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FAQ - Funzionamento del Consiglio di amministrazione

Questa pagina, destinata ai candidati alle elezioni del Consiglio di amministrazione del Club des Cent Cols (CA), descrive e spiega il mandato del CA, il suo funzionamento generale (che può cambiare se la nuova squadra lo desidera) e cerca di rispondere alle principali domande che possono essere poste dai candidati.

Attenzione: questo documento può sembrare molto lungo, in quanto fornisce un elenco esaustivo dei compiti del Consiglio direttivo. Tuttavia, a parte i compiti statutari specifici di alcune cariche (Presidente, Segretario, Tesoriere), gli altri compiti saranno suddivisi all'interno del team in base alla disponibilità e alle competenze di ciascun membro. Un elenco esaustivo di tutti i compiti potrebbe consentire ad alcuni membri di proporsi menzionando le loro capacità di assumere determinati compiti.

Diventare membro del Consiglio direttivo è una decisione importante; se sarete eletti, il club conterà sul vostro impegno e sul vostro coinvolgimento nel ruolo per i prossimi quattro anni. Il Consiglio direttivo si riunisce almeno due volte l'anno: in inverno prima della pubblicazione della rivista annuale e in autunno prima dell'Assemblea generale annuale. Oltre ai requisiti di quorum, è auspicabile che alle riunioni partecipi il maggior numero possibile di membri eletti, per garantirne la produttività. Nel frattempo, i membri comunicano generalmente via e-mail per trattare vari argomenti relativi alla vita della Confrérie. Per gli argomenti che richiedono una discussione approfondita si possono organizzare riunioni telefoniche utilizzando un software di teleconferenza (facile da imparare).

Essere un membro del Consiglio di amministrazione è molto più che partecipare alle riunioni. La maggior parte del lavoro si svolge dietro le quinte e richiede un livello minimo di competenza in alcuni settori. Innanzitutto, una buona comprensione e un assoluto rispetto delle nostre Regole del gioco. Il Consiglio direttivo è il garante della qualità dei nostri cataloghi di collari e, in caso di controversie all'interno dei Gruppi di lavoro nazionali (GL), è il Consiglio direttivo che deve prendere la decisione finale, che deve essere affidabile e presa in tempi accettabili. Inoltre, lo spirito di squadra è essenziale. Ciò significa, tra l'altro, che le decisioni vengono prese collegialmente.

Il Consiglio di amministrazione svolge molti compiti, alcuni visibili e pubblici, altri meno o per nulla, ma altrettanto importanti; bisogna lasciare il proprio ego alla porta. La parola d'ordine è essere al servizio dei nostri soci.

Altrettanto importante è il tempo a disposizione: svolgere il proprio ruolo all'interno del Consiglio di amministrazione può richiedere molto tempo, o almeno in determinati periodi dell'anno, come la revisione o la preparazione dell'Assemblea generale. La maggior parte delle attività dei direttori si svolge durante l'inverno. Maggio, giugno, luglio e agosto sono i mesi meno impegnativi. Per questo motivo è fondamentale leggere questo documento per avere un'idea del carico di lavoro che comporta.

Infatti, pur non essendo un requisito statutario, è necessario disporre di un'adeguata connessione a banda larga e di una buona padronanza dei principali strumenti informatici: office automation, in particolare Excel, Word (o equivalenti aperti come Open Office, Libre Office, ecc.), posta elettronica, web e, se possibile, comunicazioni di gruppo come "Skype". Poiché i membri del Consiglio direttivo, come il resto del club, sono molto dispersi, sarebbe inconcepibile essere un membro del Consiglio direttivo senza una connessione a Internet.

Ci auguriamo che questo documento vi aiuti a prendere una decisione informata e che la sua lettura sia piacevole.

Struttura del consiglio di amministrazione

Il Consiglio è attualmente limitato a un massimo di undici membri.

Esistono tre tipi di ruolo:

• Tre cariche statutarie nominate L'ufficio di presidenza è composto da tre persone: il presidente, il segretario e il tesoriere. Queste tre persone distinte sono richieste dalle norme che regolano le associazioni della "Loi 1901".
• Due posti nominati ma non di ruolo Vicepresidente e Segretario aggiunto.
• Tre incarichi di direzione senza titolo.

Ad esempio, è ovvio che il tesoriere è responsabile della contabilità, il segretario della comunicazione ufficiale dei verbali delle riunioni e delle assemblee e il presidente della redazione della relazione annuale. A parte questi compiti, il resto del lavoro è distribuito tra tutti i membri del Consiglio in base alle loro competenze e ai loro desideri; i membri del Comitato esecutivo partecipano a tutti i compiti comuni al Consiglio e svolgono anche altri lavori non statutari che si sono impegnati a svolgere.

In alcuni casi, se non dispone delle risorse, delle competenze o del tempo necessario, il Consiglio può ricorrere al supporto di membri esterni al Consiglio stesso. Tuttavia, il Consiglio rimane responsabile del lavoro svolto da questi colleghi. L'esempio più noto è quello dei Delegati regionali e nazionali, che sono tra i perni principali del club, ma il cui lavoro è comunque di competenza del Consiglio.

Il Consiglio di amministrazione deve spesso votare su questioni specifiche. Ogni membro dispone di un voto. In caso di parità, il voto del Presidente è decisivo. (NB: non è mai stato necessario applicare questa misura, poiché la discussione ha sempre permesso di risolvere le questioni).

Ogni membro del Consiglio direttivo, in base alle proprie competenze o ai propri desideri, può partecipare a progetti come la progettazione di passeggiate permanenti o l'adesione a un gruppo di lavoro.

I ruoli statutari che compongono il Bureau

Solo alcuni compiti sono obbligatori. Gli altri compiti restano normalmente di competenza di ciascuno di questi ruoli, ma possono essere facoltativamente affidati ad altri membri del Consiglio.

Questi tre membri condividono anche una serie di altri compiti, ma i loro compiti statutari con status giuridico devono rimanere prioritari.

Presidente

Il Presidente si assume la responsabilità morale, legale e finanziaria dell'associazione. È responsabile del coordinamento dei vari organi e attori, in particolare dei coordinatori regionali, al fine di promuovere incontri regionali...

Di seguito è riportato un elenco indicativo dei compiti:

• Comunicare con il Segretario generale, il Tesoriere e il/i Responsabile/i IT su tutte le questioni di loro competenza prima di impegnare il Consiglio e il Club,
• Lavorare a stretto contatto con la segreteria, redigere e correggere gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni,
• Per la nomina dei Delegati Territoriali (DT), previa discussione all'interno del Consiglio Direttivo, sollecitazione dei membri con il profilo adatto a questo ruolo. Gestione delle partenze e dei rinnovi dei TD. Monitoraggio quotidiano dei messaggi sulla mailing list dei TD e risposta ad alcune domande fondamentali, in particolare sull'applicazione delle Regole del Gioco,
• Risposte a suggerimenti e commenti di natura politica o controversa formulati dai soci pubblicamente o in privato,
• Partecipazione alle principali riunioni per tenere discorsi di benvenuto e di commiato,
• Prima dell'Assemblea generale, redazione della relazione annuale per Infos Cent Cols, nonché correzione di tutte le relazioni, dei testi e dei contenuti di questa newsletter,
• All'Assemblea generale viene letta la Relazione annuale e si risponde alle domande dei soci sui temi trattati,
• Scrivere l'editoriale della rivista,
• Redazione di newsletter per i soci,
• Votare per conto del club a livello federale,
• Partecipazione alle riunioni del comitato dipartimentale e del campionato della FFCT e, se possibile, all'assemblea generale della FFCT,
• Mantenere i rapporti con le altre confraternite e associazioni affini,
• In alcuni casi, rispondendo alle interviste della stampa per conto del club,
• Contatti e inviti a rappresentanti eletti locali, funzionari della FFCT, ecc. all'Assemblea generale e alle principali riunioni,
• In consultazione con gli altri membri del Consiglio direttivo, supervisiona gli aspetti legali delle attività del club (assicurazioni, viaggi, proprietà intellettuale, ecc.).

Segretario

Il segretario è il punto di contatto principale per tutta la corrispondenza generale inviata al club e risponde anche al numero di telefono principale del club. Le richieste di cui non si occupa in prima persona vengono distribuite alle persone interessate: la corrispondenza specifica, ad esempio testi e foto per la rivista, richieste di acquisto di cataloghi e abbigliamento, viene gestita direttamente dai responsabili di queste attività. I loro indirizzi si trovano nella rivista, nella sezione Contatti del sito web del club.

Il segretario può essere assistito in questi compiti da uno o più segretari aggiunti.

• Registrazione di nuovi membri Controllo degli elenchi dei pass. Creazione di un modulo elettronico per i soci e inserimento di tutti i dati di contatto e del "punteggio" in questo modulo. Redazione di una lettera di benvenuto con eventuali commenti sulla lista se qualche collare è stato rifiutato. Produzione di un diploma e imbustamento della rivista + lettera di benvenuto + diploma + medaglia. Conservazione dei documenti cartacei o elettronici ricevuti dal nuovo socio. Se necessario, contattare il nuovo socio per completare l'elenco.
• Comunicazione Leggere e rispondere alle lettere inviate alla segreteria. Ricezione ed elaborazione di alcuni elenchi di tessere e abbonamenti annuali inviati direttamente alla segreteria,
• Invio di lettere di sollecito stampato una volta all'anno per i soci in arretrato,
• Medaglie Ricezione degli ordini. Incisione delle medaglie e spedizione.
• Recensione Invio di riviste ai membri esistenti che pagano le quote in ritardo dopo la spedizione della rivista annuale. Gestione dello stock di vecchie riviste ed eventuale commercializzazione.
• Diplomi Si tratta di estrazioni ad hoc dal THEL, in consultazione con i TD, i Coordinatori regionali e i responsabili dei viaggi per individuare i potenziali destinatari, della stampa dei diplomi per numeri significativi di tessere (500, 1000, 2000, ecc.) che vengono consegnati ai soci in occasione dei raduni, dei viaggi e dell'Assemblea generale, dell'aggiornamento di un apposito database. Infine, prepariamo e inviamo i diplomi ai soci che ne fanno esplicita richiesta.
• Assemblea generale annuale Redazione della relazione annuale, dell'invito all'assemblea e della pubblicazione tramite Info Cent Cols delle varie relazioni annuali sottoposte a votazione. Preparazione del materiale di voto cartaceo ed elettronico. Ricezione dei voti postali dei soci. Preparazione del conteggio dei voti (classificazione delle buste in ordine numerico, registrazione delle deleghe, ecc,)
• Redazione del verbale relazione per la rivista.
• Relazioni amministrative con le autorità prefettizie: collabora con la prefettura dell'Alta Savoia per l'espletamento di tutte le formalità legali a cui il Club è soggetto (dichiarazioni varie, registrazione di documenti, ecc.).
• Riunioni statutarie Gennaio e settembre: invito inviato ai membri del Consiglio di amministrazione + WG + TD + altri. Preparazione dell'ordine del giorno con il Presidente e dopo aver intervistato i vari relatori invitati. Preparazione della logistica.
• Redazione di un rapporto,
• Archivio Conservazione dei documenti ufficiali del club per il periodo statutario,
• Contabilità Contabilità degli incassi e degli assegni: contanti e assegni ricevuti (nuovi soci, eventuali tribune e richieste ricevute: abbonamento annuale, acquisto di cataloghi, ecc.) Depositare gli assegni in banca e trasmettere i conti al tesoriere.
• Stand di centesimi di dollaro (Pasqua in Provenza, Semaine Fédérale, ecc.). Relazioni con la FFCT e i funzionari locali. Organizzazione generale, pianificazione e gestione, collegamento con coloro che saranno presenti in questi stand a seconda dell'area geografica e della disponibilità. Rapporti con i responsabili delle scorte di abbigliamento e cancelleria (cataloghi, guide Topo, ecc.) per ottenere alcuni articoli da vendere in questi stand. Per questa attività, da quest'anno il segretario è affiancato dal responsabile dei negozi (Bruno Litwin).
• Le scorte. Il Segretario è normalmente responsabile delle scorte fisiche del club. In pratica, l'abbigliamento è gestito da una persona esterna al Consiglio direttivo (attualmente Helène Laixnaire) e le scorte cartacee (cataloghi, guide Topo, ecc.) da Gérard Birelli. Egli gestisce anche le scorte di medaglie (100 e 1000 bottiglie) e ne assicura il rifornimento.
• Gestione delle licenze FFCT Redazione del modulo di registrazione con le tariffe aggiornate da pubblicare su Info Cent Cols e sul sito web. Registrazione delle domande di licenza. Invio degli assegni al tesoriere. Registrazione dei membri nel sistema informatico della FFCT. Relazioni con la FFCT in merito alle licenze. Ricevere le licenze dalla FFCT. Invio delle licenze agli interessati (circa un centinaio di licenze all'anno).

Tesoriere

• Contabilità Riceve le fatture, effettua i pagamenti, esegue le riconciliazioni bancarie, notifica alle parti interessate i bonifici ricevuti. Contabilizza le vendite di abbigliamento e cancelleria.
• Deposito di assegni i proventi delle vendite sul conto bancario del Club,
• Gestione Controlla i termini finanziari delle bozze di ordini e di contratti.
• Verifica e presentazione Tesoriere: prepara i bilanci del club, presenta le informazioni contabili richieste dai revisori dei conti, redige e presenta la relazione finanziaria per l'Assemblea generale annuale.

Ruoli "nominati" non obbligatori

Le Vicepresidente può sostituire il Presidente in caso di assenza prolungata o se il Presidente non è in grado di svolgere le sue funzioni. Può rappresentare il Presidente in alcune riunioni, ma questa sostituzione è spesso dettata dalla disponibilità e dalla geografia; il Presidente può quindi nominare un rappresentante diverso dal Vicepresidente in questi casi.

Le Segretario aggiunto assiste la segretaria secondo le necessità. Ha gli stessi diritti di accesso ai file informatici del segretario.

Per il resto del loro lavoro, il Vicepresidente e il Vicesegretario sono equiparati agli altri membri del Consiglio di amministrazione con ruoli non denominati (vedi sotto).

Ruoli "senza nome

Gli altri tre membri del Consiglio, insieme al Vicepresidente e al Vicesegretario, condividono la maggior parte dei compiti comuni a tutto il Consiglio e assumono anche compiti specifici. Questi sono descritti di seguito.

Compiti congiunti o specifici all'interno del Consiglio di amministrazione

Il Consiglio nomina membri dei gruppi di lavoro (GT) il revisori dei conti WGs, il Delegati regionali e nazionali (DT) e coordinatori regionali.

I membri del Consiglio direttivo possono rappresentare il club in organismi o gruppi di lavoro esterni a titolo consultivo (ad esempio, collaborando con i comitati turistici dei consigli regionali, ecc.)

Votazioni sui collari proposti

I gruppi di lavoro nazionali (WG) redigono i cataloghi dei pass e gestiscono le modifiche (nuovi pass, cancellazioni, cambiamenti vari) che arrivano dal campo o che vengono proposte all'interno del WG. Ogni WG ha un verificatore che assicura che il lavoro del WG segua le regole del gioco.

Un membro del Consiglio di amministrazione è specificamente responsabile delle relazioni e del monitoraggio del lavoro dei gruppi di lavoro:

• In caso di controversia tra il revisore e la maggioranza dei membri di un GL, il revisore riferisce la questione al Consiglio. Il Consiglio deve quindi votare per risolvere la controversia.
• Le votazioni devono avvenire entro tempi accettabili, in modo da non rallentare i lavori del GL, e nel pieno rispetto delle regole del gioco.
• Informa i GL delle decisioni del Consiglio di amministrazione e monitora l'attuazione di eventuali integrazioni.
• I soci che hanno proposto collari devono poter ricevere una conferma di ricezione e informazioni sull'elaborazione della loro richiesta.

Votazioni su altre questioni

I membri del Consiglio di amministrazione devono anche votare su una serie di questioni amministrative e "morali", e su come rispondere ai suggerimenti e ai commenti dei soci, ecc.

Le questioni interne o quelle che coinvolgono direttamente il Consiglio direttivo vengono votate via e-mail o con altri strumenti online. Le questioni più complesse o che richiedono la partecipazione di altri volontari del club, come i GL o i TD, vengono generalmente discusse in una riunione semestrale.

Revisione annuale

La rivista annuale è il fiore all'occhiello del club e il principale canale di comunicazione con tutti i soci, "collegati" o meno.

La carica di caporedattore della rivista è un incarico del Consiglio direttivo, che lo tiene occupato da dicembre all'inizio di maggio, o anche più a lungo, per occuparsi dei resi e degli articoli che non hanno raggiunto i destinatari (nuovi articoli, correzioni di indirizzi, ecc.).

Le aree di lavoro del redattore di una rivista sono principalmente due:

1. Ambiente e organizzazione generale
2. La composizione attuale della rivista

Questo documento descrive il processo attuale. Per quanto riguarda la composizione della rivista, il caporedattore ha piena libertà di raggiungere l'obiettivo (strumenti informatici, metodi di lavoro, tempo investito), ossia la produzione e la consegna dei documenti.

1. Ambiente e organizzazione generale
   • Durante il primo anno di attività, ci siamo mossi in anticipo per trovare una stampante: specifiche, richiesta di preventivi e presentazione di offerte al Consiglio di amministrazione per la scelta della stampante.Nota Poiché la rivista è redatta da un progettista di grafica computerizzata, è preferibile che il caporedattore sia geograficamente vicino allo stampatore (o al progettista di grafica computerizzata, se non fa parte della tipografia), che dovrà viaggiare spesso per facilitare la consegna dei dati e la loro presentazione nella rivista.
   • Composizione del comitato di lettura e definizione dei metodi di lavoro con la creazione di un file di valutazione condiviso via Internet,
   • Definizione precisa del contenuto delle buste che verranno inviate ai soci: rivista + allegati (addenda annuali, moduli di iscrizione e moduli d'ordine vari),
   • Definizione del calendario di produzione dello stampatore (grafica computerizzata e stampa della rivista + stampa dei vari allegati) e scelta dell'ultima data di spedizione,
   • Tramite un conto cliente, redazione di contratti di pubblicità diretta per corrispondenza con La Poste (filiale PRO) per la spedizione di 2.500 invii in Francia e all'estero, stabilendo la data di consegna degli invii e indicando la ripartizione tra Francia ed estero,
   • Stampa delle etichette di routing (in collaborazione con il responsabile IT)
   • Una volta che lo stampatore ha consegnato le buste complete e sigillate, si ritirano presso l'ufficio postale le casse di plastica professionali per trasportare le buste pronte per la spedizione,
   • Organizzazione di un gruppo di etichettatura e di una sessione di etichettatura (di solito a casa dell'editore).
   • Stampa delle distinte di versamento inviate per posta,
   • Trasporto del centinaio di casse piene all'ufficio postale (con i veicoli dei volontari del gruppo di etichettatura).
2. Composizione della rivista
   • Il caporedattore riceve testi e foto dai membri via e-mail e li registra elettronicamente, il testo da un lato e le foto dall'altro.
   • Inserisce i manoscritti (può chiedere l'aiuto di membri volontari del comitato di lettura) e traduce o fa tradurre i testi in inglese, italiano o tedesco.
   • Legge ed effettua una prima correzione dei testi e propone agli autori di testi molto lunghi una versione più breve.
   • Invia i testi in lotti al comitato di lettura, che guida e sollecita fino alla fine del processo di selezione e classificazione degli articoli e di selezione e formulazione delle sezioni.
   • Riceve le versioni dei testi rivedute e corrette dai membri del comitato di lettura e riassume le correzioni e i suggerimenti (comunicazione estesa via e-mail per alcuni testi).
   • Assicura che tutti i membri del comitato di lettura aggiornino la tabella di valutazione, che sarà utilizzata per classificare i testi in base al contenuto e alla forma, e per definire la sezione in cui saranno eventualmente pubblicati.
   • Sempre in accordo con il comitato di redazione, e sulla base della classificazione indotta dai punteggi assegnati ai testi, redige il sommario della rivista, che finora è stato fissato a 80 pagine, con alcuni testi che quindi non sono stati mantenuti pur essendo stati esaminati con la stessa attenzione. L'indice, che è lo strumento di lavoro del grafico, comprende una stima dello spazio che ciascuno dei testi occuperà.
   • Sceglie le foto da allegare agli articoli (tra quelle inviate dagli autori dei testi se di qualità sufficiente o tra le migliaia di foto inviate dai soci, ordinate e archiviate nelle fototeche che allestisce ogni anno), comunica con gli autori se necessario per inviare le foto in alta definizione.
   • Per un primo lavoro di impaginazione con il software di composizione, invia al progettista di grafica computerizzata, sotto forma di elenchi individualizzati e numerati secondo l'indice, ciascuno dei testi accompagnato dalle foto scelte e corredate di didascalia.
   • Lavora in tipografia con il grafico (da 2 a 4 ore al giorno, 2 o 3 volte a settimana per 4 settimane, da metà marzo a metà aprile) per perfezionare o rifare l'impaginazione, bilanciare il contenuto delle sezioni e garantire un buon equilibrio tra testo e foto.
   • recupera la rivista in formato PDF, la trasmette al Consiglio direttivo e al Comitato di lettura per la revisione e le correzioni, e lo fa tutte le volte che ci sono errori, senza superare la scadenza fissata con la tipografia per l'avvio del processo di stampa
   • Ricevono o creano i propri documenti per accompagnare la rivista (albo d'onore, statistiche, moduli di iscrizione alle vacanze e all'Assemblea generale, vari moduli d'ordine), che stampano anch'essi.
   • Dà il via libera alla stampa e raccoglie le buste sigillate entro una decina di giorni, inizia a etichettarle e le consegna all'ufficio postale nella prima settimana di maggio.
   • Annualmente aggiorna o ricrea il modulo d'ordine dell'abbigliamento (fronte e retro) con i vari prezzi e i nuovi modelli scelti, per la pubblicazione con la Revue e sul sito web.

Randonné permanenti

Un manager esterno al Consiglio di amministrazione è responsabile della gestione e del monitoraggio delle registrazioni. Comunica con i registranti o risponde alle richieste di informazioni e redige una relazione annuale che viene presentata all'Assemblea generale.

Il Consiglio deve :

• Aggiornare i ruolini di marcia per tenere conto dei passaggi approvati nuovi o ritirati.
• Redazione di vari documenti: volantini, registri. La stampa viene effettuata in base a un contratto con l'officina reprografica di cui sopra,
• Se necessario, preparare le domande per la certificazione FFCT delle visite permanenti.

Domande frequenti

Le domande più frequenti possono essere aggiunte man mano che si presentano.

Carico di lavoro e disponibilità

D Quanto tempo deve dedicare al giorno per essere un membro del Consiglio di amministrazione?

R Tutto dipende dal ruolo e dai compiti che si accettano. Alcuni lavori possono tenervi impegnati a tempo pieno per diverse ore al giorno per alcuni mesi, come nel caso della Revue. Altri sono più distribuiti nell'arco dell'anno. L'importante è che siate disponibili durante l'anno per le votazioni e le altre attività che coinvolgono l'intero Consiglio. A seconda dei compiti assunti, dovrete essere disponibili negli orari richiesti per portare a termine tali compiti quando questi hanno un orario fisso, come ad esempio le vacanze. Ad esempio, un capo gita non può assentarsi per diverse settimane in vista di un viaggio.

È difficile dare una valutazione precisa del carico di lavoro di ogni individuo. In sostanza, il volontariato richiede una certa disponibilità, ma è chiaro che alcune persone sono più disponibili di altre.

D Tutti i membri del Consiglio devono partecipare alle riunioni semestrali?

R Per quanto possibile, sì. L'articolo 8 del nostro Statuto stabilisce che^bis Un membro del Consiglio di amministrazione che non si presenti a tre riunioni consecutive senza un valido motivo può essere considerato dimissionario. Ai membri del Consiglio di amministrazione vengono rimborsate le spese di viaggio per queste riunioni.

D Se sono in vacanza o fuori per lavoro, è necessario che rimanga disponibile elettronicamente?

R No. La vostra attività nel Consiglio (nell'ambito di qualsiasi attività di volontariato) deve rimanere un'attività conviviale e divertente e non una costrizione, ad eccezione dei casi citati nella prima domanda di questa sezione in cui dovete svolgere i compiti per i quali vi siete impegnati, il vostro tempo professionale e il vostro tempo libero dipendono completamente da voi.

D Cosa devo fare se, dopo un certo periodo di permanenza nel Consiglio, mi rendo conto che il carico di lavoro è troppo pesante?

R L'importante è farsi un'idea del carico di lavoro prima di candidarsi. Leggete attentamente i termini di riferimento, parlate con i membri dell'attuale Consiglio di amministrazione, contattate il Presidente e fatevi un'idea chiara delle competenze che potete apportare e del tempo libero che avete a disposizione.

Una volta assegnato il carico di lavoro, è più difficile apportare modifiche. Se, tuttavia, si desidera modificare il carico di lavoro dopo un periodo di rodaggio, di solito si dispone di un margine di manovra e di flessibilità sufficiente per apportare modifiche.

D Devo partecipare a tutti i viaggi, a tutte le riunioni e a tutte le assemblee generali?

R Per le riunioni, vedi sopra. Per quanto possibile, tutti i membri del Consiglio direttivo devono poter partecipare all'Assemblea generale, che è l'evento statutario più importante nella vita del club. Anche l'International Summer Meeting è un evento importante, al quale di solito partecipano tutti i membri del Consiglio direttivo. Tuttavia, come per le riunioni statutarie, un'assenza può essere giustificata.

Competenze

D Devo possedere determinate attrezzature informatiche per essere un membro del Consiglio?

R La scelta dell'hardware, della connessione a Internet e del software dipende esclusivamente da voi. Tuttavia, è necessario essere in grado di leggere, creare e modificare documenti d'ufficio come quelli di Microsoft Office, Libre Office o Open Office.

È inoltre necessario disporre di un accesso a Internet ad alta velocità, poiché molti file di grandi dimensioni vengono spesso inviati per posta elettronica, di un browser recente e di un software di posta elettronica in grado di gestire file di grandi dimensioni come allegati.

Infine, poiché questo software viene utilizzato per le audioconferenze, per partecipare alle riunioni telefoniche del Consiglio direttivo è necessario avere "Skype", o almeno impegnarsi a installarlo. Skype è un software gratuito e potete aiutare un membro a installarlo e a familiarizzare con esso.

D Quali altre competenze tecniche sono necessarie?

R Questo dipende naturalmente dalle mansioni che si svolgono. Il tesoriere dovrebbe avere competenze di base in materia di contabilità, anche se non è necessario che sia un commercialista nella vita professionale (è comunque un vantaggio!).