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FAQ - Arbeitsweise des Verwaltungsrats

Diese Seite richtet sich an Kandidaten für die Wahlen zum Verwaltungsrat des Club des Cent Cols (CA). Sie beschreibt und erklärt das Pflichtenheft des CA, seine allgemeine Funktionsweise (die sich ändern kann, wenn das neue Team dies wünscht) und versucht, die wichtigsten Fragen zu beantworten, die von den Kandidaten möglicherweise gestellt werden könnten.

Achtung: Diese Dokumentenseite kann sehr lang erscheinen, da sie eine vollständige Auflistung der Aufgaben des Verwaltungsrats enthält. Abgesehen von den statutarischen Aufgaben, die für bestimmte Ämter (Vorsitzender, Sekretär, Schatzmeister) spezifisch sind, werden die anderen Aufgaben innerhalb des Teams je nach Verfügbarkeit und Kompetenzen der einzelnen Personen aufgeteilt. Die vollständige Liste aller Aufgaben kann es einigen ermöglichen, sich selbst vorzustellen, indem sie ihre Fähigkeiten zur Übernahme bestimmter Aufgaben erwähnen.

Die Mitgliedschaft im Zentralvorstand ist eine wichtige Entscheidung. Wenn Sie gewählt werden, verlässt sich der Club in den nächsten vier Jahren auf Ihr Engagement und Ihren Einsatz für Ihre Rolle. Der Vorstand tritt satzungsgemäß mindestens zweimal im Jahr zusammen: im Winter vor der Herausgabe des Jahresmagazins und im Herbst vor der Generalversammlung. Neben den Bedingungen für die Beschlussfähigkeit ist es wünschenswert, dass möglichst viele der gewählten Mitglieder an den Sitzungen teilnehmen, damit diese produktiv sind. In der Zwischenzeit kommunizieren die Mitglieder in der Regel per E-Mail, um verschiedene Themen im Zusammenhang mit dem Leben der Bruderschaft zu behandeln. Telefonische Treffen über eine (leicht zu erlernende) Telekonferenz-Software können für Themen, die eine ausführliche Diskussion erfordern, organisiert werden.

Ein Mitglied des Verwaltungsrates zu sein bedeutet viel mehr, als nur an Sitzungen teilzunehmen. Der Großteil der Arbeit findet im Hintergrund statt und erfordert ein Mindestmaß an Kenntnissen in bestimmten Bereichen. Zunächst einmal müssen Sie unsere Spielregeln verstehen und einhalten. Der VV ist der Garant für die Qualität unserer Passkataloge, und bei Streitigkeiten in den nationalen Arbeitsgruppen (AGs) muss der VV entscheiden, seine Entscheidung muss vertrauenswürdig sein und innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens getroffen werden. Darüber hinaus ist Teamgeist von entscheidender Bedeutung. Das heißt unter anderem, dass Entscheidungen kollegial getroffen werden.

Der VR übernimmt viele Aufgaben, einige davon sichtbar und öffentlich, andere weniger oder gar nicht, aber genauso wichtig; daher muss man sein Ego vor der Tür lassen. Die Devise lautet, sich in den Dienst der Mitglieder zu stellen.

Ebenfalls wichtig ist die zur Verfügung stehende Zeit: Seine Rolle im VV gut auszufüllen, kann ziemlich zeitaufwendig sein, oder zumindest zu bestimmten Zeiten des Jahres zeitaufwendig sein, wie z. B. bei der Überprüfung oder der Vorbereitung der Generalversammlung. Die meisten Aktivitäten der Amtsträger finden in den Wintermonaten statt. Mai, Juni, Juli und August sind die Monate mit der geringsten Arbeitsbelastung. Daher ist die Lektüre dieses Dokuments unerlässlich, um sich ein Bild von der damit verbundenen Arbeitsbelastung zu machen.

Obwohl es keine satzungsgemäße Voraussetzung ist, sollten Sie über einen angemessenen Breitbandanschluss verfügen und die wichtigsten IT-Tools beherrschen: Office-Programme, insbesondere Excel, Word (oder Open Office, Libre Office...), E-Mail, Web und, wenn möglich, Gruppenkommunikation vom Typ «Skype». Da die Mitglieder des Verwaltungsrats, wie der Rest der Clubmitglieder, weit verstreut leben, wäre es unvorstellbar, ein Mitglied des Verwaltungsrats zu sein, ohne über eine Internetverbindung zu verfügen.

Wir hoffen, dass dieses Dokument Ihnen helfen kann, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Struktur des VR

Der VR ist derzeit auf maximal elf Mitglieder beschränkt.

Es gibt drei Arten von Rollen:

• Drei ernannte statutarische Stellen Drei Personen bilden den «Vorstand»: Präsident, Sekretär und Schatzmeister. Diese drei unterschiedlichen Personen werden von den Vorschriften für Vereine nach dem Gesetz 1901 verlangt.«
• Zwei ernannte, aber nicht statutengemäße Stellen : Stellvertretender Vorsitzender und Stellvertretender Sekretär.
• Drei Stellen für Verwaltungsräte ohne Titel.

Bestimmte Aufgaben müssen satzungsgemäß von bestimmten Personen erledigt werden, z. B. ist es selbstverständlich, dass die Buchhaltung in den Aufgabenbereich des Schatzmeisters fällt, die offizielle Berichterstattung über Sitzungen und Versammlungen in den Aufgabenbereich des Sekretärs und das Verfassen des Moralischen Berichts in den Aufgabenbereich des Präsidenten. Die Vorstandsmitglieder beteiligen sich an allen gemeinsamen Aufgaben des Vorstands und erledigen auch andere, nicht-statutarische Arbeiten, zu denen sie sich verpflichtet haben.

Der AC kann in bestimmten Fällen, wenn er nicht über die Ressourcen, die Fähigkeiten oder die Zeit verfügt, von externen AC-Mitgliedern unterstützt werden. Der VV bleibt jedoch für die Arbeit dieser Mitstreiter verantwortlich. Das bekannteste Beispiel hierfür sind die Gebiets- und Nationaldelegierten, die zu den wichtigsten Mitarbeitern des Clubs gehören, für deren Arbeit jedoch der VV verantwortlich ist.

Der VV muss oft über bestimmte Themen abstimmen. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Nur die Stimme des Vorsitzenden gibt bei Stimmengleichheit den Ausschlag. (Anm.: Es gab nie Anlass, diese Maßnahme anzuwenden, da die Diskussion immer zu einer Entscheidung geführt hat).

Jedes Mitglied des VV kann sich je nach seinen Fähigkeiten oder Wünschen an Arbeiten beteiligen, wie z. B. an der Gestaltung von permanenten Wanderungen, oder sich einer Arbeitsgruppe anschließen.

Statutarische Rollen, aus denen sich der Vorstand zusammensetzt

Nur bestimmte Aufgaben sind satzungsgemäß. Andere Aufgaben bleiben normalerweise in der Verantwortung der einzelnen Rollen, können aber optional auch anderen Mitgliedern des VV übertragen werden.

Diese drei Mitglieder teilen sich auch eine Reihe anderer Aufgaben, aber ihre satzungsgemäßen Aufgaben mit Rechtsstatus sollten weiterhin Vorrang haben.

Vorsitzender

Der Vorsitzende trägt die moralische, rechtliche und finanzielle Verantwortung für den Verband. Er sorgt für die Animation der verschiedenen Instanzen und Akteure, insbesondere der regionalen Animatoren, um insbesondere regionale Treffen zu fördern...

Nachfolgend eine vorläufige Liste der Aufgaben :

• Kommunikation mit dem Generalsekretär, dem Schatzmeister und dem/den IT-Verantwortlichen über alle Angelegenheiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, bevor sie den VV und den Club verpflichten,
• Erstellen und Korrekturlesen - in enger Zusammenarbeit mit dem Sekretär - der Tagesordnung von Sitzungen und ihrer Protokolle,
• Für die Ernennung von Gebietsdelegierten (TD) nach Austausch innerhalb des VV Mitglieder mit dem Profil für diese Rolle anfragen. Verwaltung des Ausscheidens und der Erneuerung von TDs. Tägliche Überwachung der Nachrichten auf der Mailingliste der TDs und Beantwortung bestimmter inhaltlicher Fragen, insbesondere zur Anwendung der Spielregeln,
• Antworten auf politische oder polemische Vorschläge und Kommentare, die von Mitgliedern öffentlich oder privat gemacht wurden,
• Anwesenheit bei wichtigen Terminen, um Begrüßungs- und Abschiedsreden zu halten,
• Vor der Generalversammlung: Verfassen des moralischen Berichts für Infos Cent Cols sowie Korrekturlesen aller Berichte, Texte und Inhalte dieses Bulletins,
• Auf der Generalversammlung wird der Moralische Bericht verlesen und eventuelle Fragen der Mitglieder zu den behandelten Themen beantwortet,
• Redaktion des Editorials der Zeitschrift,
• Verfassen von Informationsbriefen an die Mitglieder,
• Stimmt im Namen des Clubs in föderalen Instanzen ab,
• Teilnahme an den Sitzungen des Departementskomitees und der FFCT-Liga und, wenn möglich, an der GV der FFCT,
• Pflege der Beziehungen zu anderen Bruderschaften und verwandten Freundschaften,
• In einigen Fällen Beantwortung von Presseinterviews im Namen des Clubs,
• Kontakte und Einladung von lokalen Abgeordneten, FFCT-Verantwortlichen etc. Die Mitglieder des FFCT werden zur Generalversammlung und zu wichtigen Zusammenkünften eingeladen,
• Überwacht in Absprache mit den anderen Mitgliedern des Vorstands die rechtlichen Aspekte der Clubaktivitäten (Versicherungen, Aufenthalte, geistiges Eigentum, ...).

Sekretärin

Der Sekretär ist die wichtigste Anlaufstelle für alle allgemeinen Schreiben an den Club, er ist es auch, der die Haupttelefonnummer des Clubs beantwortet. Er verteilt Anfragen, die er nicht selbst bearbeitet, an die zuständigen Personen weiter: Spezielle Schreiben, z. B. Texte und Fotos für die Zeitschrift, Anfragen zum Kauf von Katalogen und Kleidung werden direkt von den Personen bearbeitet, die sich mit diesen Aktivitäten befassen. Ihre Adressen finden Sie in der Zeitschrift unter der Rubrik Kontakte auf der Website des Clubs.

Bei diesen Aufgaben kann der Sekretär von einem/einer stellvertretenden Sekretär/in unterstützt werden.

• Anmeldung neuer Mitglieder : Überprüfung der Passlisten. Erstellung einer elektronischen Mitgliederkarte und Eintragung aller Kontaktdaten und «Punktzahl» auf dieser Karte. Verfassen eines Begrüßungsschreibens mit eventuellen Kommentaren zur Liste, wenn Pässe abgelehnt wurden. Anfertigung einer Urkunde und Einpacken der Zeitschrift + Begrüßungsschreiben + Urkunde + Medaille in Umschläge. Aufbewahrung der vom neuen Mitglied erhaltenen Papier- oder elektronischen Dokumente. Bei Bedarf Kontaktaufnahme mit dem neuen Mitglied, um die Liste zu vervollständigen.
• Klub-Mitteilungen Lesen und Beantworten von Briefen, die an das Sekretariat geschickt werden. Empfang und Bearbeitung einiger Passlisten und Jahresbeiträge, die ihm direkt zugeschickt werden,
• Versenden von Mahnbriefen an Mitglieder, die mit ihren Beiträgen im Rückstand sind, einmal im Jahr gedruckt,
• Medaillen : Entgegennahme von Bestellungen. Gravur der Medaillen und Versand.
• Zeitschrift : Versendung der Zeitschriften an bestehende Mitglieder, die nach der per Post versandten Jahreszeitschrift verspätet Beiträge zahlen. Verwaltung des Bestands an alten Zeitschriften und mögliche Vermarktung.
• Abschlüsse Ad-hoc-Extraktionen aus dem THEL, in Absprache mit den TDs, den Regionalbetreuern und den Aufenthaltsverantwortlichen, um potenzielle Empfänger zu identifizieren, Druck von Diplomen mit einer signifikanten Anzahl von Pässen (500, 1000, 2000 usw.), die den Mitgliedern bei Versammlungen, Aufenthalten und der Generalversammlung überreicht werden, Aktualisierung einer geeigneten Datenbank. Schließlich Vorbereitung und Versand ihrer Diplome an Mitglieder, die dies ausdrücklich wünschen.
• Generalversammlung Redaktion des Tätigkeitsberichts, der Einberufung und Veröffentlichung der verschiedenen Jahresberichte, über die abgestimmt werden soll, über Info Cent Cols. Vorbereitung des Abstimmungsmaterials auf Papier und Computer. Entgegennahme der Briefwahlen der Mitglieder. Vorbereitung der Stimmenauszählung (Sortierung der Umschläge in numerischer Reihenfolge, Registrierung der Vollmachten usw.),
• Verfassen des Protokolls und des Berichts für die Zeitschrift.
• Administrative Beziehungen mit den Präfekturbehörden: Er erledigt mit der Präfektur von Hochsavoyen alle gesetzlichen Formalitäten, denen der Club unterliegt (verschiedene Erklärungen, Registrierung von Dokumenten usw.).
• Statutarische Versammlungen Januar und September: Einladung an die Mitglieder des CA + AG + DT + andere. Vorbereitung der Tagesordnung mit dem Vorsitzenden und nach Befragung der verschiedenen eingeladenen Redner. Vorbereitung der Logistik.
• Verfassen eines Protokolls,
• Archiv (1): Aufbewahrung der offiziellen Dokumente des Clubs für die Dauer der verfassungsmäßigen Amtszeit,
• Buchhaltung Buchhaltung: Erstellen der Buchhaltung Bargeld und Schecks, die er erhält (neue Mitglieder, Stände, wenn nötig, und alle Anfragen, die bei ihm eingehen: Jahresbeitrag, Kauf eines Katalogs usw.). Einreichung der Schecks bei der Bank und Weiterleitung der Buchhaltung an den Schatzmeister.
• Cent Cols-Stände (Ostern in der Provence, Semaine Fédérale, ...). Beziehungen zur FFCT und den lokalen Verantwortlichen. Allgemeine Organisation, Planung und Steuerung, Verbindung mit denjenigen, die an diesen Ständen tätig sein werden, je nach geografischer Zone und Verfügbarkeit. Verbindung mit den Verantwortlichen für den Bestand an Kleidung und Schreibwaren (Kataloge, Topo-Führer usw.), um einige Artikel zu erhalten, die an diesen Ständen verkauft werden können. Bei dieser Tätigkeit wird der Sekretär seit diesem Jahr von der Person unterstützt, die für die Boutiquen zuständig ist (Bruno Litwin).
• Vorräte. Der Sekretär ist normalerweise für die physischen Bestände des Clubs verantwortlich. In der Praxis wird die Verwaltung der Kleidung an eine externe Person im Vorstand (derzeit Helène Laixnaire) und die Verwaltung der Papierbestände (Kataloge, Topo-Führer usw.) an Gérard Birelli übertragen. Er verwaltet auch die Medaillenbestände (100 und 1000 Flaschenhälse) und sorgt für deren Nachschub.
• Verwaltung der FFCT-Lizenzen : Verfassen des Anmeldeformulars mit aktualisierten Preisen für die Veröffentlichung im Info Cent Cols und auf der Website. Registrierung der Lizenzanträge. Versand der Schecks an den Schatzmeister. Registrierung der Mitglieder im EDV-Tool der Fédé. Beziehungen mit der FFCT in Bezug auf Lizenzen. Erhalt der Lizenzen von der Fédé. Versand der Lizenzen an die Interessenten (ca. 100 Lizenzen pro Jahr).

Schatzmeister

• Buchhaltung : Er nimmt Rechnungen entgegen, leistet Zahlungen, führt Bankabgleiche durch und benachrichtigt die Betroffenen über den Erhalt von Überweisungen. Verbucht die Erlöse aus dem Verkauf von Kleidung und Schreibwaren.
• Reicht Schecks ein Erlöse aus Verkäufen auf das Bankkonto des Clubs,
• Verwaltung : Überprüft die finanziellen Bedingungen von Auftragsentwürfen und die finanziellen Bedingungen von Vertragsentwürfen.
• Überprüfung und Präsentation (1): Führt die finanzielle Bilanz des Clubs durch, übermittelt die von den Rechnungsprüfern geforderten Buchungsposten, verfasst den Finanzbericht und legt ihn der Generalversammlung vor.

Nicht-statutarische «ernannte» Rollen

Die Vizepräsident kann den Präsidenten bei längerer Abwesenheit vertreten oder wenn dieser nicht in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen. Er kann den Präsidenten bei bestimmten Versammlungen vertreten, doch ist diese Vertretung häufig durch Verfügbarkeit und Geografie bedingt; der Präsident kann daher in diesen Fällen einen anderen Vertreter als den Vizepräsidenten ernennen.

Die Stellvertretende Sekretärin unterstützt den Sekretär nach Bedarf. Er hat die gleichen Zugriffsrechte auf Computerdateien wie der Sekretär.

Für den Rest ihrer Arbeit werden der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär den anderen Mitgliedern des Verwaltungsrats mit nicht namentlich genannten Rollen (unten) gleichgestellt.

Nicht benannte« Rollen»

Die drei anderen Mitglieder des Verwaltungsrats sowie der stellvertretende Vorsitzende und der stellvertretende Sekretär teilen sich die meisten Aufgaben, die dem gesamten Verwaltungsrat gemeinsam sind, und übernehmen auch eigene Aufgaben. Diese werden im Folgenden beschrieben.

Gemeinsame oder spezifische Aufgaben innerhalb des VR

Der VV ernennt die Mitglieder der Arbeitsgruppen (GT) die Rechnungsprüfer der GTs, die Territoriale und nationale Delegierte (DT) und die Regionalbetreuer.

Mitglieder des VV können den Club in externen Gremien oder Arbeitsgruppen mit beratender Funktion vertreten (Beispiel: Arbeit mit Tourismusausschüssen von Generalräten...).

Abstimmungen über Passvorschläge

Die nationalen Arbeitsgruppen (AGs) erstellen die Passkataloge und verwalten die Änderungen (neue Pässe, Streichungen, verschiedene Änderungen), die aus dem Feld kommen oder innerhalb der AG vorgeschlagen werden. Jede AG hat einen Verifizierer, der sicherstellt, dass die Arbeit der AG den Spielregeln folgt.

Ein Mitglied des Verwaltungsrats ist insbesondere für die Beziehungen und die Überwachung der Arbeit der AGs zuständig:

• Im Falle eines Streits zwischen dem Prüfer und der Mehrheit der Mitglieder einer AG bringt er die Elemente zum VV. Der VV muss dann über die Lösung des Streits abstimmen.
• Die Abstimmung sollte innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens stattfinden, um die Arbeit der AG nicht zu verlangsamen, und unter größtmöglicher Beachtung der Spielregeln.
• Er/sie informiert die GT über die Entscheidungen des VV und verfolgt die Umsetzung der Zusätze.
• Mitglieder, die Pässe vorgeschlagen haben, sollten eine Empfangsbestätigung und Informationen über die Bearbeitung ihres Antrags erhalten können.

Abstimmungen zu verschiedenen Themen

Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über eine Reihe von administrativen und «moralischen» Fragen abstimmen, über die Antworten auf Vorschläge und Bemerkungen der Mitglieder usw. Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen auch über die Art und Weise abstimmen, wie sie mit den Vorschlägen und Bemerkungen der Mitglieder umgehen.

Über interne Themen oder solche, die den Zentralvorstand direkt betreffen, wird per E-Mail oder anderen Online-Tools abgestimmt. Komplexere Themen oder solche, die die Beteiligung anderer Freiwilliger des Clubs erfordern, wie AGs oder TDs, werden in der Regel bei halbjährlichen Treffen besprochen.

Jährliche Überprüfung

Die Jahreszeitschrift ist die wichtigste Publikation des Clubs und das Hauptorgan für die Kommunikation mit allen Mitgliedern, egal ob sie «trendy» sind oder nicht.

Der Chefredakteur der Zeitschrift ist eine VR-Stelle, die Aufgaben dieser Stelle beschäftigen den Inhaber von Dezember bis Anfang Mai und darüber hinaus, um Rücksendungen und nicht beim Empfänger angekommene Poststücke zu bearbeiten (neue Sendungen, Adresskorrekturen ...).

Zwei große Bereiche für die Aufgaben eines Zeitschriftenredakteurs :

1. Die Umgebung und die allgemeine Organisation
2. Die eigentliche Zusammenstellung der Zeitschrift

Dieses Dokument beschreibt den aktuellen Prozess. Was die Zusammenstellung der Zeitschrift betrifft, so hat der Chefredakteur alle Freiheiten, um das Ziel (IT-Tools, Arbeitsmethoden, Zeitaufwand) zu erreichen, d. h. die Erstellung und Weiterleitung der Dokumente.

1. Umgebung und allgemeine Organisation
   • Im ersten Geschäftsjahr vorherige Erkundung, um eine Druckerei zu finden: Lastenheft, Einholen von Kostenvoranschlägen und Vorlage der Angebote beim VR zur Auswahl der Druckerei.Hinweis Da die Zeitschrift mit einem Computergrafiker gesetzt wird, ist die geografische Nähe zur Druckerei (oder zum Computergrafiker, wenn er nicht zur Druckerei gehört) für den Chefredakteur, der häufig reisen muss, um die Lieferung der Daten und ihre Präsentation in der Zeitschrift zu erleichtern, vorzuziehen.
   • Zusammensetzung des Lesekomitees und Festlegung der Arbeitsmethoden mit Erstellung einer über das Internet geteilten Bewertungsdatei,
   • Genaue Festlegung des Inhalts der Sendungen, die an die Mitglieder verschickt werden: Zeitschrift + beigefügte Dokumente (Zusätze des Jahres, Anmeldeformulare und verschiedene Bestellformulare),
   • Erstellung des Produktionsplans für die Druckerei (Computergrafik und Druck der Zeitschrift + Druck der verschiedenen Anhänge) und Wahl des spätesten Versanddatums,
   • Über ein Kundenkonto Erstellung von Direktwerbeverträgen mit La Poste (Zweig PRO) für den Versand von 2500 Poststücken in Frankreich und im Ausland, wobei das Datum für die Einreichung der Poststücke festgelegt und die Aufteilung Frankreich/Ausland angegeben wird,
   • Drucken von Routing-Etiketten (in Zusammenarbeit mit dem IT-Manager)
   • Wenn die Druckerei die kompletten versiegelten Umschläge liefert, holen Sie bei der Post professionelle Plastikfächer ab, um die so vorbereiteten Umschläge für die Direktwerbung zu transportieren,
   • Organisation einer Beschriftungsgruppe und Beschriftungssitzung (normalerweise im Haus des Chefredakteurs).
   • Drucken von Einreichungsformularen, die per Post verschickt werden,
   • Transport der knapp 100 gefüllten Fächer zur Post (in den Fahrzeugen der Freiwilligen der Beschriftungsgruppe).
2. Zusammensetzung der Zeitschrift
   • Der Chefredakteur erhält die Texte und Fotos der Mitglieder per E-Mail und speichert sie computergestützt, Texte auf der einen und Fotos auf der anderen Seite.
   • Er gibt handgeschriebene Texte ein (er kann freiwillige Mitglieder des Lektorats um Hilfe bitten) und übersetzt Texte ins Englische, Italienische oder Deutsche oder lässt sie übersetzen.
   • Er liest und nimmt eine erste Korrektur der Texte vor, bietet den Autoren sehr langer Texte eine gekürzte Version an.
   • Er schickt die Texte stapelweise an das Lektorat, das er moderiert und fordert, bis die Auswahl und Einordnung der Artikel, die Auswahl und Beschriftung der Rubriken abgeschlossen sind.
   • Er erhält die Versionen der Texte, die von den Mitgliedern des Leseausschusses Korrektur gelesen und korrigiert wurden, und fasst die Korrekturen und Vorschläge zusammen (umfangreiche Kommunikation per E-Mail für einige Texte).
   • Er sorgt dafür, dass alle Mitglieder des Leseausschusses die Bewertungstabelle aktualisieren, die eine inhaltliche und formale Einstufung der Texte sowie die Festlegung der Rubrik, in der sie eventuell erscheinen werden, ermöglicht.
   • In Absprache mit dem Leseausschuss und auf der Grundlage der Rangfolge, die sich aus den Noten für die Texte ergibt, erstellt er das Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift, das bis dahin auf 80 Seiten festgelegt war, wobei einige Texte nicht berücksichtigt werden, obwohl sie mit der gleichen Aufmerksamkeit geprüft wurden. Das Inhaltsverzeichnis ist ein Arbeitsinstrument des Grafikers und enthält insbesondere eine Schätzung des Platzes, den jeder Text einnehmen wird.
   • Er wählt die Fotos aus, die die Artikel begleiten sollen (aus den von den Autoren der Texte eingesandten Fotos, wenn sie von ausreichender Qualität sind, oder aus den Tausenden von Fotos, die von den Mitgliedern eingesandt, sortiert und in den Fototheken gespeichert werden, die er jährlich zusammengestellt hat), eventuell Kommunikation mit den Autoren, um die Fotos in hoher Auflösung zu versenden.
   • Für eine erste Layoutarbeit über die Satzsoftware übermittelt er dem Computergrafiker in Form von individualisierten und nummerierten Verzeichnissen gemäß dem Inhaltsverzeichnis jeden der Texte zusammen mit den ausgewählten und beschrifteten Fotos per Computer.
   • Er arbeitet bei der Druckerei mit dem Grafiker zusammen (Zeitspannen von 2 bis 4 Stunden pro Tag, 2 bis 3 Mal pro Woche über 4 Wochen, von Mitte März bis Mitte April), um das Layout zu perfektionieren oder neu zu gestalten, den Inhalt der Rubriken auszubalancieren und auf eine gute Verteilung von Text und Fotos zu achten.
   • Er ruft die Zeitschrift im PDF-Format ab, leitet sie an den Vorstand und das Lektorat weiter, um sie zu überprüfen und zu korrigieren, und zwar so oft, wie es noch Fehler gibt, ohne die mit der Druckerei vereinbarte Frist für den Beginn der Druckarbeiten zu überschreiten.
   • Er erhält oder erstellt selbst die der Zeitschrift beigefügten Dokumente (Ehrentafel, Statistiken, Anmeldeformulare für Aufenthalte und GVs, verschiedene Bestellscheine), die ebenfalls gedruckt werden müssen.
   • Er gibt grünes Licht für den Druck und holt die versiegelten Umschläge innerhalb von etwa zehn Tagen ab, beginnt mit der Etikettierung und bringt sie in der ersten Maiwoche zur Post.
   • Er aktualisiert jährlich oder erstellt den Bestellschein für Kleidung (Vorder- und Rückseite) mit den verschiedenen Preisen und den neu gewählten Modellen zur Veröffentlichung mit der Zeitschrift und auf der Website neu.

Mehretappen-Touren

Ein Verantwortlicher außerhalb des VV ist für die Verwaltung der Anmeldungen und deren Nachverfolgung zuständig. Er/sie kommuniziert mit den Registrierten oder beantwortet Anfragen und erstellt eine Jahresbilanz, die der Generalversammlung vorgelegt wird.

Der CA muss :

• Sicherstellen, dass die Fahrtenbücher entsprechend den neu zugelassenen oder gestrichenen Pässen aktualisiert werden.
• Drucken der verschiedenen Dokumente: Flyer, Fahrtenbücher. Der Druck erfolgt über den Vertrag mit der oben genannten Reprografiewerkstatt,
• Eventuell die Dossiers für die FFCT-Labelisierung der ständigen Wanderungen zusammenstellen

Häufig gestellte Fragen

Diese häufig gestellten Fragen können im Laufe der Zeit durch weitere Fragen ergänzt werden.

Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit

F Wie viel Zeit muss man pro Tag aufwenden, um ein VR-Mitglied zu sein?

R Es kommt auf die Rolle und die Aufgaben an, die Sie unter Ihrer Verantwortung übernehmen. Manche Stellen können Sie einige Monate lang vollzeitlich für mehrere Stunden am Tag beschäftigen, z. B. für die Revue. Andere verteilen sich eher über das Jahr. Wichtig ist, dass Sie das ganze Jahr über für Abstimmungen und andere Aktivitäten, die den gesamten VV betreffen, zur Verfügung stehen. Je nachdem, welche Aufgaben Sie übernehmen, müssen Sie zu den Zeiten verfügbar sein, die für die Erledigung dieser Aufgaben erforderlich sind, wenn diese einen festen Zeitplan haben, wie z. B. Aufenthalte. Ein Leiter eines Aufenthalts könnte z. B. nicht mehrere Wochen lang abwesend sein, wenn der Aufenthalt bevorsteht.

Es ist schwierig, eine genaue Einschätzung der Arbeitsbelastung jedes Einzelnen vorzunehmen. Es liegt in der Natur der Sache, dass Freiwilligenarbeit eine gewisse Verfügbarkeit erfordert, aber es ist klar, dass manche Menschen mehr verfügbar sind als andere.

F Ist es notwendig, dass alle Mitglieder des Verwaltungsrats an den halbjährlichen Treffen teilnehmen?

R Im Rahmen des Möglichen, ja. Beachten Sie, dass unsere Satzung in Artikel 8 Folgendes festlegt^bis dass ein CA-Mitglied, das drei aufeinanderfolgende Sitzungen ohne triftigen Grund versäumt hat, als zurückgetreten betrachtet werden kann. Den Mitgliedern des Verwaltungsrats werden die Reisekosten für diese Sitzungen erstattet.

F Wenn ich im Urlaub oder auf Geschäftsreise bin, ist es für mich notwendig, elektronisch erreichbar zu bleiben?

R Nein. Ihre Tätigkeit im AC (im Rahmen jeglicher ehrenamtlicher Tätigkeit) sollte eine gesellige und spielerische Aktivität bleiben und keine Belastung darstellen, außer in den in der ersten Frage dieses Abschnitts genannten Fällen, in denen Sie die Aufgaben übernehmen müssen, für die Sie sich engagiert haben; Ihre Berufs- und Freizeit gehört vollständig Ihnen.

F Was kann ich tun, wenn ich nach einer gewissen Zeit im AC merke, dass die Arbeitsbelastung zu hoch ist?

R Wichtig ist, dass Sie versuchen, die Arbeitsbelastung richtig einzuschätzen, bevor Sie sich bewerben. Lesen Sie die Aufgabenbeschreibung genau durch, sprechen Sie mit Mitgliedern des derzeitigen Verwaltungsrats, kontaktieren Sie den Vorsitzenden und machen Sie sich ein klares Bild davon, welche Fähigkeiten Sie einbringen können und wie viel Freizeit Ihnen zur Verfügung steht.

Wenn die Verteilung der Arbeitsbelastung erst einmal erfolgt ist, ist es schwieriger, Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Ihre Arbeitsbelastung jedoch nach einer Einarbeitungszeit anpassen wollen, gibt es normalerweise genug Spielraum und Flexibilität, um Anpassungen vornehmen zu können.

F Muss ich an allen Aufenthalten, Treffen und GVs teilnehmen?

R Zu den Versammlungen siehe oben. Es ist normal, dass möglichst alle Mitglieder des Zentralvorstands an der Generalversammlung teilnehmen können, die das wichtigste satzungsgemäße Ereignis im Leben des Clubs ist. Auch die Internationale Sommerkonferenz ist ein Höhepunkt, an dem in der Regel alle Mitglieder des Zentralvorstands teilnehmen. Wie bei den regulären Sitzungen kann eine Abwesenheit jedoch entschuldbar sein.

Kompetenzen

F Muss ich über eine bestimmte Computerausrüstung verfügen, um Mitglied des VV zu werden?

R Die Wahl der Hardware, der Internetverbindung und der Software liegt ganz bei Ihnen. Sie sollten jedoch in der Lage sein, Office-Dokumente wie Microsoft Office, Libre Office oder Open Office zu lesen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Sie sollten außerdem über einen Breitband-Internetzugang verfügen, da viele große Dateien häufig per E-Mail verschickt werden; Sie benötigen einen aktuellen Browser sowie ein E-Mail-Programm, das große Dateien als Anhänge verarbeiten kann.

Da diese Software für Audiokonferenzen verwendet wird, müssen Sie «Skype» haben oder sich zumindest verpflichten, es zu installieren, um an telefonischen Sitzungen des Vorstands teilnehmen zu können. Skype ist kostenlos, Sie können einem Mitglied helfen, es zu installieren und zu erlernen.

F Welche anderen technischen Fähigkeiten sollte ich haben?

R Dies hängt natürlich von den Aufgaben ab, denen Sie sich verpflichtet fühlen. Der Schatzmeister sollte über grundlegende Buchhaltungskenntnisse verfügen, auch wenn er im Berufsleben nicht unbedingt ein Buchhalter sein muss (trotzdem ein Pluspunkt!).