tot de drukkerij behoort), die vaak zal moeten reizen om de levering van gegevens en de presentatie ervan in het tijdschrift te vergemakkelijken.
   • Samenstelling van de leescommissie en definitie van de werkmethoden met de aanmaak van een beoordelingsdossier dat via internet wordt gedeeld,
   • Définition précise du contenu des plis qui seront envoyé aux adhérents : revue + documents annexes (additifs de l’année, bulletins d’inscription et bons de commande divers),
   • Vaststellen van het productieschema van de drukker (computergrafieken en drukken van het tijdschrift + drukken van de verschillende bijlagen) en kiezen van de uiterste verzenddatum,
   • Via een klantenrekening direct mail-contracten opstellen met La Poste (filiaal PRO) voor de verzending van 2.500 zendingen in Frankrijk en in het buitenland, de datum vaststellen waarop de zendingen moeten worden bezorgd en de verdeling tussen Frankrijk en het buitenland aangeven,
   • Routinglabels afdrukken (in samenwerking met de IT-manager)
   • Zodra de drukker de complete verzegelde enveloppen heeft afgeleverd, worden professionele plastic kratten opgehaald bij het postkantoor om de enveloppen verzendklaar te vervoeren,
   • Organisatie van een etiketteergroep en etiketteersessie (normaal gesproken bij de redacteur thuis).
   • Afdrukken van per post verstuurde stortingsbewijzen,
   • Transport van de ongeveer honderd gevulde kratten naar het postkantoor (in de voertuigen van de vrijwilligers van de etiketteergroep).
2. Samenstelling van het tijdschrift
   • De hoofdredacteur ontvangt tekst en foto's van leden per e-mail en legt deze elektronisch vast, tekst aan de ene kant en foto's aan de andere kant.
   • Het voert de manuscripten in (het kan de hulp inroepen van vrijwillige leden van de leescommissie) en vertaalt de teksten in het Engels, Italiaans of Duits of zorgt ervoor dat deze vertaald worden.
   • Het leest en corrigeert de teksten en biedt auteurs van erg lange teksten een kortere versie aan.
   • Het stuurt de teksten in batches naar de leescommissie, die het leidt en vraagt tot het einde van het proces van het selecteren en classificeren van de artikelen, en het selecteren en formuleren van de secties.
   • Zij ontvangt de versies van de teksten die door de leden van de leescommissie zijn nagelezen en gecorrigeerd en vat de correcties en suggesties samen (uitgebreide communicatie per e-mail voor bepaalde teksten).
   • Het zorgt ervoor dat alle leden van de leescommissie de quoteringstabel bijwerken, die zal worden gebruikt om de teksten te rangschikken op inhoud en vorm, en om te bepalen in welke sectie ze uiteindelijk zullen worden gepubliceerd.
   • Opnieuw in overleg met het redactiecomité en op basis van de classificatie die voortvloeit uit de cijfers die aan de teksten zijn toegekend, stelt hij de inhoudsopgave van het tijdschrift op, die tot nu toe is vastgesteld op 80 pagina's, waarbij bepaalde teksten dus niet zijn gehandhaafd, ook al zijn ze met dezelfde aandacht onderzocht. De inhoudsopgave, het werkinstrument van de grafisch ontwerper, bevat een schatting van de ruimte die elk van de teksten in beslag zal nemen.
   • Hij kiest de foto's die bij de artikels horen (uit de foto's die de auteurs van de teksten opsturen als ze van voldoende kwaliteit zijn of uit de duizenden foto's die de leden opsturen, gesorteerd en opgeslagen in de fotobibliotheken die hij elk jaar aanlegt), communiceert met de auteurs als dat nodig is om de foto's in hoge definitie op te sturen.
   • Voor een eerste lay-out met behulp van de zetsoftware stuurt hij de computergrafisch ontwerper, in de vorm van geïndividualiseerde en genummerde mappen volgens de inhoudsopgave, elk van de teksten vergezeld van de gekozen foto's met bijschrift.
   • Hij werkt bij de drukker samen met de grafisch ontwerper (2 tot 4 uur per dag, 2 tot 3 keer per week gedurende 4 weken, van half maart tot half april) om de lay-out te perfectioneren of opnieuw te doen, de inhoud van de katernen in evenwicht te brengen en te zorgen voor een goede balans tussen tekst en foto's.
   • hij haalt het tijdschrift op in PDF-formaat, stuurt het door naar het bestuur en de leescommissie voor proeflezen en correcties, en doet dit zo vaak als er fouten zijn, zonder de met de drukker afgesproken termijn voor het starten van het drukproces te overschrijden
   • Ze ontvangen of maken hun eigen documenten voor bij het tijdschrift (erelijst, statistieken, inschrijfformulieren voor vakanties en AVA's, verschillende bestelformulieren), die ze ook afdrukken.
   • Hij geeft het startsein voor het afdrukken en verzamelt de verzegelde enveloppen binnen ongeveer tien dagen, begint ze te labelen en levert ze in de eerste week van mei af op het postkantoor.
   • Jaarlijks wordt het kledingbestelformulier (voor- en achterkant) bijgewerkt of nagemaakt met de verschillende prijzen en de gekozen nieuwe modellen, voor publicatie in de Revue en op de website.

Meerdaagse fietsroutes

Een manager van buiten het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de registraties. Hij of zij communiceert met de inschrijvers of beantwoordt verzoeken om informatie en stelt een jaarverslag op dat wordt gepresenteerd op de Algemene Vergadering.

Le  CA doit :

• Het bijwerken van de routeboeken om rekening te houden met nieuwe of ingetrokken goedgekeurde passen.
• Editer les différents documents : flyers, carnets de route. L’impression est faite par le biais du contrat avec l’atelier de reprographie cité plus haut,
• Indien nodig, aanvragen voorbereiden voor FFCT-certificering van permanente rondleidingen

Veelgestelde vragen

Deze veelgestelde vragen kunnen worden aangevuld als en wanneer zich vragen voordoen.

Werkbelasting en beschikbaarheid

Q Combien de temps faut-il consacrer par jour pour être membre du CA ?

R Het hangt allemaal af van de rol en de taken die je op je neemt. Sommige banen kunnen je een paar maanden fulltime enkele uren per dag bezig houden, zoals bij de Revue. Andere zijn meer verspreid over het jaar. Het belangrijkste is dat je het hele jaar door beschikbaar bent voor stemmingen en andere activiteiten waarbij het hele bestuur betrokken is. Afhankelijk van de taken die je op je neemt, moet je beschikbaar zijn op de tijden die nodig zijn om deze taken te voltooien als ze een vast tijdschema hebben, zoals vakanties. Een reisleider kan bijvoorbeeld niet enkele weken afwezig zijn in de aanloop naar een reis.

Het is moeilijk om de werkbelasting van elk individu precies in te schatten. In wezen vereist vrijwilligerswerk een zekere mate van beschikbaarheid, maar het is duidelijk dat sommige mensen meer beschikbaar zijn dan anderen.

Q Est-il nécessaire pour tous les membres du CA de participer aux réunions semi-annuelles ?

R Voor zover mogelijk, ja. Artikel 8 van onze statuten luidt als volgt^bis Elk bestuurslid dat zonder geldige reden drie achtereenvolgende vergaderingen mist, kan worden geacht ontslag te hebben genomen. Bestuursleden krijgen hun reiskosten voor deze vergaderingen vergoed.

Q Si je suis en vacances ou en déplacement professionnel est-il nécessaire pour moi de rester disponible électroniquement ?

R Nee. Je activiteit in de raad van bestuur (als onderdeel van vrijwilligerswerk) moet een gezellige en leuke activiteit blijven en geen verplichting, behalve in de gevallen die in de eerste vraag van deze paragraaf worden genoemd, waarin je de taken moet uitvoeren waarvoor je je hebt opgegeven.

Q Que faire si après un certain temps au CA je m’aperçois que la charge de travail est trop lourde ?

R Het belangrijkste is om een goed beeld te krijgen van de werkbelasting voordat je solliciteert. Lees de taakomschrijving zorgvuldig, praat met leden van het huidige bestuur, neem contact op met de voorzitter en krijg een duidelijk beeld van welke vaardigheden je kunt inbrengen en hoeveel vrije tijd je hebt.

Als de werklast eenmaal is toegewezen, is het moeilijker om veranderingen aan te brengen. Als je echter na een inloopperiode je werklast wilt aanpassen, is er normaal gesproken voldoende speelruimte en flexibiliteit om aanpassingen te maken.

Q Dois-je participer à tous les séjours, à toutes les réunions, à toutes les AG ?

R Voor vergaderingen, zie hierboven. Voor zover mogelijk moeten alle bestuursleden de Algemene Vergadering kunnen bijwonen, de belangrijkste statutaire gebeurtenis in het leven van de club. De internationale zomerbijeenkomst is ook een belangrijke gebeurtenis, die meestal door alle bestuursleden wordt bijgewoond. Maar net als bij de statutaire vergaderingen kan een afwezigheid worden verontschuldigd.

Vaardigheden

Q Dois-je disposer d’un certain équipement informatique pour pouvoir être membre du CA ?

R De keuze van hardware, internetverbinding en software is geheel aan jou. Je moet echter wel kantoordocumenten zoals die van Microsoft Office, Libre Office of Open Office kunnen lezen, maken en bewerken.

Vous devez également avoir un accès internet haut-débit car de nombreux fichiers lourds sont fréquemment envoyés par mail ; vous devez disposer d’un navigateur récent, ainsi que d’un logiciel de messagerie pouvant traiter les fichiers lourds en pièces jointes.

Tot slot, aangezien deze software wordt gebruikt voor audioconferenties, moet je «Skype» hebben, of het op zijn minst proberen te installeren, om te kunnen deelnemen aan telefonische vergaderingen van het bestuur. Skype is gratis software en je kunt een lid helpen het te installeren en ermee te leren werken.

Q Quelles autres compétences techniques dois-je avoir ?

R Ceci dépend naturellement des tâches auxquelles vous vous engagez. Le trésorier doit avoir des compétences basiques de comptabilité, bien qu’il ne soit pas nécessaire pour lui d’être expert-comptable dans la vie professionnelle (un atout, tout de même !).