Home » FAQ » FAQ - Werking van de Raad van Bestuur

FAQ - Werking van de Raad van Bestuur

Deze pagina, bedoeld voor kandidaten voor de verkiezingen van de Raad van Bestuur van de Club des Cent Cols (CA), beschrijft en verklaart het mandaat van de CA, de algemene werking ervan (die kan veranderen als het nieuwe team dat wenst) en probeert een antwoord te geven op de belangrijkste vragen die kandidaten kunnen stellen.

Let op: dit document kan erg lang lijken, omdat het een uitputtende lijst geeft van de taken van het bestuur. Naast de statutaire taken die specifiek zijn voor bepaalde functies (voorzitter, secretaris, penningmeester), zullen andere taken binnen het team worden verdeeld op basis van de beschikbaarheid en vaardigheden van elk lid. De uitputtende lijst van alle taken kan sommige leden de kans geven om zichzelf naar voren te schuiven door hun vaardigheden te vermelden om bepaalde taken op zich te nemen.

Lid worden van de Raad van Bestuur is een belangrijke beslissing; als je wordt gekozen, rekent de club de komende vier jaar op je inzet en betrokkenheid in je rol. Statutair vergadert de Raad van Bestuur ten minste twee keer per jaar: in de winter voor de publicatie van het jaaroverzicht en in de herfst voor de jaarlijkse Algemene Vergadering. Naast de quorumvereisten is het wenselijk dat zoveel mogelijk gekozen leden de vergaderingen bijwonen om ervoor te zorgen dat ze productief zijn. In de tussentijd communiceren de leden over het algemeen via e-mail om verschillende onderwerpen met betrekking tot het leven van de Confrérie te bespreken. Voor onderwerpen die een diepgaande discussie vereisen, kunnen telefonische vergaderingen worden georganiseerd met behulp van software voor teleconferenties (die gemakkelijk aan te leren is).

Bestuurslid zijn is veel meer dan alleen vergaderingen bijwonen. Het overgrote deel van het werk vindt achter de schermen plaats en vereist een minimum aan vaardigheden op bepaalde gebieden. Ten eerste, een goed begrip van en een absoluut respect voor onze spelregels. Het bestuur staat garant voor de kwaliteit van onze halsbandcatalogi en in geval van geschillen binnen de nationale werkgroepen (WG's) is het het bestuur dat de uiteindelijke beslissing moet nemen, en zijn beslissing moet betrouwbaar zijn en binnen een aanvaardbare termijn worden genomen. Daarnaast is teamgeest essentieel. Dit betekent onder andere dat beslissingen collegiaal worden genomen.

Het bestuur voert vele taken uit, sommige zichtbaar en openbaar, andere minder of helemaal niet, maar net zo belangrijk; je moet je ego achterlaten. Het parool is om in dienst te staan van onze leden.

Even belangrijk is de beschikbare tijd: het vervullen van je rol in het bestuur kan behoorlijk tijdrovend zijn, of in ieder geval tijdrovend tijdens bepaalde perioden van het jaar, zoals de evaluatie of de voorbereiding van de AVA. De meeste activiteiten van de bestuursleden vinden plaats in de winter. Mei, juni, juli en augustus zijn de minst drukke maanden. Daarom is het essentieel om dit document te lezen om een idee te krijgen van de werkdruk.

Hoewel dit geen wettelijke vereiste is, moet je in feite beschikken over een adequate breedbandverbinding en een goede beheersing van de belangrijkste IT-tools: kantoorautomatisering, in het bijzonder Excel, Word (of open equivalenten zoals Open Office, Libre Office, enz.), e-mail, het web en, indien mogelijk, groepscommunicatie zoals «Skype». Aangezien de leden van het bestuur, net als de rest van de club, wijd verspreid zijn, is het ondenkbaar om bestuurslid te zijn zonder internetverbinding.

We hopen dat dit document je zal helpen een weloverwogen beslissing te nemen en we wensen je veel leesplezier.

Bestuursstructuur

Het bestuur is momenteel beperkt tot maximaal elf leden.

Er zijn drie soorten rollen:

• Drie statutaire posten benoemd Het «Bureau» bestaat uit drie personen: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Deze drie verschillende personen zijn verplicht volgens de regels van de «Loi 1901» voor verenigingen.»
• Twee benoemde maar niet-statutaire posten Vice-voorzitter en adjunct-secretaris.
• Drie titelloze bestuursmandaten.

Het spreekt bijvoorbeeld voor zich dat de penningmeester verantwoordelijk is voor de boekhouding, de secretaris voor de officiële communicatie van de notulen van vergaderingen en bijeenkomsten en de voorzitter voor het opstellen van het jaarverslag. Afgezien van deze taken wordt de rest van het werk verdeeld onder alle leden van het bestuur, afhankelijk van hun vaardigheden en wensen; de leden van het uitvoerend comité nemen deel aan alle gemeenschappelijke taken van het bestuur en doen ook ander, niet-wettelijk werk dat zij op zich hebben genomen.

In sommige gevallen, als het bestuur niet over de middelen, vaardigheden of tijd beschikt, kan het de hulp inroepen van leden van buiten het bestuur. Het bestuur blijft echter verantwoordelijk voor het werk van deze collega's. Het bekendste voorbeeld is dat van de regionale en nationale afgevaardigden, die tot de belangrijkste steunpilaren van de club behoren, maar wiens werk nog steeds onder de verantwoordelijkheid van het bestuur valt.

Het bestuur moet vaak stemmen over specifieke kwesties. Elk lid heeft één stem. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. (NB: het is nooit nodig geweest om deze maatregel toe te passen, omdat zaken altijd konden worden opgelost door middel van discussie).

Elk lid van het bestuur kan, afhankelijk van zijn vaardigheden of wensen, deelnemen aan projecten zoals het ontwerpen van permanente wandelingen of lid worden van een werkgroep.

Statutaire rollen waaruit het bureau bestaat

Slechts bepaalde taken zijn statutair. De andere taken blijven normaal gesproken de verantwoordelijkheid van elk van deze functies, maar kunnen eventueel worden toevertrouwd aan andere leden van de Raad van Bestuur.

Deze drie leden delen ook een aantal andere taken, maar hun statutaire taken met wettelijke status moeten de prioriteit blijven.

Voorzitter

De voorzitter is moreel, juridisch en financieel verantwoordelijk voor de vereniging. Hij is verantwoordelijk voor de coördinatie van de verschillende organen en spelers, in het bijzonder de regionale coördinatoren, met het oog op het bevorderen van regionale bijeenkomsten...

Hieronder volgt een indicatieve lijst met taken:

• Communicatie met de Algemeen Secretaris, Penningmeester en IT-Manager(s) over alle zaken die binnen hun opdracht vallen voordat ze het Bestuur en de Club toezeggen,
• Nauw samenwerken met de secretaris, agenda's en notulen van vergaderingen opstellen en proeflezen,
• Voor de benoeming van de Territoriale Afgevaardigden (TD), na discussies binnen het bestuur, het werven van leden met het profiel voor deze rol. Beheer van vertrek en hernieuwing van TD's. Dagelijkse controle van berichten op de TD-mailinglijst en beantwoorden van bepaalde fundamentele vragen, in het bijzonder over de toepassing van de spelregels,
• Reacties op suggesties en opmerkingen van politieke of controversiële aard die door leden in het openbaar of privé worden gemaakt,
• Aanwezigheid bij belangrijke vergaderingen om welkomst- en afscheidstoespraken te houden,
• Voorafgaand aan de Algemene Vergadering, het opstellen van het jaarverslag voor Infos Cent Cols, evenals het proeflezen van alle verslagen, teksten en inhoud van deze nieuwsbrief,
• Op de algemene vergadering wordt het jaarverslag voorgelezen en worden eventuele vragen van leden over de besproken onderwerpen beantwoord,
• Het hoofdartikel van het tijdschrift schrijven,
• Opstellen van nieuwsbrieven voor leden,
• Stem namens de club op federaal niveau,
• Aanwezigheid bij de FFCT afdelingscommissie en competitiebijeenkomsten, en indien mogelijk de FFCT AVM,
• Relaties onderhouden met andere broederschappen en aanverwante verenigingen,
• In sommige gevallen reageren op persinterviews namens de club,
• Contacten en uitnodigingen voor lokale gekozen vertegenwoordigers, FFCT-functionarissen, enz. voor de algemene vergadering en belangrijke bijeenkomsten,
• Houdt, in overleg met de andere bestuursleden, toezicht op de juridische aspecten van de activiteiten van de club (verzekeringen, reizen, intellectueel eigendom, etc.).

Secretaris

De secretaris is het belangrijkste aanspreekpunt voor alle algemene correspondentie die naar de club wordt gestuurd en beantwoordt ook het belangrijkste telefoonnummer van de club. Specifieke correspondentie, bijvoorbeeld teksten en foto's voor het clubblad, aanvragen voor catalogi en kleding, wordt rechtstreeks behandeld door de mensen die verantwoordelijk zijn voor deze activiteiten. Hun adressen zijn te vinden in het tijdschrift en in het gedeelte Contacten op de website van de club.

De secretaris kan in deze taken worden bijgestaan door assistent-secretaris(sen).

• Registratie van nieuwe leden Controleren van paslijsten. Aanmaken van een elektronisch ledenformulier en opnemen van alle contactgegevens en «score» op dit formulier. Opstellen van een welkomstbrief met eventuele opmerkingen over de lijst als er halsbanden zijn afgekeurd. Opstellen van een diploma en omslag van het magazine + welkomstbrief + diploma + medaille. Bewaren van papieren of elektronische documenten die van het nieuwe lid zijn ontvangen. Indien nodig contact opnemen met het nieuwe lid om de lijst aan te vullen.
• Communicatie Lezen en beantwoorden van brieven die naar het secretariaat worden gestuurd. Ontvangen en verwerken van enkele paslijsten en jaarabonnementen die rechtstreeks naar de secretaris worden gestuurd,
• Herinneringsbrieven versturen eenmaal per jaar gedrukt voor leden met een betalingsachterstand,
• Medailles Orders ontvangen. Graveren van medailles en verzending.
• Beoordeling Verzenden van tijdschriften naar bestaande leden die te laat contributie betalen nadat het jaarlijkse tijdschrift is verzonden. Beheer van de voorraad oude tijdschriften en mogelijke marketing.
• Diploma's Deze omvatten: ad hoc uittreksels uit het THEL, in overleg met de TD's, regiocoördinatoren en reisleiders om potentiële ontvangers te identificeren, het afdrukken van de diploma's voor grote aantallen passen (500, 1000, 2000, enz.) die aan leden worden gegeven tijdens bijeenkomsten, reizen en op de Algemene Vergadering, het bijwerken van een geschikte database. Ten slotte bereiden we diploma's voor en sturen we ze naar leden die er uitdrukkelijk om vragen.
• Jaarlijkse Algemene Vergadering Opstellen van het jaarverslag, de uitnodiging voor de vergadering en publicatie via Info Cent Cols van de verschillende jaarverslagen die in stemming worden gebracht. Voorbereiding van het papieren en elektronische stemmateriaal. Ontvangen van de poststemmen van de leden. Voorbereiding van de telling van de stemmen (klasseren van de enveloppen in numerieke volgorde, registratie van de volmachten, enz,),
• De notulen opstellen verslag voor het tijdschrift.
• Administratieve betrekkingen met de prefectuur: er wordt samengewerkt met de prefectuur van de Haute-Savoie voor het uitvoeren van alle wettelijke formaliteiten waaraan de Club is onderworpen (verschillende verklaringen, registratie van documenten, etc.).
• Statutaire vergaderingen Januari en september: uitnodiging gestuurd naar leden van het bestuur + WG + TD + anderen. Opstellen van de agenda met de voorzitter en na interviewen van de verschillende gastsprekers. Voorbereiding van de logistiek.
• Een rapport opstellen,
• Archief Bewaren van de officiële documenten van de club voor de statutaire periode,
• Boekhouding Kas- en chequeboekhouding: ontvangen contanten en cheques (nieuwe leden, standen indien van toepassing, en alle ontvangen verzoeken: jaarabonnement, aankoop catalogus, enz.) De cheques op de bank storten en de rekeningen doorgeven aan de penningmeester.
• Cent Cols staat (Pasen in de Provence, Semaine Fédérale, enz.). Relaties met de FFCT en lokale ambtenaren. Algemene organisatie, planning en beheer, contacten met de personen die op deze stands aanwezig zullen zijn, afhankelijk van het geografische gebied en de beschikbaarheid. Contacten onderhouden met de verantwoordelijken van de kleding- en kantoorartikelenvoorraad (catalogi, Topogidsen, enz.) om enkele artikelen te verkrijgen die op deze stands kunnen worden verkocht. Voor deze activiteit wordt de secretaris sinds dit jaar ondersteund door de verantwoordelijke van de winkels (Bruno Litwin).
• Aandelen. De secretaris is normaal gesproken verantwoordelijk voor de fysieke voorraden van de club. In de praktijk wordt de kleding beheerd door iemand buiten het bestuur (momenteel Helène Laixnaire) en de papiervoorraad (catalogi, Topo-gidsen, enz.) door Gérard Birelli. Hij beheert ook de voorraden medailles (100 en 1000 flessen) en zorgt ervoor dat deze worden aangevuld.
• FFCT licentiebeheer Opstellen van het registratieformulier met geactualiseerde tarieven voor publicatie in Info Cent Cols en op de website. Registratie van licentieaanvragen. Versturen van cheques naar de penningmeester. Registreren van leden in het computersysteem van de Féderation. Relaties met de FFCT over licenties. Ontvangen van vergunningen van de FFCT. Vergunningen versturen naar geïnteresseerden (ongeveer honderd vergunningen per jaar).

Penningmeester

• Boekhouding Ontvangt facturen, doet betalingen, voert bankreconciliaties uit, stelt belanghebbenden op de hoogte van ontvangen overschrijvingen. Boekt de verkoop van kleding en kantoorbenodigdheden.
• Cheques afstorten opbrengsten van de verkoop op de bankrekening van de Club,
• Beheer Controleert de financiële voorwaarden van ontwerporders en ontwerpcontracten.
• Verificatie en presentatie Penningmeester: bereidt de jaarrekeningen van de club voor, levert de boekhoudkundige informatie die de accountants nodig hebben en stelt het financiële verslag voor de jaarlijkse algemene vergadering op en presenteert het.

Niet-wettelijke «benoemde» rollen

Le Vice-voorzitter kan de voorzitter vervangen bij langdurige afwezigheid of als de voorzitter zijn taken niet kan vervullen. Hij kan de Voorzitter vertegenwoordigen op bepaalde vergaderingen, maar deze vervanging is vaak afhankelijk van beschikbaarheid en geografie; de Voorzitter kan daarom in dergelijke gevallen een andere vertegenwoordiger aanwijzen dan de Ondervoorzitter.

Le Assistent-secretaris assisteert de secretaresse waar nodig. Hij/zij heeft dezelfde toegangsrechten tot computerbestanden als de secretaresse.

Voor de rest van hun werk worden de vicevoorzitter en adjunct-secretaris op dezelfde manier behandeld als andere bestuursleden met een functie zonder naam (zie hieronder).

Naamloze« rollen»

De andere drie leden van de Raad van Bestuur delen samen met de vice-voorzitter en de adjunct-secretaris de meeste taken die voor de hele Raad van Bestuur gelden, en nemen ook taken op zich die specifiek voor hen zijn. Deze worden hieronder beschreven.

Gezamenlijke of specifieke taken binnen de Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur benoemt leden van de werkgroepen (GT) de accountants GT's, de Regionale en nationale afgevaardigden (DT) en regionale coördinatoren.

Bestuursleden kunnen de club vertegenwoordigen in externe organen of werkgroepen in een adviserende rol (bijv. werken met de toerisme commissies van regionale raden, etc.).

Stemmen over voorgestelde kragen

De nationale werkgroepen (WG's) stellen de passencatalogi op en beheren de wijzigingen (nieuwe passen, schrappingen, diverse wijzigingen) die uit het veld komen of die binnen de WG worden voorgesteld. Elke WG heeft een verificateur die ervoor zorgt dat het werk van de WG de spelregels volgt.

Eén lid van het bestuur is specifiek verantwoordelijk voor de relaties met en het toezicht op het werk van de WG's:

• In geval van een geschil tussen de auditor en de meerderheid van de leden van de WG, legt de auditor de zaak voor aan het bestuur. Het bestuur moet dan stemmen om het geschil op te lossen.
• Stemmen moet gebeuren binnen aanvaardbare tijdslimieten, zodat het werk van de WG niet vertraagd wordt, en in volledige overeenstemming met de spelregels.
• Het informeert de WG's over de besluiten van het bestuur en houdt toezicht op de implementatie van eventuele aanvullingen.
• Leden die halsbanden hebben voorgesteld, moeten een ontvangstbevestiging kunnen krijgen en informatie over de verwerking van hun aanvraag.

Stemmingen over andere zaken

Bestuursleden moeten ook stemmen over een aantal administratieve en «morele» kwesties, en over hoe te reageren op suggesties en opmerkingen van leden, enz.

Over interne zaken of zaken waarbij het bestuur direct betrokken is, wordt gestemd via e-mail of andere online tools. Complexere zaken of zaken die de medewerking vereisen van andere vrijwilligers van de club, zoals WG's of TD's, worden meestal besproken op een halfjaarlijkse vergadering.

Jaarlijks overzicht

Het jaarlijkse magazine is het paradepaardje van de club en het belangrijkste communicatiekanaal met alle leden, of ze nu «aangesloten» zijn of niet.

De functie van hoofdredacteur van het tijdschrift is een bestuursfunctie en de taken van deze functie houden de zittende redacteur van december tot begin mei, of zelfs langer, bezig met het verwerken van retourzendingen en items die de geadresseerden niet hebben bereikt (nieuwe items, adrescorrecties, enz.).

Er zijn twee belangrijke werkgebieden voor de tijdschriftredacteur:

1. Milieu en algemene organisatie
2. De eigenlijke samenstelling van het tijdschrift

Dit document beschrijft het huidige proces. Wat de samenstelling van het tijdschrift betreft, heeft de hoofdredacteur de volledige vrijheid om het doel te bereiken (IT-tools, werkmethoden, geïnvesteerde tijd), d.w.z. de productie en levering van documenten.

1. Milieu en algemene organisatie
   • In het eerste jaar hebben we van tevoren gezocht naar een drukker: specificaties, offerteaanvragen en presentatie van offertes aan het bestuur om de drukker te selecteren.Opmerking Aangezien het tijdschrift wordt samengesteld door een computergrafisch ontwerper, is het verkieslijk dat de hoofdredacteur geografisch dicht bij de drukker is (of de computergrafisch ontwerper als hij of zij niet tot de drukkerij behoort), die vaak zal moeten reizen om de levering van gegevens en de presentatie ervan in het tijdschrift te vergemakkelijken.
   • Samenstelling van de leescommissie en definitie van de werkmethoden met de aanmaak van een beoordelingsdossier dat via internet wordt gedeeld,
   • Precieze omschrijving van de inhoud van de enveloppen die naar de leden worden gestuurd: tijdschrift + bijlagen (jaarlijkse addenda, inschrijvingsformulieren en diverse bestelformulieren),
   • Vaststellen van het productieschema van de drukker (computergrafieken en drukken van het tijdschrift + drukken van de verschillende bijlagen) en kiezen van de uiterste verzenddatum,
   • Via een klantenrekening direct mail-contracten opstellen met La Poste (filiaal PRO) voor de verzending van 2.500 zendingen in Frankrijk en in het buitenland, de datum vaststellen waarop de zendingen moeten worden bezorgd en de verdeling tussen Frankrijk en het buitenland aangeven,
   • Routinglabels afdrukken (in samenwerking met de IT-manager)
   • Zodra de drukker de complete verzegelde enveloppen heeft afgeleverd, worden professionele plastic kratten opgehaald bij het postkantoor om de enveloppen verzendklaar te vervoeren,
   • Organisatie van een etiketteergroep en etiketteersessie (normaal gesproken bij de redacteur thuis).
   • Afdrukken van per post verstuurde stortingsbewijzen,
   • Transport van de ongeveer honderd gevulde kratten naar het postkantoor (in de voertuigen van de vrijwilligers van de etiketteergroep).
2. Samenstelling van het tijdschrift
   • De hoofdredacteur ontvangt tekst en foto's van leden per e-mail en legt deze elektronisch vast, tekst aan de ene kant en foto's aan de andere kant.
   • Het voert de manuscripten in (het kan de hulp inroepen van vrijwillige leden van de leescommissie) en vertaalt de teksten in het Engels, Italiaans of Duits of zorgt ervoor dat deze vertaald worden.
   • Het leest en corrigeert de teksten en biedt auteurs van erg lange teksten een kortere versie aan.
   • Het stuurt de teksten in batches naar de leescommissie, die het leidt en vraagt tot het einde van het proces van het selecteren en classificeren van de artikelen, en het selecteren en formuleren van de secties.
   • Zij ontvangt de versies van de teksten die door de leden van de leescommissie zijn nagelezen en gecorrigeerd en vat de correcties en suggesties samen (uitgebreide communicatie per e-mail voor bepaalde teksten).
   • Het zorgt ervoor dat alle leden van de leescommissie de quoteringstabel bijwerken, die zal worden gebruikt om de teksten te rangschikken op inhoud en vorm, en om te bepalen in welke sectie ze uiteindelijk zullen worden gepubliceerd.
   • Opnieuw in overleg met het redactiecomité en op basis van de classificatie die voortvloeit uit de cijfers die aan de teksten zijn toegekend, stelt hij de inhoudsopgave van het tijdschrift op, die tot nu toe is vastgesteld op 80 pagina's, waarbij bepaalde teksten dus niet zijn gehandhaafd, ook al zijn ze met dezelfde aandacht onderzocht. De inhoudsopgave, het werkinstrument van de grafisch ontwerper, bevat een schatting van de ruimte die elk van de teksten in beslag zal nemen.
   • Hij kiest de foto's die bij de artikels horen (uit de foto's die de auteurs van de teksten opsturen als ze van voldoende kwaliteit zijn of uit de duizenden foto's die de leden opsturen, gesorteerd en opgeslagen in de fotobibliotheken die hij elk jaar aanlegt), communiceert met de auteurs als dat nodig is om de foto's in hoge definitie op te sturen.
   • Voor een eerste lay-out met behulp van de zetsoftware stuurt hij de computergrafisch ontwerper, in de vorm van geïndividualiseerde en genummerde mappen volgens de inhoudsopgave, elk van de teksten vergezeld van de gekozen foto's met bijschrift.
   • Hij werkt bij de drukker samen met de grafisch ontwerper (2 tot 4 uur per dag, 2 tot 3 keer per week gedurende 4 weken, van half maart tot half april) om de lay-out te perfectioneren of opnieuw te doen, de inhoud van de katernen in evenwicht te brengen en te zorgen voor een goede balans tussen tekst en foto's.
   • hij haalt het tijdschrift op in PDF-formaat, stuurt het door naar het bestuur en de leescommissie voor proeflezen en correcties, en doet dit zo vaak als er fouten zijn, zonder de met de drukker afgesproken termijn voor het starten van het drukproces te overschrijden
   • Ze ontvangen of maken hun eigen documenten voor bij het tijdschrift (erelijst, statistieken, inschrijfformulieren voor vakanties en AVA's, verschillende bestelformulieren), die ze ook afdrukken.
   • Hij geeft het startsein voor het afdrukken en verzamelt de verzegelde enveloppen binnen ongeveer tien dagen, begint ze te labelen en levert ze in de eerste week van mei af op het postkantoor.
   • Jaarlijks wordt het kledingbestelformulier (voor- en achterkant) bijgewerkt of nagemaakt met de verschillende prijzen en de gekozen nieuwe modellen, voor publicatie in de Revue en op de website.

Meerdaagse fietsroutes

Een manager van buiten het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de registraties. Hij of zij communiceert met de inschrijvers of beantwoordt verzoeken om informatie en stelt een jaarverslag op dat wordt gepresenteerd op de Algemene Vergadering.

Het bestuur moet :

• Het bijwerken van de routeboeken om rekening te houden met nieuwe of ingetrokken goedgekeurde passen.
• Drukken van verschillende documenten: flyers, logboeken. Het drukwerk wordt uitgevoerd onder contract met de bovengenoemde reprografische werkplaats,
• Indien nodig, aanvragen voorbereiden voor FFCT-certificering van permanente rondleidingen

Veelgestelde vragen

Deze veelgestelde vragen kunnen worden aangevuld als en wanneer zich vragen voordoen.

Werkbelasting en beschikbaarheid

V Hoeveel tijd moet je per dag besteden aan het lidmaatschap van de Raad van Bestuur?

R Het hangt allemaal af van de rol en de taken die je op je neemt. Sommige banen kunnen je een paar maanden fulltime enkele uren per dag bezig houden, zoals bij de Revue. Andere zijn meer verspreid over het jaar. Het belangrijkste is dat je het hele jaar door beschikbaar bent voor stemmingen en andere activiteiten waarbij het hele bestuur betrokken is. Afhankelijk van de taken die je op je neemt, moet je beschikbaar zijn op de tijden die nodig zijn om deze taken te voltooien als ze een vast tijdschema hebben, zoals vakanties. Een reisleider kan bijvoorbeeld niet enkele weken afwezig zijn in de aanloop naar een reis.

Het is moeilijk om de werkbelasting van elk individu precies in te schatten. In wezen vereist vrijwilligerswerk een zekere mate van beschikbaarheid, maar het is duidelijk dat sommige mensen meer beschikbaar zijn dan anderen.

V Moeten alle bestuursleden de halfjaarlijkse bijeenkomsten bijwonen?

R Voor zover mogelijk, ja. Artikel 8 van onze statuten luidt als volgt^bis Elk bestuurslid dat zonder geldige reden drie achtereenvolgende vergaderingen mist, kan worden geacht ontslag te hebben genomen. Bestuursleden krijgen hun reiskosten voor deze vergaderingen vergoed.

V Als ik op vakantie of op zakenreis ben, moet ik dan elektronisch beschikbaar blijven?

R Nee. Je activiteit in de raad van bestuur (als onderdeel van vrijwilligerswerk) moet een gezellige en leuke activiteit blijven en geen verplichting, behalve in de gevallen die in de eerste vraag van deze paragraaf worden genoemd, waarin je de taken moet uitvoeren waarvoor je je hebt opgegeven.

V Wat moet ik doen als ik na een bepaalde tijd in de Raad van Bestuur merk dat de werkdruk te zwaar is?

R Het belangrijkste is om een goed beeld te krijgen van de werkbelasting voordat je solliciteert. Lees de taakomschrijving zorgvuldig, praat met leden van het huidige bestuur, neem contact op met de voorzitter en krijg een duidelijk beeld van welke vaardigheden je kunt inbrengen en hoeveel vrije tijd je hebt.

Als de werklast eenmaal is toegewezen, is het moeilijker om veranderingen aan te brengen. Als je echter na een inloopperiode je werklast wilt aanpassen, is er normaal gesproken voldoende speelruimte en flexibiliteit om aanpassingen te maken.

V Moet ik alle reizen, alle bijeenkomsten en alle AVA's bijwonen?

R Voor vergaderingen, zie hierboven. Voor zover mogelijk moeten alle bestuursleden de Algemene Vergadering kunnen bijwonen, de belangrijkste statutaire gebeurtenis in het leven van de club. De internationale zomerbijeenkomst is ook een belangrijke gebeurtenis, die meestal door alle bestuursleden wordt bijgewoond. Maar net als bij de statutaire vergaderingen kan een afwezigheid worden verontschuldigd.

Vaardigheden

Q Moet ik over bepaalde computerapparatuur beschikken om lid te kunnen zijn van de Board?

R De keuze van hardware, internetverbinding en software is geheel aan jou. Je moet echter wel kantoordocumenten zoals die van Microsoft Office, Libre Office of Open Office kunnen lezen, maken en bewerken.

Je moet ook toegang hebben tot breedbandinternet, omdat veel grote bestanden vaak per e-mail worden verzonden; je moet een recente browser hebben, evenals e-mailsoftware die grote bestanden als bijlagen kan verwerken.

Tot slot, aangezien deze software wordt gebruikt voor audioconferenties, moet je «Skype» hebben, of het op zijn minst proberen te installeren, om te kunnen deelnemen aan telefonische vergaderingen van het bestuur. Skype is gratis software en je kunt een lid helpen het te installeren en ermee te leren werken.

V Welke andere technische vaardigheden heb ik nodig?

R Dit hangt natuurlijk af van de taken die je uitvoert. De penningmeester moet basiskennis hebben van boekhouden, hoewel het niet noodzakelijk is dat hij of zij beroepsmatig een registeraccountant is (maar het is wel een pluspunt!).