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FAQ - Arbeitsweise des Verwaltungsrats

Diese Seite richtet sich an Kandidaten für die Wahlen zum Verwaltungsrat des Club des Cent Cols (CA). Sie beschreibt und erklärt das Pflichtenheft des CA, seine allgemeine Funktionsweise (die sich ändern kann, wenn das neue Team dies wünscht) und versucht, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die von den Kandidaten möglicherweise gestellt werden könnten.

Aber Vorsicht: Diese Seite mag sehr lang erscheinen, da sie eine umfassende Auflistung der Aufgaben des Vorstands enthält. Abgesehen von den satzungsmäßigen Aufgaben, die bestimmten Ämtern vorbehalten sind (Vorsitzender, Schriftführer, Schatzmeister), erfolgt die Verteilung der übrigen Aufgaben innerhalb des Teams entsprechend der Verfügbarkeit und den Kompetenzen jedes Einzelnen.  Die umfassende Liste aller Aufgaben kann es einigen ermöglichen, sich zu bewerben und dabei ihre Kompetenzen für die Übernahme bestimmter Aufgaben anzugeben.

Die Mitgliedschaft im Vorstand ist eine wichtige Entscheidung; wenn Sie gewählt werden, zählt der Verein in den nächsten vier Jahren auf Ihr Engagement und Ihren Einsatz in Ihrer Funktion. Der Vorstand tritt satzungsgemäß mindestens zweimal im Jahr zusammen: im Winter vor Erscheinen des Jahresberichts und im Herbst vor der Generalversammlung. Abgesehen von den Beschlussfähigkeitsvoraussetzungen ist es wünschenswert, dass möglichst viele gewählte Mitglieder an den Sitzungen teilnehmen, damit diese produktiv verlaufen. In der Zwischenzeit kommunizieren die Mitglieder in der Regel per E-Mail, um verschiedene Themen im Zusammenhang mit dem Vereinsleben zu besprechen. Für Themen, die eingehende Diskussionen erfordern, können Telefonkonferenzen über eine (einfach zu bedienende) Telekonferenz-Software organisiert werden.

Ein Mitglied des Verwaltungsrates zu sein bedeutet viel mehr, als nur an Sitzungen teilzunehmen. Der Großteil der Arbeit findet im Hintergrund statt und erfordert ein Mindestmaß an Kenntnissen in bestimmten Bereichen. Zunächst einmal müssen Sie unsere Spielregeln verstehen und einhalten. Der VV ist der Garant für die Qualität unserer Passkataloge, und bei Streitigkeiten in den nationalen Arbeitsgruppen (AGs) muss der VV entscheiden, seine Entscheidung muss vertrauenswürdig sein und innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens getroffen werden. Darüber hinaus ist Teamgeist von entscheidender Bedeutung. Das heißt unter anderem, dass Entscheidungen kollegial getroffen werden.

Der Vorstand übernimmt zahlreiche Aufgaben, von denen einige sichtbar und öffentlich sind, andere weniger oder gar nicht, aber ebenso wichtig; daher muss man sein Ego außen vor lassen. Das Motto lautet: im Dienste der Mitglieder zu stehen.

Ebenso wichtig ist die verfügbare Zeit: Die Aufgaben im Vorstand können recht zeitaufwändig sein, zumindest zu bestimmten Zeiten im Jahr, beispielsweise während der Jahresabschlussprüfung oder bei der Vorbereitung der Generalversammlung. Der Großteil der Tätigkeit der Vorstandsmitglieder findet im Winter statt. Mai, Juni, Juli und August sind die Monate mit dem geringsten Arbeitsaufwand. Deshalb ist die Lektüre dieses Dokuments unerlässlich, um sich ein Bild von der damit verbundenen Arbeitsbelastung zu machen.

Obwohl dies keine satzungsmäßige Voraussetzung ist, muss man über eine angemessene Breitbandverbindung verfügen und die wichtigsten IT-Tools gut beherrschen: Bürosoftware, insbesondere Excel, Word (oder offene Alternativen wie OpenOffice, LibreOffice…), E-Mail, Internet und, wenn möglich, Gruppenkommunikation wie «Skype». Da die Vorstandsmitglieder, wie auch die übrigen Clubmitglieder, sehr weit verstreut sind, wäre es undenkbar, Vorstandsmitglied zu sein, ohne über eine Internetverbindung zu verfügen.

Wir hoffen, dass dieses Dokument Ihnen helfen kann, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Struktur des VR

Der VR ist derzeit auf maximal elf Mitglieder beschränkt.

Es gibt drei Arten von Rollen:

• Drei ernannte statutarische Stellen : Drei Personen bilden den «Vorstand»: Vorsitzender, Schriftführer und Kassier. Diese drei unterschiedlichen Personen sind gemäß den für Vereine geltenden Vorschriften («Gesetz von 1901») vorgeschrieben.»
• Zwei ernannte, aber nicht statutengemäße Stellen : Stellvertretender Vorsitzender und Stellvertretender Sekretär.
• Drei Stellen für Verwaltungsräte ohne Titel.

Bestimmte Aufgaben müssen satzungsgemäß von bestimmten Personen wahrgenommen werden; so ist es beispielsweise selbstverständlich, dass die Buchführung in den Zuständigkeitsbereich des Schatzmeisters fällt, die offizielle Übermittlung der Protokolle von Sitzungen und Versammlungen in den des Sekretärs und die Abfassung des Rechenschaftsberichts in den des Vorsitzenden. Abgesehen von diesen Aufgaben wird die übrige Arbeit unter allen Vorstandsmitgliedern entsprechend ihren Kompetenzen und Wünschen verteilt; die Vorstandsmitglieder beteiligen sich an allen gemeinsamen Aufgaben des Vorstands und übernehmen zudem weitere, nicht satzungsmäßige Arbeiten, zu deren Erledigung sie sich verpflichtet haben.

Der AC kann in bestimmten Fällen, wenn er nicht über die Ressourcen, die Fähigkeiten oder die Zeit verfügt, von externen AC-Mitgliedern unterstützt werden. Der VV bleibt jedoch für die Arbeit dieser Mitstreiter verantwortlich. Das bekannteste Beispiel hierfür sind die Gebiets- und Nationaldelegierten, die zu den wichtigsten Mitarbeitern des Clubs gehören, für deren Arbeit jedoch der VV verantwortlich ist.

Der Vorstand muss häufig über bestimmte Themen abstimmen. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit gibt allein die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. (Anmerkung: Diese Regelung musste bisher noch nie zur Anwendung kommen, da die Angelegenheiten stets im Rahmen der Diskussion geklärt werden konnten.).

Jedes Mitglied des VV kann sich je nach seinen Fähigkeiten oder Wünschen an Arbeiten beteiligen, wie z. B. an der Gestaltung von permanenten Wanderungen, oder sich einer Arbeitsgruppe anschließen.

Statutarische Rollen, aus denen sich der Vorstand zusammensetzt

Nur bestimmte Aufgaben sind satzungsgemäß. Andere Aufgaben bleiben normalerweise in der Verantwortung der einzelnen Rollen, können aber optional auch anderen Mitgliedern des VV übertragen werden.

Diese drei Mitglieder teilen sich auch eine Reihe anderer Aufgaben, aber ihre satzungsgemäßen Aufgaben mit Rechtsstatus sollten weiterhin Vorrang haben.

Vorsitzender

Der Vorsitzende trägt die moralische, rechtliche und finanzielle Verantwortung für den Verband. Er sorgt für die Animation der verschiedenen Instanzen und Akteure, insbesondere der regionalen Animatoren, um insbesondere regionale Treffen zu fördern...

Nachfolgend finden Sie eine vorläufige Aufgabenliste:

• Kommunikation mit dem Generalsekretär, dem Schatzmeister und dem/den IT-Verantwortlichen über alle Angelegenheiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, bevor sie den VV und den Club verpflichten,
• Erstellen und Korrekturlesen - in enger Zusammenarbeit mit dem Sekretär - der Tagesordnung von Sitzungen und ihrer Protokolle,
• Für die Ernennung von Gebietsdelegierten (TD) nach Austausch innerhalb des VV Mitglieder mit dem Profil für diese Rolle anfragen. Verwaltung des Ausscheidens und der Erneuerung von TDs. Tägliche Überwachung der Nachrichten auf der Mailingliste der TDs und Beantwortung bestimmter inhaltlicher Fragen, insbesondere zur Anwendung der Spielregeln,
• Antworten auf politische oder polemische Vorschläge und Kommentare, die von Mitgliedern öffentlich oder privat gemacht wurden,
• Anwesenheit bei wichtigen Terminen, um Begrüßungs- und Abschiedsreden zu halten,
• Vor der Generalversammlung: Verfassen des moralischen Berichts für Infos Cent Cols sowie Korrekturlesen aller Berichte, Texte und Inhalte dieses Bulletins,
• Auf der Generalversammlung wird der Moralische Bericht verlesen und eventuelle Fragen der Mitglieder zu den behandelten Themen beantwortet,
• Redaktion des Editorials der Zeitschrift,
• Verfassen von Informationsbriefen an die Mitglieder,
• Stimmt im Namen des Clubs in föderalen Instanzen ab,
• Teilnahme an den Sitzungen des Departementsausschusses und der FFCT-Liga sowie, wenn möglich, an der Generalversammlung der FFCT,
• Pflege der Beziehungen zu anderen Bruderschaften und verwandten Freundschaften,
• In einigen Fällen Beantwortung von Presseinterviews im Namen des Clubs,
• Kontakte und Einladung von lokalen Abgeordneten, FFCT-Verantwortlichen etc. Die Mitglieder des FFCT werden zur Generalversammlung und zu wichtigen Zusammenkünften eingeladen,
• Überwacht in Absprache mit den anderen Mitgliedern des Vorstands die rechtlichen Aspekte der Clubaktivitäten (Versicherungen, Aufenthalte, geistiges Eigentum, ...).

Sekretär

Der Sekretär ist die zentrale Anlaufstelle für alle allgemeinen Schreiben, die an den Verein gerichtet sind; er nimmt auch die Anrufe unter der Haupttelefonnummer des Vereins entgegen. Anfragen, die er nicht selbst bearbeitet, leitet er an die zuständigen Personen weiter: Spezifische Korrespondenz, zum Beispiel Texte und Fotos für die Vereinszeitschrift, sowie Anfragen zum Kauf von Katalogen und Kleidung werden direkt von den Personen bearbeitet, die für diese Bereiche zuständig sind. Ihre Adressen finden Sie in der Zeitschrift sowie in der Rubrik „Kontakte“ auf der Website des Vereins.

Bei diesen Aufgaben kann der Sekretär von einem/einer stellvertretenden Sekretär/in unterstützt werden.

• Anmeldung neuer Mitglieder : Überprüfung der Passlisten. Erstellung einer elektronischen Mitgliederkartei und Eintragung aller Kontaktdaten sowie der «Punktzahl» in diese Kartei. Verfassen eines Begrüßungsschreibens mit eventuellen Anmerkungen zur Liste, falls Pässe abgelehnt wurden. Erstellung einer Urkunde und Kuvertierung der Zeitschrift + Begrüßungsbrief + Urkunde + Medaille. Aufbewahrung der vom neuen Mitglied erhaltenen Papier- oder elektronischen Unterlagen. Bei Bedarf Kontaktaufnahme mit dem neuen Mitglied, um dessen Liste zu vervollständigen.
• Klub-Mitteilungen Lesen und Beantworten von Briefen, die an das Sekretariat geschickt werden. Empfang und Bearbeitung einiger Passlisten und Jahresbeiträge, die ihm direkt zugeschickt werden,
• Versenden von Mahnbriefen an Mitglieder, die mit ihren Beiträgen im Rückstand sind, einmal im Jahr gedruckt,
• Medaillen : Entgegennahme von Bestellungen. Gravur der Medaillen und Versand.
• Zeitschrift : Versand der Zeitschriften an bestehende Mitglieder, die ihre Beiträge verspätet entrichtet haben, nach dem Versand des Jahreshefts per Post. Verwaltung des Bestands an älteren Zeitschriften und eventueller Verkauf.
• Abschlüsse Ad-hoc-Extraktionen aus dem THEL, in Absprache mit den TDs, den Regionalbetreuern und den Aufenthaltsverantwortlichen, um potenzielle Empfänger zu identifizieren, Druck von Diplomen mit einer signifikanten Anzahl von Pässen (500, 1000, 2000 usw.), die den Mitgliedern bei Versammlungen, Aufenthalten und der Generalversammlung überreicht werden, Aktualisierung einer geeigneten Datenbank. Schließlich Vorbereitung und Versand ihrer Diplome an Mitglieder, die dies ausdrücklich wünschen.
• Generalversammlung Redaktion des Tätigkeitsberichts, der Einberufung und Veröffentlichung der verschiedenen Jahresberichte, über die abgestimmt werden soll, über Info Cent Cols. Vorbereitung des Abstimmungsmaterials auf Papier und Computer. Entgegennahme der Briefwahlen der Mitglieder. Vorbereitung der Stimmenauszählung (Sortierung der Umschläge in numerischer Reihenfolge, Registrierung der Vollmachten usw.),
• Verfassen des Protokolls und des Berichts für die Zeitschrift.
• Administrative Beziehungen in Zusammenarbeit mit den Behörden der Präfektur: Er erledigt gemeinsam mit der Präfektur Haute-Savoie alle rechtlichen Formalitäten, denen der Verein unterliegt (verschiedene Anmeldungen, Einreichung von Unterlagen usw.)
• Statutarische Versammlungen Januar und September: Einladung an die Mitglieder des Verwaltungsrats, der Arbeitsgruppe, des technischen Ausschusses und weitere Personen. Erstellung der Tagesordnung gemeinsam mit dem Vorsitzenden und nach Rücksprache mit den verschiedenen geladenen Referenten. Organisation der Logistik.
• Verfassen eines Protokolls,
• Archiv (1): Aufbewahrung der offiziellen Dokumente des Clubs für die Dauer der verfassungsmäßigen Amtszeit,
• Buchhaltung : Führung der Buchhaltung über die eingegangenen Barzahlungen und Schecks (neue Mitglieder, gegebenenfalls Stände sowie alle bei ihm eingegangenen Anfragen: Jahresbeitrag, Katalogkauf usw.). Einzahlung der Schecks bei der Bank und Weiterleitung der Buchhaltung an den Schatzmeister.
• Cent Cols-Stände (Ostern in der Provence, Semaine Fédérale, …). Kontakte zur FFCT und zu den lokalen Verantwortlichen. Allgemeine Organisation, Planung und Leitung, Koordination mit den Personen, die je nach geografischem Gebiet und Verfügbarkeit an diesen Ständen im Einsatz sein werden. Kontakt zu den Verantwortlichen für den Lagerbestand an Kleidung und Schreibwaren (Kataloge, Topo-Führer usw.), um einige Artikel für den Verkauf an diesen Ständen bereitzustellen. Bei dieser Tätigkeit wird der Sekretär seit diesem Jahr von der für die Läden zuständigen Person (Bruno Litwin) unterstützt.
• Vorräte. Der Sekretär ist normalerweise für die physischen Bestände des Clubs verantwortlich. In der Praxis wird die Verwaltung der Kleidung an eine externe Person im Vorstand (derzeit Helène Laixnaire) und die Verwaltung der Papierbestände (Kataloge, Topo-Führer usw.) an Gérard Birelli übertragen. Er verwaltet auch die Medaillenbestände (100 und 1000 Flaschenhälse) und sorgt für deren Nachschub.
• Verwaltung der FFCT-Lizenzen : Verfassen des Anmeldeformulars mit aktualisierten Preisen für die Veröffentlichung im Info Cent Cols und auf der Website. Registrierung der Lizenzanträge. Versand der Schecks an den Schatzmeister. Registrierung der Mitglieder im EDV-Tool der Fédé. Beziehungen mit der FFCT in Bezug auf Lizenzen. Erhalt der Lizenzen von der Fédé. Versand der Lizenzen an die Interessenten (ca. 100 Lizenzen pro Jahr).

Schatzmeister

• Buchhaltung : Er nimmt Rechnungen entgegen, leistet Zahlungen, führt Bankabgleiche durch und benachrichtigt die Betroffenen über den Erhalt von Überweisungen. Verbucht die Erlöse aus dem Verkauf von Kleidung und Schreibwaren.
• Reicht Schecks ein Erlöse aus Verkäufen auf das Bankkonto des Clubs,
• Verwaltung : Überprüft die finanziellen Bedingungen von Auftragsentwürfen und die finanziellen Bedingungen von Vertragsentwürfen.
• Überprüfung und Präsentation (1): Führt die finanzielle Bilanz des Clubs durch, übermittelt die von den Rechnungsprüfern geforderten Buchungsposten, verfasst den Finanzbericht und legt ihn der Generalversammlung vor.

Nicht-statutarische «ernannte» Rollen

Die Vizepräsident kann den Präsidenten bei längerer Abwesenheit oder bei Verhinderung vertreten. Er kann den Präsidenten bei bestimmten Versammlungen vertreten, doch hängt diese Vertretung oft von der Verfügbarkeit und der geografischen Lage ab; der Präsident kann daher in diesen Fällen einen anderen Vertreter als den Vizepräsidenten benennen.

Die Stellvertretende Sekretärin unterstützt den Sekretär nach Bedarf. Er hat die gleichen Zugriffsrechte auf Computerdateien wie der Sekretär.

Für den Rest ihrer Arbeit werden der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär den anderen Mitgliedern des Verwaltungsrats mit nicht namentlich genannten Rollen (unten) gleichgestellt.

Nicht benannte« Rollen»

Die drei anderen Mitglieder des Verwaltungsrats sowie der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär teilen sich die meisten Aufgaben, die dem gesamten Verwaltungsrat gemeinsam sind, und übernehmen auch eigene Aufgaben. Diese werden im Folgenden beschrieben.

Gemeinsame oder spezifische Aufgaben innerhalb des VR

Der VV ernennt die Mitglieder der Arbeitsgruppen (GT) die Rechnungsprüfer der GTs, die Territoriale und nationale Delegierte (DT) und die Regionalbetreuer.

Vorstandsmitglieder können den Verein in externen Gremien oder Arbeitsgruppen mit beratender Funktion vertreten (Beispiel: Zusammenarbeit mit Tourismusausschüssen der Generalräte…).

Abstimmungen über Passvorschläge

Die nationalen Arbeitsgruppen (AGs) erstellen die Passkataloge und verwalten die Änderungen (neue Pässe, Streichungen, verschiedene Änderungen), die aus dem Feld kommen oder innerhalb der AG vorgeschlagen werden. Jede AG hat einen Verifizierer, der sicherstellt, dass die Arbeit der AG den Spielregeln folgt.

Ein Vorstandsmitglied ist insbesondere für die Pflege der Beziehungen zu den Arbeitsgruppen und die Überwachung ihrer Arbeit zuständig:

• Im Falle eines Streits zwischen dem Prüfer und der Mehrheit der Mitglieder einer AG bringt er die Elemente zum VV. Der VV muss dann über die Lösung des Streits abstimmen.
• Die Abstimmung sollte innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens stattfinden, um die Arbeit der AG nicht zu verlangsamen, und unter größtmöglicher Beachtung der Spielregeln.
• Er/sie informiert die GT über die Entscheidungen des VV und verfolgt die Umsetzung der Zusätze.
• Mitglieder, die Pässe vorgeschlagen haben, sollten eine Empfangsbestätigung sowie Informationen über die Bearbeitung ihres Antrags erhalten.

Abstimmungen zu verschiedenen Themen

Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über eine Reihe von administrativen und «moralischen» Fragen abstimmen, über die Antworten auf Vorschläge und Bemerkungen der Mitglieder usw. Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über die Art und Weise abstimmen, wie sie mit den Vorschlägen und Bemerkungen der Mitglieder umgehen.

Über interne Themen oder solche, die den Zentralvorstand direkt betreffen, wird per E-Mail oder anderen Online-Tools abgestimmt. Komplexere Themen oder solche, die die Beteiligung anderer Freiwilliger des Clubs erfordern, wie AGs oder TDs, werden in der Regel bei halbjährlichen Treffen besprochen.

Jährliche Überprüfung

Die Jahreszeitschrift ist die wichtigste Publikation des Clubs und das Hauptorgan für die Kommunikation mit allen Mitgliedern, egal ob sie «trendy» sind oder nicht.

Der Chefredakteur der Zeitschrift ist eine VR-Stelle, die Aufgaben dieser Stelle beschäftigen den Inhaber von Dezember bis Anfang Mai und darüber hinaus, um Rücksendungen und nicht beim Empfänger angekommene Poststücke zu bearbeiten (neue Sendungen, Adresskorrekturen ...).

Zwei große Aufgabenbereiche des Chefredakteurs der Zeitschrift:

1. Die Umgebung und die allgemeine Organisation
2. Die eigentliche Zusammenstellung der Zeitschrift

Dieses Dokument beschreibt den aktuellen Prozess. Was die Zusammenstellung der Zeitschrift betrifft, so hat der Chefredakteur alle Freiheiten, um das Ziel (IT-Tools, Arbeitsmethoden, Zeitaufwand) zu erreichen, d. h. die Erstellung und Weiterleitung der Dokumente.

1. Umgebung und allgemeine Organisation
   • Im ersten Geschäftsjahr: Vorbereitende Suche nach einer Druckerei: Erstellung eines Lastenhefts, Einholung von Angeboten und Vorlage der Angebote beim Vorstand zur Auswahl der Druckerei.Hinweis Da die Zeitschrift mit einem Computergrafiker gesetzt wird, ist die geografische Nähe zur Druckerei (oder zum Computergrafiker, wenn er nicht zur Druckerei gehört) für den Chefredakteur, der häufig reisen muss, um die Lieferung der Daten und ihre Präsentation in der Zeitschrift zu erleichtern, vorzuziehen.
   • Zusammensetzung des Lesekomitees und Festlegung der Arbeitsmethoden mit Erstellung einer über das Internet geteilten Bewertungsdatei,
   • Genaue Festlegung des Inhalts der Sendungen, die an die Mitglieder verschickt werden sollen: Zeitschrift + Begleitunterlagen (Jahresbeilagen, Anmeldeformulare und verschiedene Bestellscheine),
   • Erstellung des Produktionsplans für die Druckerei (Computergrafik und Druck der Zeitschrift + Druck der verschiedenen Anhänge) und Wahl des spätesten Versanddatums,
   • Über ein Kundenkonto Erstellung von Direktwerbeverträgen mit La Poste (Zweig PRO) für den Versand von 2500 Poststücken in Frankreich und im Ausland, wobei das Datum für die Einreichung der Poststücke festgelegt und die Aufteilung Frankreich/Ausland angegeben wird,
   • Drucken von Routing-Etiketten (in Zusammenarbeit mit dem IT-Manager)
   • Wenn die Druckerei die kompletten versiegelten Umschläge liefert, holen Sie bei der Post professionelle Plastikfächer ab, um die so vorbereiteten Umschläge für die Direktwerbung zu transportieren,
   • Organisation einer Beschriftungsgruppe und Beschriftungssitzung (normalerweise im Haus des Chefredakteurs).
   • Drucken von Einreichungsformularen, die per Post verschickt werden,
   • Transport der knapp 100 gefüllten Fächer zur Post (in den Fahrzeugen der Freiwilligen der Beschriftungsgruppe).
2. Zusammensetzung der Zeitschrift
   • Der Chefredakteur erhält die Texte und Fotos der Mitglieder per E-Mail und speichert sie computergestützt, Texte auf der einen und Fotos auf der anderen Seite.
   • Er gibt handgeschriebene Texte ein (er kann freiwillige Mitglieder des Lektorats um Hilfe bitten) und übersetzt Texte ins Englische, Italienische oder Deutsche oder lässt sie übersetzen.
   • Er liest und nimmt eine erste Korrektur der Texte vor, bietet den Autoren sehr langer Texte eine gekürzte Version an.
   • Er schickt die Texte stapelweise an das Lektorat, das er moderiert und fordert, bis die Auswahl und Einordnung der Artikel, die Auswahl und Beschriftung der Rubriken abgeschlossen sind.
   • Er erhält die Versionen der Texte, die von den Mitgliedern des Leseausschusses Korrektur gelesen und korrigiert wurden, und fasst die Korrekturen und Vorschläge zusammen (umfangreiche Kommunikation per E-Mail für einige Texte).
   • Er sorgt dafür, dass alle Mitglieder des Leseausschusses die Bewertungstabelle aktualisieren, die eine inhaltliche und formale Einstufung der Texte sowie die Festlegung der Rubrik, in der sie eventuell erscheinen werden, ermöglicht.
   • In Absprache mit dem Leseausschuss und auf der Grundlage der Rangfolge, die sich aus den Noten für die Texte ergibt, erstellt er das Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift, das bis dahin auf 80 Seiten festgelegt war, wobei einige Texte nicht berücksichtigt werden, obwohl sie mit der gleichen Aufmerksamkeit geprüft wurden. Das Inhaltsverzeichnis ist ein Arbeitsinstrument des Grafikers und enthält insbesondere eine Schätzung des Platzes, den jeder Text einnehmen wird.
   • Er wählt die Fotos aus, die die Artikel begleiten sollen (aus den von den Autoren der Texte eingesandten Fotos, wenn sie von ausreichender Qualität sind, oder aus den Tausenden von Fotos, die von den Mitgliedern eingesandt, sortiert und in den Fototheken gespeichert werden, die er jährlich zusammengestellt hat), eventuell Kommunikation mit den Autoren, um die Fotos in hoher Auflösung zu versenden.
   • Für eine erste Layoutarbeit über die Satzsoftware übermittelt er dem Computergrafiker in Form von individualisierten und nummerierten Verzeichnissen gemäß dem Inhaltsverzeichnis jeden der Texte zusammen mit den ausgewählten und beschrifteten Fotos per Computer.
   • Er arbeitet bei der Druckerei mit dem Grafiker zusammen (Zeitspannen von 2 bis 4 Stunden pro Tag, 2 bis 3 Mal pro Woche über 4 Wochen, von Mitte März bis Mitte April), um das Layout zu perfektionieren oder neu zu gestalten, den Inhalt der Rubriken auszubalancieren und auf eine gute Verteilung von Text und Fotos zu achten.
   • Er ruft die Zeitschrift im PDF-Format ab, leitet sie an den Vorstand und das Lektorat weiter, um sie zu überprüfen und zu korrigieren, und zwar so oft, wie es noch Fehler gibt, ohne die mit der Druckerei vereinbarte Frist für den Beginn der Druckarbeiten zu überschreiten.
   • Er erhält oder erstellt selbst die der Zeitschrift beigefügten Dokumente (Ehrentafel, Statistiken, Anmeldeformulare für Aufenthalte und GVs, verschiedene Bestellscheine), die ebenfalls gedruckt werden müssen.
   • Er gibt grünes Licht für den Druck und holt die versiegelten Umschläge innerhalb von etwa zehn Tagen ab, beginnt mit der Etikettierung und bringt sie in der ersten Maiwoche zur Post.
   • Er aktualisiert jährlich oder erstellt den Bestellschein für Kleidung (Vorder- und Rückseite) mit den verschiedenen Preisen und den neu gewählten Modellen zur Veröffentlichung mit der Zeitschrift und auf der Website neu.

Mehretappen-Touren

Ein Verantwortlicher außerhalb des VV ist für die Verwaltung der Anmeldungen und deren Nachverfolgung zuständig. Er/sie kommuniziert mit den Registrierten oder beantwortet Anfragen und erstellt eine Jahresbilanz, die der Generalversammlung vorgelegt wird.

Der Verwaltungsrat muss:

• Sicherstellen, dass die Fahrtenbücher entsprechend den neu zugelassenen oder gestrichenen Pässen aktualisiert werden.
• Die verschiedenen Dokumente bearbeiten: Flyer, Reiseberichte. Der Druck erfolgt im Rahmen des Vertrags mit dem oben genannten Reprografie-Betrieb,
• Eventuell die Dossiers für die FFCT-Labelisierung der ständigen Wanderungen zusammenstellen

Häufig gestellte Fragen

Diese häufig gestellten Fragen können im Laufe der Zeit durch weitere Fragen ergänzt werden.

Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit

F Wie viel Zeit muss man täglich aufwenden, um Mitglied des Verwaltungsrats zu sein?

R Es kommt auf die Rolle und die Aufgaben an, die Sie unter Ihrer Verantwortung übernehmen. Manche Stellen können Sie einige Monate lang vollzeitlich für mehrere Stunden am Tag beschäftigen, z. B. für die Revue. Andere verteilen sich eher über das Jahr. Wichtig ist, dass Sie das ganze Jahr über für Abstimmungen und andere Aktivitäten, die den gesamten VV betreffen, zur Verfügung stehen. Je nachdem, welche Aufgaben Sie übernehmen, müssen Sie zu den Zeiten verfügbar sein, die für die Erledigung dieser Aufgaben erforderlich sind, wenn diese einen festen Zeitplan haben, wie z. B. Aufenthalte. Ein Leiter eines Aufenthalts könnte z. B. nicht mehrere Wochen lang abwesend sein, wenn der Aufenthalt bevorsteht.

Es ist schwierig, eine genaue Einschätzung der Arbeitsbelastung jedes Einzelnen vorzunehmen. Es liegt in der Natur der Sache, dass Freiwilligenarbeit eine gewisse Verfügbarkeit erfordert, aber es ist klar, dass manche Menschen mehr verfügbar sind als andere.

F Müssen alle Vorstandsmitglieder an den halbjährlichen Sitzungen teilnehmen?

R Im Rahmen des Möglichen, ja. Beachten Sie, dass unsere Satzung in Artikel 8 Folgendes festlegt^bis dass ein CA-Mitglied, das drei aufeinanderfolgende Sitzungen ohne triftigen Grund versäumt hat, als zurückgetreten betrachtet werden kann. Den Mitgliedern des Verwaltungsrats werden die Reisekosten für diese Sitzungen erstattet.

F: Muss ich auch im Urlaub oder auf Geschäftsreise elektronisch erreichbar sein?

R Nein. Ihre Tätigkeit im AC (im Rahmen jeglicher ehrenamtlicher Tätigkeit) sollte eine gesellige und spielerische Aktivität bleiben und keine Belastung darstellen, außer in den in der ersten Frage dieses Abschnitts genannten Fällen, in denen Sie die Aufgaben übernehmen müssen, für die Sie sich engagiert haben; Ihre Berufs- und Freizeit gehört vollständig Ihnen.

F Was kann ich tun, wenn ich nach einer gewissen Zeit im Verwaltungsrat feststelle, dass die Arbeitsbelastung zu hoch ist?

R Wichtig ist, dass Sie versuchen, die Arbeitsbelastung richtig einzuschätzen, bevor Sie sich bewerben. Lesen Sie die Aufgabenbeschreibung genau durch, sprechen Sie mit Mitgliedern des derzeitigen Verwaltungsrats, kontaktieren Sie den Vorsitzenden und machen Sie sich ein klares Bild davon, welche Fähigkeiten Sie einbringen können und wie viel Freizeit Ihnen zur Verfügung steht.

Wenn die Verteilung der Arbeitsbelastung erst einmal erfolgt ist, ist es schwieriger, Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Ihre Arbeitsbelastung jedoch nach einer Einarbeitungszeit anpassen wollen, gibt es normalerweise genug Spielraum und Flexibilität, um Anpassungen vornehmen zu können.

F Muss ich an allen Ausflügen, allen Treffen und allen Mitgliederversammlungen teilnehmen?

R Zu den Versammlungen siehe oben. Es ist normal, dass möglichst alle Mitglieder des Zentralvorstands an der Generalversammlung teilnehmen können, die das wichtigste satzungsgemäße Ereignis im Leben des Clubs ist. Auch die Internationale Sommerkonferenz ist ein Höhepunkt, an dem in der Regel alle Mitglieder des Zentralvorstands teilnehmen. Wie bei den regulären Sitzungen kann eine Abwesenheit jedoch entschuldbar sein.

Kompetenzen

F Muss ich über eine bestimmte IT-Ausstattung verfügen, um Mitglied des Verwaltungsrats zu werden?

R Die Wahl der Hardware, der Internetverbindung und der Software liegt ganz bei Ihnen. Sie sollten jedoch in der Lage sein, Office-Dokumente wie Microsoft Office, Libre Office oder Open Office zu lesen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Sie benötigen außerdem einen Breitband-Internetzugang, da häufig große Dateien per E-Mail versendet werden; Sie benötigen einen aktuellen Browser sowie ein E-Mail-Programm, das große Dateien als Anhänge verarbeiten kann.

Da diese Software für Audiokonferenzen verwendet wird, müssen Sie «Skype» haben oder sich zumindest verpflichten, es zu installieren, um an telefonischen Sitzungen des Vorstands teilnehmen zu können. Skype ist kostenlos, Sie können einem Mitglied helfen, es zu installieren und zu erlernen.

Q Welche weiteren technischen Fähigkeiten muss ich mitbringen?

R Das hängt natürlich von den Aufgaben ab, die Sie übernehmen. Der Schatzmeister sollte über grundlegende Buchhaltungskenntnisse verfügen, auch wenn er im Berufsleben kein Wirtschaftsprüfer sein muss (was aber natürlich von Vorteil ist!).