Startseite » FAQ (häufig gestellte Fragen) » FAQ - Arbeitsweise des Verwaltungsrats

FAQ - Arbeitsweise des Verwaltungsrats

Diese Seite richtet sich an Kandidaten für die Wahlen zum Verwaltungsrat des Club des Cent Cols (CA). Sie beschreibt und erklärt das Pflichtenheft des CA, seine allgemeine Funktionsweise (die sich ändern kann, wenn das neue Team dies wünscht) und versucht, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die von den Kandidaten möglicherweise gestellt werden könnten.

Attention tout de même : cette page document peut sembler très longue car elle fait un inventaire exhaustif des charges du CA. Néanmoins, en dehors des tâches statutaires spécifiques à certains postes (président, secrétaire, trésorier), une répartition des autres tâches aura lieu au sein de l’équipe en fonction des disponibilités et compétences de chacun.  La liste exhaustive de toutes les tâches peut permettre à certains de se présenter en faisant mention de leurs compétences pour en assumer certaines.

Devenir membre du CA est une décision importante; si vous êtes élu, le club comptera sur votre engagement et votre implication dans votre rôle pour les quatre prochaines années. Le Conseil d’administration se réunit statutairement au moins deux fois par an : dans l’hiver avant la sortie de la revue annuelle et à  l’automne  avant l’Assemblée générale. Outre les conditions de quorum, il est souhaitable que le maximum de membres élus participe aux réunions pour qu’elles soient productives. Dans l’intervalle, les membres communiquent généralement par courriel pour traiter des sujets divers relatifs à la vie de la Confrérie. Des réunions téléphoniques via un  logiciel de téléconférence (facile à prendre en main) peuvent être organisées pour les sujets nécessitant des discussions approfondies.

Ein Mitglied des Verwaltungsrates zu sein bedeutet viel mehr, als nur an Sitzungen teilzunehmen. Der Großteil der Arbeit findet im Hintergrund statt und erfordert ein Mindestmaß an Kenntnissen in bestimmten Bereichen. Zunächst einmal müssen Sie unsere Spielregeln verstehen und einhalten. Der VV ist der Garant für die Qualität unserer Passkataloge, und bei Streitigkeiten in den nationalen Arbeitsgruppen (AGs) muss der VV entscheiden, seine Entscheidung muss vertrauenswürdig sein und innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens getroffen werden. Darüber hinaus ist Teamgeist von entscheidender Bedeutung. Das heißt unter anderem, dass Entscheidungen kollegial getroffen werden.

Le CA assure de nombreuses tâches, certaines visibles et publiques, d’autres moins ou pas du tout, mais tout aussi importantes ; il faut donc laisser son égo à la porte. Le mot d’ordre est d’être au service des membres.

Également important est le temps disponible : bien remplir son rôle au CA peut être assez chronophage, ou, du moins, chronophage durant certaines époques de l’année, comme au moment de la revue ou de la préparation de l’Assemblée générale. L’essentiel de l’activité des dirigeants a lieu pendant l’hiver. Mai, Juin, Juillet et Août sont les mois les moins chargés.  C’est pourquoi la lecture de ce document est essentielle afin de se faire une idée sur la charge de travail impliquée.

En fait, bien que ce ne soit pas un prérequis statutaire, il faut disposer d’une connexion haut-débit adéquate et bien maîtriser les principaux outils informatiques : bureautique, en particulier Excel, Word (ou équivalents ouverts Open Office, Libre Office…), mail, web et si possible communications de groupe de type « Skype ». Les membres du CA étant, comme le reste des membres du club, très dispersés, il serait inconcevable de pouvoir être membre du CA sans être connecté via Internet.

Wir hoffen, dass dieses Dokument Ihnen helfen kann, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Struktur des VR

Der VR ist derzeit auf maximal elf Mitglieder beschränkt.

Trois types de rôle existent :

• Drei ernannte statutarische Stellen : Trois personnes formant le « bureau » : président, secrétaire et trésorier. Ces trois personnes, distinctes, sont requises par la réglementation régissant les associations « Loi 1901 »
• Zwei ernannte, aber nicht statutengemäße Stellen : Stellvertretender Vorsitzender und Stellvertretender Sekretär.
• Drei Stellen für Verwaltungsräte ohne Titel.

Certaines tâches doivent être accomplies statutairement par des personnes précises ; par exemple il va sans dire que la comptabilité est du domaine du trésorier, la communication officielle des comptes-rendus de réunions et d’assemblées, celle du secrétaire, et la rédaction du rapport moral, celle du président. En dehors de ces tâches, le reste du travail est distribué à tous les membres du CA selon leurs compétences et  souhaits ; les membres du bureau participent à toutes les tâches communes au CA et font aussi d’autres travaux, non-statutaires, qu’ils se sont engagés à faire.

Der AC kann in bestimmten Fällen, wenn er nicht über die Ressourcen, die Fähigkeiten oder die Zeit verfügt, von externen AC-Mitgliedern unterstützt werden. Der VV bleibt jedoch für die Arbeit dieser Mitstreiter verantwortlich. Das bekannteste Beispiel hierfür sind die Gebiets- und Nationaldelegierten, die zu den wichtigsten Mitarbeitern des Clubs gehören, für deren Arbeit jedoch der VV verantwortlich ist.

Le CA doit souvent voter sur des sujets précis. Chaque membre a une voix. Seule la voix du président est prépondérante en cas d’égalité. (NB : il n’y a jamais eu lieu d’appliquer cette mesure, la discussion ayant toujours permis de trancher les choses).

Jedes Mitglied des VV kann sich je nach seinen Fähigkeiten oder Wünschen an Arbeiten beteiligen, wie z. B. an der Gestaltung von permanenten Wanderungen, oder sich einer Arbeitsgruppe anschließen.

Statutarische Rollen, aus denen sich der Vorstand zusammensetzt

Nur bestimmte Aufgaben sind satzungsgemäß. Andere Aufgaben bleiben normalerweise in der Verantwortung der einzelnen Rollen, können aber optional auch anderen Mitgliedern des VV übertragen werden.

Diese drei Mitglieder teilen sich auch eine Reihe anderer Aufgaben, aber ihre satzungsgemäßen Aufgaben mit Rechtsstatus sollten weiterhin Vorrang haben.

Vorsitzender

Der Vorsitzende trägt die moralische, rechtliche und finanzielle Verantwortung für den Verband. Er sorgt für die Animation der verschiedenen Instanzen und Akteure, insbesondere der regionalen Animatoren, um insbesondere regionale Treffen zu fördern...

Ci-dessous la liste indicative des tâches :

• Kommunikation mit dem Generalsekretär, dem Schatzmeister und dem/den IT-Verantwortlichen über alle Angelegenheiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, bevor sie den VV und den Club verpflichten,
• Erstellen und Korrekturlesen - in enger Zusammenarbeit mit dem Sekretär - der Tagesordnung von Sitzungen und ihrer Protokolle,
• Für die Ernennung von Gebietsdelegierten (TD) nach Austausch innerhalb des VV Mitglieder mit dem Profil für diese Rolle anfragen. Verwaltung des Ausscheidens und der Erneuerung von TDs. Tägliche Überwachung der Nachrichten auf der Mailingliste der TDs und Beantwortung bestimmter inhaltlicher Fragen, insbesondere zur Anwendung der Spielregeln,
• Antworten auf politische oder polemische Vorschläge und Kommentare, die von Mitgliedern öffentlich oder privat gemacht wurden,
• Anwesenheit bei wichtigen Terminen, um Begrüßungs- und Abschiedsreden zu halten,
• Vor der Generalversammlung: Verfassen des moralischen Berichts für Infos Cent Cols sowie Korrekturlesen aller Berichte, Texte und Inhalte dieses Bulletins,
• Auf der Generalversammlung wird der Moralische Bericht verlesen und eventuelle Fragen der Mitglieder zu den behandelten Themen beantwortet,
• Redaktion des Editorials der Zeitschrift,
• Verfassen von Informationsbriefen an die Mitglieder,
• Stimmt im Namen des Clubs in föderalen Instanzen ab,
• Participation aux réunions de comité départemental et ligue FFCT, et si possible à l’AG de la FFCT,
• Pflege der Beziehungen zu anderen Bruderschaften und verwandten Freundschaften,
• In einigen Fällen Beantwortung von Presseinterviews im Namen des Clubs,
• Kontakte und Einladung von lokalen Abgeordneten, FFCT-Verantwortlichen etc. Die Mitglieder des FFCT werden zur Generalversammlung und zu wichtigen Zusammenkünften eingeladen,
• Überwacht in Absprache mit den anderen Mitgliedern des Vorstands die rechtlichen Aspekte der Clubaktivitäten (Versicherungen, Aufenthalte, geistiges Eigentum, ...).

Sekretärin

Le Secrétaire est le point d’entrée principal pour tous les courriers généraux envoyés au club, c’est lui, également, qui répond au numéro de téléphone principal du club. Il redistribue les demandes qu’il ne traite pas lui-même aux personnes concernées : les courriers spécifiques, par exemple les textes et photos pour la revue, les demandes d’achat de catalogues et de vêtements sont traitées directement par les personnes qui s’occupent de ces activités. Leurs adresses se trouvent dans la revue, dans la rubrique Contacts du site web du club.

Bei diesen Aufgaben kann der Sekretär von einem/einer stellvertretenden Sekretär/in unterstützt werden.

• Anmeldung neuer Mitglieder : Vérification des listes de cols. Création d’une fiche de membre électronique et inscription de toutes les coordonnées et « score » sur cette fiche. Rédaction d’une lettre d’accueil avec éventuellement commentaires sur la liste si des cols ont été refusés. Confection d’un diplôme et mise sous enveloppes de la revue + lettre d’accueil + diplôme + médaille. Conservation des documents papier ou électroniques reçus du nouveau membre. En tant que de besoin, prise de contact avec le nouveau membre pour parfaire sa liste.
• Klub-Mitteilungen Lesen und Beantworten von Briefen, die an das Sekretariat geschickt werden. Empfang und Bearbeitung einiger Passlisten und Jahresbeiträge, die ihm direkt zugeschickt werden,
• Versenden von Mahnbriefen an Mitglieder, die mit ihren Beiträgen im Rückstand sind, einmal im Jahr gedruckt,
• Medaillen : Entgegennahme von Bestellungen. Gravur der Medaillen und Versand.
• Zeitschrift : Envoi des revues aux membres existants qui cotisent en retard après l’envoi publiposté de la revue annuelle. Gestion du stock des revues anciennes et commercialisation éventuelle.
• Abschlüsse Ad-hoc-Extraktionen aus dem THEL, in Absprache mit den TDs, den Regionalbetreuern und den Aufenthaltsverantwortlichen, um potenzielle Empfänger zu identifizieren, Druck von Diplomen mit einer signifikanten Anzahl von Pässen (500, 1000, 2000 usw.), die den Mitgliedern bei Versammlungen, Aufenthalten und der Generalversammlung überreicht werden, Aktualisierung einer geeigneten Datenbank. Schließlich Vorbereitung und Versand ihrer Diplome an Mitglieder, die dies ausdrücklich wünschen.
• Generalversammlung Redaktion des Tätigkeitsberichts, der Einberufung und Veröffentlichung der verschiedenen Jahresberichte, über die abgestimmt werden soll, über Info Cent Cols. Vorbereitung des Abstimmungsmaterials auf Papier und Computer. Entgegennahme der Briefwahlen der Mitglieder. Vorbereitung der Stimmenauszählung (Sortierung der Umschläge in numerischer Reihenfolge, Registrierung der Vollmachten usw.),
• Verfassen des Protokolls und des Berichts für die Zeitschrift.
• Administrative Beziehungen avec les autorités préfectorales : il réalise avec la Préfecture de Haute- Savoie toutes les formalités légales auxquelles est assujetti le Club (déclarations diverses, enregistrement de documents, etc.)
• Statutarische Versammlungen de janvier et de septembre : invitation envoyée aux membres du CA + GT + DT + autres. Préparation de l’ordre du jour avec le président et après interrogation des différents intervenants invités. Préparation de la logistique.
• Verfassen eines Protokolls,
• Archiv (1): Aufbewahrung der offiziellen Dokumente des Clubs für die Dauer der verfassungsmäßigen Amtszeit,
• Buchhaltung : établissement de la comptabilité espèces et chèques qu’il reçoit (nouveaux membres, stands s’il y a lieu, et toute demande arrivée chez lui : cotisation annuelle, achat de catalogue etc.). Dépôt des chèques en banque et transmission de la comptabilité au trésorier.
• Cent Cols-Stände (Pâques en Provence, Semaine Fédérale, …). Relations avec la FFCT et les responsables locaux. Organisation générale, planification et pilotage, liaison avec ceux et celles qui seront sur ces stands selon zone géographique et disponibilité. Liaison avec les responsables du stock de vêtements et de papeterie (catalogues, guides Topo, etc.) pour avoir quelques articles à vendre sur ces stands. Pour cette activité, le secrétaire est épaulé depuis cette année par la personne en charge des boutiques (Bruno Litwin)
• Vorräte. Der Sekretär ist normalerweise für die physischen Bestände des Clubs verantwortlich. In der Praxis wird die Verwaltung der Kleidung an eine externe Person im Vorstand (derzeit Helène Laixnaire) und die Verwaltung der Papierbestände (Kataloge, Topo-Führer usw.) an Gérard Birelli übertragen. Er verwaltet auch die Medaillenbestände (100 und 1000 Flaschenhälse) und sorgt für deren Nachschub.
• Verwaltung der FFCT-Lizenzen : Verfassen des Anmeldeformulars mit aktualisierten Preisen für die Veröffentlichung im Info Cent Cols und auf der Website. Registrierung der Lizenzanträge. Versand der Schecks an den Schatzmeister. Registrierung der Mitglieder im EDV-Tool der Fédé. Beziehungen mit der FFCT in Bezug auf Lizenzen. Erhalt der Lizenzen von der Fédé. Versand der Lizenzen an die Interessenten (ca. 100 Lizenzen pro Jahr).

Schatzmeister

• Buchhaltung : Er nimmt Rechnungen entgegen, leistet Zahlungen, führt Bankabgleiche durch und benachrichtigt die Betroffenen über den Erhalt von Überweisungen. Verbucht die Erlöse aus dem Verkauf von Kleidung und Schreibwaren.
• Reicht Schecks ein Erlöse aus Verkäufen auf das Bankkonto des Clubs,
• Verwaltung : Überprüft die finanziellen Bedingungen von Auftragsentwürfen und die finanziellen Bedingungen von Vertragsentwürfen.
• Überprüfung und Präsentation (1): Führt die finanzielle Bilanz des Clubs durch, übermittelt die von den Rechnungsprüfern geforderten Buchungsposten, verfasst den Finanzbericht und legt ihn der Generalversammlung vor.

Nicht-statutarische «ernannte» Rollen

Die Vizepräsident peut remplacer le président en cas d’absence prolongée, ou si ce dernier est dans l’impossibilité de remplir ses fonctions. Il peut représenter le Président à certaines assemblées, mais ce remplacement est souvent dicté par la disponibilité et la géographie ;  le président peut donc désigner dans ces cas un représentant autre que le vice-président.

Die Stellvertretende Sekretärin unterstützt den Sekretär nach Bedarf. Er hat die gleichen Zugriffsrechte auf Computerdateien wie der Sekretär.

Für den Rest ihrer Arbeit werden der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär den anderen Mitgliedern des Verwaltungsrats mit nicht namentlich genannten Rollen (unten) gleichgestellt.

Nicht benannte« Rollen»

Die drei anderen Mitglieder des Verwaltungsrats sowie der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär teilen sich die meisten Aufgaben, die dem gesamten Verwaltungsrat gemeinsam sind, und übernehmen auch eigene Aufgaben. Diese werden im Folgenden beschrieben.

Gemeinsame oder spezifische Aufgaben innerhalb des VR

Der VV ernennt die Mitglieder der Arbeitsgruppen (GT) die Rechnungsprüfer der GTs, die Territoriale und nationale Delegierte (DT) und die Regionalbetreuer.

Des membres du CA peuvent représenter le club dans des instances ou groupes de travail externes avec rôle consultatif (exemple : travaux avec des commissions tourisme de conseils généraux…)

Abstimmungen über Passvorschläge

Die nationalen Arbeitsgruppen (AGs) erstellen die Passkataloge und verwalten die Änderungen (neue Pässe, Streichungen, verschiedene Änderungen), die aus dem Feld kommen oder innerhalb der AG vorgeschlagen werden. Jede AG hat einen Verifizierer, der sicherstellt, dass die Arbeit der AG den Spielregeln folgt.

Un membre du CA est plus particulièrement chargé des relations et du suivi des travaux des GT :

• Im Falle eines Streits zwischen dem Prüfer und der Mehrheit der Mitglieder einer AG bringt er die Elemente zum VV. Der VV muss dann über die Lösung des Streits abstimmen.
• Die Abstimmung sollte innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens stattfinden, um die Arbeit der AG nicht zu verlangsamen, und unter größtmöglicher Beachtung der Spielregeln.
• Er/sie informiert die GT über die Entscheidungen des VV und verfolgt die Umsetzung der Zusätze.
• Les membres qui ont proposé des cols doivent pouvoir recevoir un accusé de réception et une information quant au traitement de leur demande.

Abstimmungen zu verschiedenen Themen

Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über eine Reihe von administrativen und «moralischen» Fragen abstimmen, über die Antworten auf Vorschläge und Bemerkungen der Mitglieder usw. Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über die Art und Weise abstimmen, wie sie mit den Vorschlägen und Bemerkungen der Mitglieder umgehen.

Über interne Themen oder solche, die den Zentralvorstand direkt betreffen, wird per E-Mail oder anderen Online-Tools abgestimmt. Komplexere Themen oder solche, die die Beteiligung anderer Freiwilliger des Clubs erfordern, wie AGs oder TDs, werden in der Regel bei halbjährlichen Treffen besprochen.

Jährliche Überprüfung

Die Jahreszeitschrift ist die wichtigste Publikation des Clubs und das Hauptorgan für die Kommunikation mit allen Mitgliedern, egal ob sie «trendy» sind oder nicht.

Der Chefredakteur der Zeitschrift ist eine VR-Stelle, die Aufgaben dieser Stelle beschäftigen den Inhaber von Dezember bis Anfang Mai und darüber hinaus, um Rücksendungen und nicht beim Empfänger angekommene Poststücke zu bearbeiten (neue Sendungen, Adresskorrekturen ...).

Deux grands domaines pour les tâches du rédacteur en chef de la revue :

1. Die Umgebung und die allgemeine Organisation
2. Die eigentliche Zusammenstellung der Zeitschrift

Dieses Dokument beschreibt den aktuellen Prozess. Was die Zusammenstellung der Zeitschrift betrifft, so hat der Chefredakteur alle Freiheiten, um das Ziel (IT-Tools, Arbeitsmethoden, Zeitaufwand) zu erreichen, d. h. die Erstellung und Weiterleitung der Dokumente.

1. Umgebung und allgemeine Organisation
   • Lors de la première année d’exercice prospection préalable pour trouver un imprimeur : cahier des charges, demande de devis, et présentation des offres au CA pour le choix de l’imprimeur.Hinweis Da die Zeitschrift mit einem Computergrafiker gesetzt wird, ist die geografische Nähe zur Druckerei (oder zum Computergrafiker, wenn er nicht zur Druckerei gehört) für den Chefredakteur, der häufig reisen muss, um die Lieferung der Daten und ihre Präsentation in der Zeitschrift zu erleichtern, vorzuziehen.
   • Zusammensetzung des Lesekomitees und Festlegung der Arbeitsmethoden mit Erstellung einer über das Internet geteilten Bewertungsdatei,
   • Définition précise du contenu des plis qui seront envoyé aux adhérents : revue + documents annexes (additifs de l’année, bulletins d’inscription et bons de commande divers),
   • Erstellung des Produktionsplans für die Druckerei (Computergrafik und Druck der Zeitschrift + Druck der verschiedenen Anhänge) und Wahl des spätesten Versanddatums,
   • Über ein Kundenkonto Erstellung von Direktwerbeverträgen mit La Poste (Zweig PRO) für den Versand von 2500 Poststücken in Frankreich und im Ausland, wobei das Datum für die Einreichung der Poststücke festgelegt und die Aufteilung Frankreich/Ausland angegeben wird,
   • Drucken von Routing-Etiketten (in Zusammenarbeit mit dem IT-Manager)
   • Wenn die Druckerei die kompletten versiegelten Umschläge liefert, holen Sie bei der Post professionelle Plastikfächer ab, um die so vorbereiteten Umschläge für die Direktwerbung zu transportieren,
   • Organisation einer Beschriftungsgruppe und Beschriftungssitzung (normalerweise im Haus des Chefredakteurs).
   • Drucken von Einreichungsformularen, die per Post verschickt werden,
   • Transport der knapp 100 gefüllten Fächer zur Post (in den Fahrzeugen der Freiwilligen der Beschriftungsgruppe).
2. Zusammensetzung der Zeitschrift
   • Der Chefredakteur erhält die Texte und Fotos der Mitglieder per E-Mail und speichert sie computergestützt, Texte auf der einen und Fotos auf der anderen Seite.
   • Er gibt handgeschriebene Texte ein (er kann freiwillige Mitglieder des Lektorats um Hilfe bitten) und übersetzt Texte ins Englische, Italienische oder Deutsche oder lässt sie übersetzen.
   • Er liest und nimmt eine erste Korrektur der Texte vor, bietet den Autoren sehr langer Texte eine gekürzte Version an.
   • Er schickt die Texte stapelweise an das Lektorat, das er moderiert und fordert, bis die Auswahl und Einordnung der Artikel, die Auswahl und Beschriftung der Rubriken abgeschlossen sind.
   • Er erhält die Versionen der Texte, die von den Mitgliedern des Leseausschusses Korrektur gelesen und korrigiert wurden, und fasst die Korrekturen und Vorschläge zusammen (umfangreiche Kommunikation per E-Mail für einige Texte).
   • Er sorgt dafür, dass alle Mitglieder des Leseausschusses die Bewertungstabelle aktualisieren, die eine inhaltliche und formale Einstufung der Texte sowie die Festlegung der Rubrik, in der sie eventuell erscheinen werden, ermöglicht.
   • In Absprache mit dem Leseausschuss und auf der Grundlage der Rangfolge, die sich aus den Noten für die Texte ergibt, erstellt er das Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift, das bis dahin auf 80 Seiten festgelegt war, wobei einige Texte nicht berücksichtigt werden, obwohl sie mit der gleichen Aufmerksamkeit geprüft wurden. Das Inhaltsverzeichnis ist ein Arbeitsinstrument des Grafikers und enthält insbesondere eine Schätzung des Platzes, den jeder Text einnehmen wird.
   • Er wählt die Fotos aus, die die Artikel begleiten sollen (aus den von den Autoren der Texte eingesandten Fotos, wenn sie von ausreichender Qualität sind, oder aus den Tausenden von Fotos, die von den Mitgliedern eingesandt, sortiert und in den Fototheken gespeichert werden, die er jährlich zusammengestellt hat), eventuell Kommunikation mit den Autoren, um die Fotos in hoher Auflösung zu versenden.
   • Für eine erste Layoutarbeit über die Satzsoftware übermittelt er dem Computergrafiker in Form von individualisierten und nummerierten Verzeichnissen gemäß dem Inhaltsverzeichnis jeden der Texte zusammen mit den ausgewählten und beschrifteten Fotos per Computer.
   • Er arbeitet bei der Druckerei mit dem Grafiker zusammen (Zeitspannen von 2 bis 4 Stunden pro Tag, 2 bis 3 Mal pro Woche über 4 Wochen, von Mitte März bis Mitte April), um das Layout zu perfektionieren oder neu zu gestalten, den Inhalt der Rubriken auszubalancieren und auf eine gute Verteilung von Text und Fotos zu achten.
   • Er ruft die Zeitschrift im PDF-Format ab, leitet sie an den Vorstand und das Lektorat weiter, um sie zu überprüfen und zu korrigieren, und zwar so oft, wie es noch Fehler gibt, ohne die mit der Druckerei vereinbarte Frist für den Beginn der Druckarbeiten zu überschreiten.
   • Er erhält oder erstellt selbst die der Zeitschrift beigefügten Dokumente (Ehrentafel, Statistiken, Anmeldeformulare für Aufenthalte und GVs, verschiedene Bestellscheine), die ebenfalls gedruckt werden müssen.
   • Er gibt grünes Licht für den Druck und holt die versiegelten Umschläge innerhalb von etwa zehn Tagen ab, beginnt mit der Etikettierung und bringt sie in der ersten Maiwoche zur Post.
   • Er aktualisiert jährlich oder erstellt den Bestellschein für Kleidung (Vorder- und Rückseite) mit den verschiedenen Preisen und den neu gewählten Modellen zur Veröffentlichung mit der Zeitschrift und auf der Website neu.

Mehretappen-Touren

Ein Verantwortlicher außerhalb des VV ist für die Verwaltung der Anmeldungen und deren Nachverfolgung zuständig. Er/sie kommuniziert mit den Registrierten oder beantwortet Anfragen und erstellt eine Jahresbilanz, die der Generalversammlung vorgelegt wird.

Le  CA doit :

• Sicherstellen, dass die Fahrtenbücher entsprechend den neu zugelassenen oder gestrichenen Pässen aktualisiert werden.
• Editer les différents documents : flyers, carnets de route. L’impression est faite par le biais du contrat avec l’atelier de reprographie cité plus haut,
• Eventuell die Dossiers für die FFCT-Labelisierung der ständigen Wanderungen zusammenstellen

Häufig gestellte Fragen

Diese häufig gestellten Fragen können im Laufe der Zeit durch weitere Fragen ergänzt werden.

Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit

Q Combien de temps faut-il consacrer par jour pour être membre du CA ?

R Es kommt auf die Rolle und die Aufgaben an, die Sie unter Ihrer Verantwortung übernehmen. Manche Stellen können Sie einige Monate lang vollzeitlich für mehrere Stunden am Tag beschäftigen, z. B. für die Revue. Andere verteilen sich eher über das Jahr. Wichtig ist, dass Sie das ganze Jahr über für Abstimmungen und andere Aktivitäten, die den gesamten VV betreffen, zur Verfügung stehen. Je nachdem, welche Aufgaben Sie übernehmen, müssen Sie zu den Zeiten verfügbar sein, die für die Erledigung dieser Aufgaben erforderlich sind, wenn diese einen festen Zeitplan haben, wie z. B. Aufenthalte. Ein Leiter eines Aufenthalts könnte z. B. nicht mehrere Wochen lang abwesend sein, wenn der Aufenthalt bevorsteht.

Es ist schwierig, eine genaue Einschätzung der Arbeitsbelastung jedes Einzelnen vorzunehmen. Es liegt in der Natur der Sache, dass Freiwilligenarbeit eine gewisse Verfügbarkeit erfordert, aber es ist klar, dass manche Menschen mehr verfügbar sind als andere.

Q Est-il nécessaire pour tous les membres du CA de participer aux réunions semi-annuelles ?

R Im Rahmen des Möglichen, ja. Beachten Sie, dass unsere Satzung in Artikel 8 Folgendes festlegt^bis dass ein CA-Mitglied, das drei aufeinanderfolgende Sitzungen ohne triftigen Grund versäumt hat, als zurückgetreten betrachtet werden kann. Den Mitgliedern des Verwaltungsrats werden die Reisekosten für diese Sitzungen erstattet.

Q Si je suis en vacances ou en déplacement professionnel est-il nécessaire pour moi de rester disponible électroniquement ?

R Nein. Ihre Tätigkeit im AC (im Rahmen jeglicher ehrenamtlicher Tätigkeit) sollte eine gesellige und spielerische Aktivität bleiben und keine Belastung darstellen, außer in den in der ersten Frage dieses Abschnitts genannten Fällen, in denen Sie die Aufgaben übernehmen müssen, für die Sie sich engagiert haben; Ihre Berufs- und Freizeit gehört vollständig Ihnen.

Q Que faire si après un certain temps au CA je m’aperçois que la charge de travail est trop lourde ?

R Wichtig ist, dass Sie versuchen, die Arbeitsbelastung richtig einzuschätzen, bevor Sie sich bewerben. Lesen Sie die Aufgabenbeschreibung genau durch, sprechen Sie mit Mitgliedern des derzeitigen Verwaltungsrats, kontaktieren Sie den Vorsitzenden und machen Sie sich ein klares Bild davon, welche Fähigkeiten Sie einbringen können und wie viel Freizeit Ihnen zur Verfügung steht.

Wenn die Verteilung der Arbeitsbelastung erst einmal erfolgt ist, ist es schwieriger, Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Ihre Arbeitsbelastung jedoch nach einer Einarbeitungszeit anpassen wollen, gibt es normalerweise genug Spielraum und Flexibilität, um Anpassungen vornehmen zu können.

Q Dois-je participer à tous les séjours, à toutes les réunions, à toutes les AG ?

R Zu den Versammlungen siehe oben. Es ist normal, dass möglichst alle Mitglieder des Zentralvorstands an der Generalversammlung teilnehmen können, die das wichtigste satzungsgemäße Ereignis im Leben des Clubs ist. Auch die Internationale Sommerkonferenz ist ein Höhepunkt, an dem in der Regel alle Mitglieder des Zentralvorstands teilnehmen. Wie bei den regulären Sitzungen kann eine Abwesenheit jedoch entschuldbar sein.

Kompetenzen

Q Dois-je disposer d’un certain équipement informatique pour pouvoir être membre du CA ?

R Die Wahl der Hardware, der Internetverbindung und der Software liegt ganz bei Ihnen. Sie sollten jedoch in der Lage sein, Office-Dokumente wie Microsoft Office, Libre Office oder Open Office zu lesen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Vous devez également avoir un accès internet haut-débit car de nombreux fichiers lourds sont fréquemment envoyés par mail ; vous devez disposer d’un navigateur récent, ainsi que d’un logiciel de messagerie pouvant traiter les fichiers lourds en pièces jointes.

Da diese Software für Audiokonferenzen verwendet wird, müssen Sie «Skype» haben oder sich zumindest verpflichten, es zu installieren, um an telefonischen Sitzungen des Vorstands teilnehmen zu können. Skype ist kostenlos, Sie können einem Mitglied helfen, es zu installieren und zu erlernen.

Q Quelles autres compétences techniques dois-je avoir ?

R Ceci dépend naturellement des tâches auxquelles vous vous engagez. Le trésorier doit avoir des compétences basiques de comptabilité, bien qu’il ne soit pas nécessaire pour lui d’être expert-comptable dans la vie professionnelle (un atout, tout de même !).